Простой в работе — событие, требующее документального оформления. Однако в законодательстве процедура этого оформления не прописана. Рассмотрим, из чего она складывается на практике.
Зачем нужно оформление простоя документами
Суть простоя заключается в вынужденном приостановлении работником или работниками деятельности. Эта суть — единственная из характеристик простоя, которая остается неизменной. Все остальные параметры, характеризующие каждую конкретную ситуацию приостановления деятельности, имеют варианты для выбора и могут возникать в разных сочетаниях.
Разные не только даты возникновения и завершения очередного простоя, меняются также:
Относящиеся к конкретному простою параметры определят:
- надо ли работнику во время него ходить на работу;
- будет ли ему начисляться зарплата или платежи за время простоя (при условии, что работник не виновен в нем);
- формулу расчета, применяемую при исчислении платежей за простой;
- итоговый объем выплат за время простоя.
Чтобы эти параметры не допускали неоднозначного их истолкования, они закрепляются документально. Документ, создаваемый при этом, называется приказом о введении простоя. Обойтись без него (в силу его значимости) достаточно трудно, поэтому он оформляется в обязательном порядке.
Образец приказа о простое Скачать
Какие документы потребуется для введения простоя
Приказ о введении простоя может создаваться как на базе иных документов, свидетельствующих о простое, так и без документов-оснований.
Документ-основание не потребуется, если инициатива введения простоя исходит от работодателя (например, в случае сложной для него экономической обстановки) или является следствием причин, не зависящих ни от работника, ни от работодателя (например, при изменениях в законодательстве).
Если же простой возникает непосредственно на рабочем месте, то какие бы причины ни вызывали его, работник обязан проинформировать об этой ситуации своего непосредственного руководителя или иного представителя работодателя (ст. 157 ТК РФ).
Образец служебной записки о простое Скачать
Информирование в адрес непосредственного руководителя может быть и устным, и письменным (при этом о простое из-за забастовки обязательно письменное сообщение — ст. 414 ТК РФ).
Но до конечной инстанции — руководства работодателя — сообщение все равно доводится (если не самим работником, то его непосредственным руководителем) в письменном виде.
И именно этот документ чаще всего становится основанием для издания приказа о введении простоя.
Кроме того, документом-основанием может оказаться акт, составляемый комиссией.
Образец акта о простое Скачать
Оформление акта о простое необходимо в случае неподачи работником сообщения о возникновении ситуации, в которой его трудовая деятельность приостанавливается. Если при этом работник виновен в простое, то от него потребуется объяснительная записка.
Образец объяснительной записки о простое Скачать
Простой — действия работодателя
Действия, совершаемые при введении простоя, складываются в следующую последовательность:
Из этой последовательности может выпадать первый пункт, если инициатор простоя — работодатель.
Подводим итоги
- Каждый конкретный простой характеризует свой набор относящихся к нему параметров. Поскольку эти параметры вариативны, их конечный набор следует закрепить документально. Роль такого документа выполняет приказ о введении простоя.
- Приказу о введении простоя, возникающего на рабочем месте, должна предшествовать информация о нем от работника. Передается она либо непосредственному руководителю этого работника, либо иному представителю работодателя. Простой, вводимый по инициативе работодателя, таким сообщением может не сопровождаться.
- Если работник не проинформировал о возникновении простоя, такая информация оформляется комиссией в виде акта. Эта ситуация часто сопряжена с наличием в простое вины работника, и от него требуют письменных объяснений по его действиям.
- Время простоя, проводимого без предоставления работнику иной работы, находит отражение в табеле учета рабочего времени. При этом используются особые коды, указывающие на виновника простоя. Начисление оплаты за простой производится к датам выплаты заработной платы.
Издаем приказ об отмене простоя
Приказ об отмене простоя — это распорядительный акт, которым руководство организации отменяет введение особого режима работы. Сотрудники извещаются об этом решении в обязательном порядке.
При окончании временной приостановки деятельности предприятия в организации издается распорядительный акт об отмене режима простояв установленном порядке. Если ЛНА на предприятии не принят, необходимо руководствоваться общими правилами Трудового кодекса РФ, нормами по аналогии, деловыми обычаями и практикой.
В каких случаях необходим
Простой, или временная приостановка работы предприятия, вводится на основании распоряжения руководства на определенный срок или на неопределенный период времени.
В первом случае издавать отдельный распорядительный акт о выходе из простоя нет необходимости: приостановка деятельности заканчивается автоматически, в указанную в распоряжении дату.
Но далеко не всегда есть возможность установить конкретные сроки приостановления деятельности организации.
Отдельный распорядительный акт потребуется в следующих случаях:
- устранение технологических, технических, организационных причин простоя, например, при окончании ремонта и т.д.;
- окончание действия противоэпидемиологических мер, принятых в регионе или стране;
- устранение экономических причин остановки деятельности;
- отмена нормативных актов, запрещающих деятельность предприятия и т.д.
Что включить в текст
Утвержденной формы нет, поэтому руководствуйтесь разработанными на предприятии образцами.
В любом случае в документе следует указать:
- реквизиты документа, которым введена остановка деятельности организации;
- указание на причины введения ограниченного режима и на тот факт, что они отпадают;
- дату возврата к трудовой деятельности;
- перечень сотрудников, которые выходят, либо указание на все предприятие или отдельное подразделение.
Образец приказа об отмене простоя
Генеральный директор Сомов В.В. |
Как уведомить работников
Работников об отмене простоя необходимо уведомить под роспись.
Если сотрудники не приходят в организацию в определенные периоды в соответствии с распорядительным актом о введении приостановки, их необходимо уведомить заблаговременно, заказным письмом, телеграммой, сообщением по электронной почте. После возвращения сотрудников на рабочие места их знакомят с распорядительным актом под роспись.
О простое всего предприятия работодатель обязан уведомить Центр занятости в соответствии с п. 2 ст. 25 закона № 1032-1 от 19.04.1991. Для его отправки существуют специальные сроки. Если приостановка объявлена, а причины для нее впоследствии отпали, издайте приказ об отмене приказа о простое, чтобы не возникло обязательств перед Центром занятости.
Простой по вине работника
Работодатели зачастую не видят разницы между простоем по вине работника и отстранением от работы, путают причины того и другого.
Это приводит к печальным последствиям – отмене приказа и взысканию среднего заработка за период незаконного простоя сотрудника.
Давайте разберемся, в чем разница и как грамотно документально оформить введение простоя и его отмену, чтобы работник не смог его оспорить.
Нормативное регулирование и особенности
Но тут уже ощутим недостаток правового регулирования — не дано определение вины. Отметим, что понятие «вина» весьма часто упоминается в ТК РФ, но только в ст.
233 «Условия наступления материальной ответственности стороны трудового договора» говорится о виновном противоправном поведении, выраженном в форме действий или бездействия.
Применительно к простою остается неясным, каким образом должна выражаться вина работника — в форме прямого умысла или также неосторожности, в форме только действия или бездействие тоже может считаться виновным.
Возможно, законодатель не конкретизировал понятие вины работника применительно к простою именно для широты толкования в зависимости от конкретной ситуации. И вряд ли поведение работника, виновного в простое, должно быть исключительно противоправным.
Поэтому вполне логично считать, что вина работника может выражаться как в действиях (сломал оборудование), так и в бездействии (не произвел манипуляции, необходимые в соответствии с технологическим процессом, что повлекло выход оборудования из строя).
Также вина может иметь форму как умысла (нарочно испортил материалы), так и неосторожности (нечаянно). Конечно, чаще простой по вине работника возникает по его неосторожности.
Сложно представить, что работник нарочно создает ситуацию, в которой он не только лишается оплаты труда, но и рискует вовсе быть уволенным за умышленное нарушение трудовых обязанностей.
Другой вопрос: по каким причинам может возникнуть простой по вине работника. Вряд ли тут применимы экономические и технологические причины. Экономические причины простоя (ухудшение спроса, недостаток финансирования и т.п.
) чаще имеют внешний характер или зависят от работодателя (не заключили своевременно контракты, не продлили лицензию, довели предприятие до банкротства). Технологические причины (изменение параметров и места расположения производства, изменение логистики и т.п.
) зависят от инициативы работодателя.
А вот по организационным причинам простой по вине работника вполне может возникнуть: например, ответственный сотрудник не подготовил своевременно выезд бригады на объект (не оформил документы, не организовал проезд и т.п.
), в результате чего на некоторое время и сам остался без дела, и другие сотрудники тоже. Или же работник, ошибочно мотивируя свои действия самозащитой трудовых прав, просто отказался выполнять работу (подробнее см. ниже).
Не вызывает сомнений возможность простоя по вине работника в связи с техническими причинами (поломка оборудования, автоавария по вине сотрудника и т.п.).
Следует отметить и то, что действия (бездействие) работника, вызвавшие простой по вине работника, одновременно могут являться и основанием для наложения дисциплинарного взыскания.
Иногда работодатель не знает, что делать в определенной ситуации — объявить ли работнику простой по его вине или же отстранить от работы. Работодатель может не уделять должного внимания разнице между этими действиями, поскольку между рассматриваемыми правовыми инструментами есть некоторое сходство:
- экономические последствия одинаковы — и за время виновного простоя (ч. 3 ст. 157 ТК РФ), и за время отстранения от работы по общему правилу (ч. 3 ст. 76 ТК РФ) работник не получает заработную плату;
- при отстранении сотрудника от работы, чаще всего, присутствует его вина в возникновении поводов для отстранения (но некоторые причины отстранения могут возникнуть и по вине работодателя — ч. 3 ст. 76 ТК РФ, и в связи с требованием госорганов — абз. 7 ч. 1 ст. 76 ТК РФ);
- в обоих случаях повод для простоя по вине работника и повод для отстранения от работы могут одновременно быть и основанием для наложения дисциплинарного взыскания.
Но на этом сходство заканчивается. Далее начинаются отличия:
- объявить простой по вине работника — это право работодателя. Отстранение от работы — в большинстве случаев обязанность (допускается и простой «по договоренности» — ч. 4 ст. 73 ТК РФ);
- в ст. 76 ТК РФ (и некоторых других нормах, например, ст. 212 ТК РФ) перечислены конкретные причины отстранения от работы (состояние опьянения, непрохождение обучения, медосмотра, инструктажа и т.д). Причины простоя по вине работника определены общими терминами (технические, организационные, подробнее см. выше);
- о начале простоя и вызвавших его причинах работник обязан сообщить работодателю (ч. 4 ст. 157 ТК РФ). А об обстоятельствах для отстранения от работы сотрудник сообщать не обязан — работодатель их должен выявить самостоятельно;
- отстранение от работы урегулировано более подробно — ему посвящена отдельная ст. 76, исходя из которой работодатель отстраняет работника только на период действия обстоятельств, послуживших поводом к отстранению. Логично было бы законодателю указать то же самое и в отношении простоя, но этого не сделано.
Понимание этой разницы поможет избежать ошибок при объявлении простоя по вине работника вместо отстранения от работы, равно как и в обратной ситуации (отстранение вместо простоя по вине работника).
Необходимо иметь в виду, что если виновное действие работника (забыл продлить водительское удостоверение, не явился на медосмотр и др.) является основанием для отстранения от работы, то подлежат применению именно нормы ТК РФ об отстранении от работы.
Остальные причины, не входящие в перечень причин для отстранения от работы и соответствующие критериям ч. 3 ст. 72.2 ТК РФ, могут являться основанием для объявления простоя по вине работника.
Как правильно оформить
Оформление простоя начинается, как правило, с докладной или служебной (объяснительной) записки руководителю о возникновении простоя и его причинах (Пример 1).
Пример 1. Объяснительная записка
Затем рекомендуется оформить акт о простое (Пример 2). Он должен фиксировать дату и время возникновения простоя, его причины, выводы о вине работника. Этот же акт может служить и основанием дисциплинарного взыскания.
Затем издается приказ об объявлении простоя со ссылкой на предшествующие документы (докладные, служебные записки, акт, см. Пример 3).
В приказе следует указать, что простой объявляется до устранения причин его возникновения (на время ремонта оборудования, закупки новых материалов взамен испорченных и т.п.
) или же по конкретную дату — чтобы работник четко понимал, когда он сможет продолжить выполнять свою трудовую функцию.
Пример 3. Приказ о простое
Если в приказе об объявлении простоя его срок определялся не конкретной датой, а как «до устранения причин возникновения простоя», то об окончании простоя желательно издать отдельный приказ «Об окончании простоя», сославшись на устранение причин простоя (Пример 4).
Пример 4. Приказ об отмене простоя
При объявлении простоя по вине работника возникает вопрос, должен ли работник присутствовать на рабочем месте, если простой длится несколько дней и более? И что должен делать работник во время простоя?
В данном случае, поскольку простой возник по вине работника, логично в том же приказе указать, что во время простоя (если это возможно в силу компетенций работника) он должен принимать меры к устранению причин простоя, находясь на рабочем месте. Нужно указать, что конкретно должен делать работник: организовать ремонт поврежденного автомобиля, оборудования, заказать новые материалы, заново организовать сорванную поездку и т.п.
Работник может возражать, что раз его время не оплачивается, то он ничего и не должен делать. Но ТК РФ не говорит о праве работника ничего не делать в период простоя по собственной вине. Поэтому считаем, что будет вполне правомерным привлечь работника во время простоя к устранению причин простоя, возникших по его же вине.
Если же работодатель разрешает сотруднику не присутствовать на рабочем месте в период простоя, это также необходимо указать в приказе.
Что говорит суд
Посмотрим теперь на несколько примеров судебной практики: где нормы о простое по вине работника применялись верно, а где работодатель допустил ошибки.
Простой вместо отстранения
В апелляционном определении Верховного суда Республики Башкортостан от 12.09.2013 по делу № 33-11182/2013 работник пытался отменить через суд приказ об объявлении ему простоя в связи с тем, что он отказался проходить обязательные стажировку и инструктаж.
Суд первой инстанции в иске отказал, посчитав приказ правомерным.
Но апелляция иск работника удовлетворила, раскрыв ошибку районного суда: отказ работника от прохождения инструктажа по приобретению практических навыков и приемов по безопасному выполнению работ является основанием для отстранения сотрудника от работы по ст.
76 ТК РФ, а не объявления простоя по вине работника. Только по этой причине — из-за путаницы работодателя между простоем по вине работника и отстранением от работы — сотрудник выиграл дело и еще получил средний заработок за период действия неправильного приказа.
Апелляционный суд подверг критике оспариваемый документ и в другом аспекте, указав, что «приказ (распоряжение) работодателя является юридическим актом и должен содержать четкую и понятную для работника формулировку. Вместе с тем из содержания оспариваемого приказа четко и однозначно не усматривается, до какого времени работодателем объявлен простой — по конкретную дату или до устранения работником причин простоя».
Похожая ситуация описана и в решении Тындинского районного суда Амурской области от 11.02.2016 по делу № 2-184/16. Сотруднику, восстановившемуся после незаконного увольнения, объявили простой, поскольку он не прошел необходимое обучение.
Суд отметил, что работодатель не доказал создание необходимых условий для прохождения им обучения. А объявление простоя по вине работника, даже если бы работник и отказался обучаться, в данной ситуации неправомерно, поскольку не предусмотрено ст. 72.
2 ТК РФ.
В другом судебном акте — решении Колпинского районного суда Санкт-Петербурга от 05.12.2016 по делу № 12-162/2016 — описан случай, когда работодатель допустил одновременно две ошибки. Объявил работнице простой в связи с отказом пройти медосмотр, при этом прохождение медосмотра не являлось обязательным. Ошибка была обнаружена госинспекцией по труду, а работодателя привлекли к ответственности.
Самозащита трудовых прав — не простой
14 ошибок, которые нельзя допускать во время простоя — Все о кадрах
Бывают ситуации, когда дела на предприятии идут не так хорошо, как хотелось бы, и приходится временно приостанавливать работу. Что в этом случае делать с работниками? Объявлять простой! Чтобы введение простоя не обернулось судебными спорами, необходимо правильно оформить все документы. Изучим, какие ошибки допускают работодатели в подобных ситуациях.
Не секрет, что нормы ТК РФ о простое немногочисленны. Согласно ст. 72.2 ТК РФ простой — это временная приостановка работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера. В силу ст.
22, 56 ТК РФ на работодателя возложена обязанность предоставлять сотрудникам работу, обусловленную трудовым договором.
При неисполнении указанной обязанности законодатель возлагает на работодателя ответственность в виде оплаты времени простоя.
Согласно ст. 157 ТК РФ время простоя по вине работодателя оплачивается в размере не менее 2/3 средней заработной платы работника. Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника, оплачивается в размере не менее 2/3 тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя. Время простоя по вине работника не оплачивается.
При довольно «скромном» правовом регулировании простоя кадровые службы вынуждены обращаться к судебной практике, чтобы не допустить ошибок при оформлении простоя и защитить работодателя от судебных споров. Рассмотрим, какие ошибки чаще всего допускают работодатели при объявлении простоя.
1. Неправильно определен вид простоя
ТК РФ выделяет три вида простоя: по вине работодателя, по причинам, не зависящим от работодателя и работника, по вине работника. В зависимости от вида простоя ТК РФ предусматривает различные размеры оплаты простоя.
Установить, есть ли вина работодателя, или простой возник по причинам, не зависящим ни от одной из сторон трудового договора, на практике бывает нелегко.
В случае неверного определения вида простоя и размера оплаты работодатель вынужден будет, согласно судебному решению, не только произвести доплаты, но и возместить моральный вред, а в случае обращения работника в трудинспекцию — еще и заплатить штраф.
К сведению. Исчерпывающий перечень причин простоя в ТК РФ отсутствует. Это могут быть:
- — ликвидация, объединение или разделение структурных подразделений компании (организационные причины);
- — внедрение новых или изменение существующих методов производства продукции (технологические причины);
- — поломка, замена или модернизация производственного оборудования (причины технического характера);
- — финансовый кризис, тяжелое материальное положение компании, нарушение контрагентами договорных обязательств (причины экономического характера).
Основным критерием простоя по вине работодателя является то, что он вызван виновными действиями или бездействием работодателя — как умышленными, так и вследствие неумелого менеджмента, неучета предпринимательского риска.
Причем обязанность доказать наличие указанных обстоятельств возлагается на работодателя (п. 17 постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 17.03.
2004 N 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»).
Нередко работодатели ссылаются на введение простоя по причине ухудшения экономической ситуации в организации, полагая, что причина не зависела ни от одной из сторон трудового договора. Вместе с тем это мнение ошибочно. Судебная практика его не поддерживает.
Оплата простоя по вине работодателя | Оплата труда при простое — Контур.Бухгалтерия
Простой возникает, если предприятие вынуждено на время остановить деятельность. К простою могут привести организационные, технические или экономические причины. Это может затронуть всю компанию, конкретное подразделение или некоторых сотрудников в зависимости от их должностей и особенностей работы. В 2020 году многие бизнесы простаивали из-за карантинных мер по коронавирусу.
Для оформления простоя руководитель выпускает приказ. Порядок оплаты простоя прописан в ст. 157 ТК РФ. Кроме определения простоя и правил оплаты законодательство больше ничего не предписывает.
Как оформить простой
Шаг 1. Если простой касается одного сотрудника: например, у него сломалась техника или закончились материалы для работы, — сотрудник уведомляет руководство об этом. Письменной формы такого уведомления нет, так что сотрудник сообщает в свободной форме: устно или докладной запиской.
Если простой коснулся целого структурного подразделения, его руководителю нужно оформить акт и описать в нем причины простоя и его особенности. Специального бланка тоже нет, составляйте акт в свободной форме.
Если простаивает вся компания, руководитель знает об этом и без докладных записок.
Шаг 2. Узнав о простое от сотрудника или самостоятельно, руководитель издает приказ. В нем описывает:
- причину простоя и его вид — по вине работника, работодателя или по независящим причинам;
- срок простоя;
- работников и подразделения, на которых действует приказ о простое;
- нужно ли сотрудникам в этот период находиться на рабочем месте или они не должны посещать территорию компании;
- порядок оплаты.
Если дата окончания простоя неизвестна, можно указать это в приказе, например, в формулировке “до распоряжения губернатора области об отмене режима повышенной готовности”.
Еще в приказе с открытой датой окончания простоя можно написать:
- условия завершения простоя;
- способ уведомления сотрудников о возобновлении работы.
Отправьте приказ работникам по электронной почте или ознакомьте их с приказом под роспись.
Шаг 3. При простое всей компании руководитель в течение трех рабочих дней после издания приказа должен сообщить в службу занятости (п. 2 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения»).
Единой формы для этого тоже нет, хотя некоторые регионы ее устанавливают: часто это делается на сайтах Служб занятости через заполнение анкеты онлайн.
Обычно в уведомлении о приостановке работы предприниматели сообщают:
- причину простоя;
- дату начала;
- если известна продолжительность — дату окончания;
- число работников, которых коснулся простой.
Если не передать сведения в Службу занятости, вы можете получить предупреждение или штраф (ст. 19.7 КоАП). Размер штрафа — до 500 рублей для должностных лиц и до 5 000 рублей для организации.
Как оплачивать простой
Простой по вине сотрудника не оплачивается. А по вине компании или по не зависящим от организации причинам (например, тот же коронавирус) придется оплатить.
Простой по независящим причинам оплачивают в размере ⅔ оклада сотрудника. Для расчетов берется не месячный оклад, а оклад, рассчитанный из времени простоя (ч. 2 ст. 157 ТК РФ).
Простой по причинам, не зависящим от организации и сотрудника, оплачивайте в размере не меньшем, чем 2/3 его тарифной ставки (оклада), рассчитанную пропорционально времени простоя. Такие правила установлены частью 2 статьи 157 ТК.
Если сотрудник работает на почасовой оплате, зарплата за месяц, в котором был простой, рассчитывается по формуле:
Зарплата = Часовая ставка * Часы работы в нормальном режиме + ⅔ * Часовая ставка * Часы простоя
Если сотрудник на дневной ставке, рассчитайте зарплату по формуле:
Зарплата = Дневная ставка * Дни работы в нормальном режиме + ⅔ * Дневная ставка * Дни простоя
Если сотрудник на месячном окладе, рассчитайте зарплату по формуле:
Зарплата = Оклад / Число рабочих дней * Дни в нормальном режиме + ⅔ * Оклад / Число рабочих дней * Дни простоя
Если простой растянулся на весь месяц, из формул просто исчезает первая часть до знака сложения.
При сдельной оплате придется рассчитать среднюю дневную или часовую норму заработка и рассчитать оплату за дни простоя, умножив эту сумму на ⅔.
Как учесть особенности простоя во время эпидемии коронавируса
В 2020 году при оформлении простоя из-за режима повышенной готовности обоснуйте в приказе именно приостановку работы. Если компания не может отправить сотрудников на удаленку, в приказе нужно запретить их присутствие на рабочих местах. От того, как вы пропишете обоснование простоя и определите, по чьей вине происходит простой, зависит его дальнейшая оплата.
Если на вашу компанию распространяется президентский указ о нерабочих днях с сохранением зарплаты, то лучше простой не вводить — придется соблюдать правило о сохранении зарплаты. Если вы вводите простой, обосновывайте это экономическими причинами, но будьте готовы защищать свою позицию в суде, если с работниками или трудовой инспекцией возникнут споры.
Для кадрового учета, начисления зарплаты и других выплат, отчетности по сотрудникам используйте сервис Контур.Бухгалтерия.
Здесь вы сможете легко вести бухгалтерский и налоговый учет, отправлять отчетность через интернет, смотреть управленческие отчеты, пользоваться электронным документооборотом и другими бухгалтерскими инструментами. Первые две недели бесплатны для всех новых пользователей.
Елена Воробьева, к.э.н., член Научно-экспертного совета Палаты налоговых консультантов Российской Федерации, автор неоднократно переизданной книги «Заработная плата», помогает пользователям Контур.Бухгалтерии разложить по полочкам знания в области удержания алиментов.
Трудовая книжка — базовый документ о трудовом стаже и деятельности. Он заводится на имя сотрудника на первом рабочем месте и «кочует» от работодателя к работодателю вместе с владельцем книжки. Иногда у сотрудника может появиться две трудовых книжки или даже больше. Расскажем, законно ли это и как действовать по правилам.
, Елена Космакова
Чтобы сократить расходы на страховые взносы, компании часто платят сотрудникам «серую» или «черную» зарплату. В статье расскажем, какая ответственность за деньги в конверте грозит работодателю и самому сотруднику, как госорганы узнают об этом.
, Елена Космакова
Алгоритм оформления простоя во время пандемии
Коронавирус вынуждает нанимателей пересмотреть многие налаженные процессы. Например, перевести максимальное количество сотрудников, которые могут трудиться удаленно, на работу из дома.
Однако в некоторых ситуациях вести бизнес в сложившихся условиях невозможно (в связи с отсутствием импортных комплектующих, закрытием границ и т.д.). В таком случае наниматель может пойти несколькими путями.
Скажем, объявить простой во время пандемии.
Шаг 1. Выясняем, есть ли причины для простоя
Простой — это временное отсутствие работы по причинам производственного и экономического характера . Законодательством установлен приблизительный перечень таких причин. В их числе выход из строя оборудования, механизмов, отсутствие электроэнергии.
При этом перечень оставлен открытым. А значит, причины могут быть и другие. Вряд ли к ним будет относиться распространение коронавирусной инфекции само по себе. А вот некоторые сложившиеся в условиях пандемии обстоятельства будут.
Это, в частности:
— отсутствие комплектующих, которые можно приобрести лишь у иностранных контрагентов, закрытых на карантин;
— нехватка рабочей силы из-за массовых больничных сотрудников;
— принятие в связи с коронавирусом НПА, ограничивающих деятельность организаций. Яркий пример — выдача санстанцией предписания о приостановлении оказания услуг по кальянокурению в заведениях общепита, для которых эта статья доходов является основной.
На заметку
Нужно учитывать, что одно и то же событие по-разному влияет на деятельность субъектов хозяйствования. Предположим, закрытие границ может сказаться на организации, занимающейся пассажирскими перевозками, но не затронуть грузоперевозчика.
Определяясь с причинами простоя, важно разобраться, кто в нем виноват, потому что это прямо влияет на порядок оплаты. Так, простой по обстоятельствам, которые не зависят ни от работника, ни от нанимателя, оплачивается.
Причем в размере не ниже двух третей установленной работнику тарифной ставки (тарифного оклада), оклада .
По нашему мнению, простой в связи с коронавирусом относится именно к таким обстоятельствам, поскольку ни наниматель, ни работник не могут повлиять на эпидемиологическую ситуацию и в остановке деятельности (производства) их вины нет.
- Если у организации есть причины для объявления простоя и она принимает соответствующее решение, надо все верно оформить.
- Шаг 2. Фиксируем факт простоя
- Документальное оформление простоя зависит от его продолжительности. Так, простои делятся:
- — на внутрисменные — от пяти минут. Оформляются листком учета простоев ;
— целосменные (целодневные) — работы нет на протяжении рабочих смен (дней). Высока вероятность того, что в связи с коронавирусом организации столкнутся именно с такими простоями. Как их оформить, законодательство не регламентирует. На практике же сложился примерно следующий порядок.
О простое надо уведомить руководителя организации, причем факт простоя желательно зафиксировать . Скажем, в докладной записке и соответствующем акте.
Как правило, подобные документы готовит руководитель простаивающего подразделения, а если речь идет обо всей организации — уполномоченное лицо (замдиректора по коммерческим вопросам и т.д.).
На заметку
В текущей ситуации инициировать оформление простоя может сам руководитель. Полагаем, в таком случае можно сразу переходить к шагу 3.
Оба документа оформляются в соответствии с требованиями делопроизводства и состоят из двух частей. В докладной записке это :
— вводная часть. Здесь приводят и анализируют факты, послужившие причиной для составления документа;
— основная часть. В ней излагают предложения по объявлению простоя.
Текст акта состоит :
— из вводной части. В ней указывают, кто составил акт (кто при этом присутствовал), а также каковы основания его составления;
— констатирующей части. Тут, как правило, фиксируют установленные факты, касающиеся простоя. Допустим, его причины и продолжительность, наименование структурного подразделения, оставшегося без работы. В этой части можно дать рекомендации (внести предложения) по объявлению простоя.
На заметку
Акт составляется на дату начала простоя .
Шаг 3. Издаем приказ о простое
Законодательство прямо не требует издавать приказ об установлении (объявлении) простоя (далее — приказ о простое). На практике это рекомендуется делать, например, для извещения о нем работников.
Не закреплена и форма приказа. Обычно в нем отражают:
— дату и время начала и окончания простоя. В рассматриваемой ситуации непонятно, когда кризис, вызванный коронавирусом, минет. Поэтому наниматель может не указывать дату окончания простоя или указать предполагаемую. Если простой завершится досрочно, его окончание оформят приказом. Если к заявленной дате он будет продолжаться, издадут приказ о продлении.
При этом следует помнить, что простой — временное явление, которое суммарно не может длиться больше шести месяцев в течение календарного года ;
— причину простоя;
— наименования структурных подразделений, которые находятся в простое, или Ф.И.О., должности (профессии) простаивающих работников — если простой не затрагивает организацию целиком;
— необходимость нахождения работников на рабочих местах. Одной из наиболее эффективных мер против распространения коронавируса считают социальное дистанцирование. С учетом этого целесообразно, объявляя простой в связи с инфекцией, разрешить работникам не выходить на работу, если в этом нет особой необходимости.
Всех заинтересованных работников ознакомляют с приказом под подпись.
На заметку
Организация обязана учитывать время простоя. Его включают в фактическое рабочее время как неотработанное. Обычно учет ведут в табеле использования рабочего времени .
- Шаг 4. Возвращаемся к работе
- После того как эпидемиологическая обстановка наладится, простой надо документально завершить. Как это сделать, зависит от порядка оформления:
- 1) если в приказе о простое указана конкретная дата его окончания, простой автоматически считается оконченным на эту дату. Исключением являются случаи, когда ранее он был отменен или, наоборот, продолжен;
- 2) если изначально дату окончания простоя не указывали, необходимо издать приказ об окончании простоя и ознакомить с ним работников.
Обратите внимание!
Работников, которые не будут находиться на рабочих местах во время простоя, о дате его окончания надо уведомить дистанционно.
Причем сделать это нужно заблаговременно, т.е. так, чтобы по окончании простоя они своевременно явились на работу. Один из вариантов — направить письма.
Дополнительно информацию можно продублировать по телефону, электронной почте, SMS.
Приказ об окончании простоя должен содержать:
— дату, с которой простой считается прекращенным, а работа — возобновленной;
— наименования подразделений организации или Ф.И.О., должности (профессии) работников, работа которых возобновляется, — если речь идет не о простое организации целиком.
Комментарий к Указу N 143 о поддержке экономики в условиях пандемии коронавируса