1С:Документооборот – современный инструмент и помощник в работе с электронными документами, базирующийся на мощной платформе «1С:Предприятие».
Предоставляя пользователям функционал полноценной ECM-системы, решение дает возможность пользоваться всеми преимуществами юридически значимого электронного документооборота и, конечно же, использовать электронную цифровую (ранее электронно-цифровая подпись, ЭЦП) подпись.
Цели применения ЭЦП в 1С:Документооборот
Окружающая действительность все больше обрастает электронно-цифровыми аспектами: объемы информационных потоков и хранилищ, существующих и обрабатывающихся только в цифровом виде, постоянно растут, и даже такие «неповоротливые» в части применения новейших технологий организации, как органы власти, все более массово применяют цифровые документы и услуги. В этих условиях трудно недооценить значимость электронной подписи, без которой не только юрлицам, но даже и «физикам», обходиться все труднее.
Использование электронной подписи в 1С:Документооборот и вообще в документообороте можно разделить на два основных действия, которые доступны пользователям при наличии сертификатов ЭП (есть еще один вид простой ЭП, разработанный посредством кодов и паролей) и соответствующей настройке программы – подписание и шифрование. Разберем подробнее каждое из этих действий.
Рис.1 Работа с внутренними документами
Подписывать в 1С:Документооборот можно документы вместе с файлами вложений и отдельные файлы любого формата, которые хранятся или в документе, или вообще отдельно. При подписании документа целиком одновременно будут подписаны все его вложения независимо от их происхождения и формата.
Рис.2 Регламент обработки входящих документов
Также электронная подпись в 1С Документооборот применяется в визах согласования, резолюциях, решениях об утверждении, то есть во внутреннем документообороте. При этом механизм бизнес-процесса в 1С:Документооборот несет в своих настройках лишь один дополнительный признак – подписывать ЭП.
Рис.3 Согласование документа
При согласовании такого документа от согласующего требуется подписать проставляемую визу личным сертификатом электронной подписи. После этого при малейшем изменении документа эта подпись становится недействительной. То есть виза, подписанная ЭП, будет относиться именно к той версии документа, на которую ее ставил согласующий.
Как настроить ЭЦП для использования в 1С:Документооборот?
Для того чтобы настроить использование ЭП в 1С:Документооборот, в первую очередь активируем эту функцию в настройках системы. Для этого в разделе «Настройка и администрирование», в «Настройках программы», выбираем пункт «Общие настройки».
Рис.4 Настройка программы 
Рис.5 Общие настройки
В «Общих» есть опциональные функции, включающие использование электронной подписи и шифрования. Рядом находится ссылка «Настройка для данных функций». Включаем нужные нам функции – подписание с помощью ЭП и шифрование с помощью сертификатов ЭП. Далее переходим в настройку этих функций.
Рис.6 Настройка ЭП и шифрования (Сертификаты)
На первой вкладке указаны подключенные к системе сертификаты. Здесь же можно ими управлять – подключать или удалять. На следующей вкладке можно подключить и настроить криптографическое программное обеспечение удостоверяющих центров, которые обслуживают вашу компанию.
Рис.7 Настройка ЭП и шифрования (Программы)
Здесь же устанавливается признак проверки подписи и сертификатов на сервере, что дает возможность проверять статус ЭП пользователям, у которых не установлено криптографическое ПО. Внизу окна есть ссылка на сайт 1С:ИТС, где описаны все необходимые настройки и инструкции.
На следующей вкладке производится настройка вставки штампа ЭП в подписанный файл формата Word.
Рис.8 Настройка ЭП и шифрования (Штамп ЭП)
И на последней вкладке собраны дополнительные настройки подсистемы ЭП.
Рис.9 Настройка ЭП и шифрования (Дополнительно) Бесплатная консультация
эксперта
Руководитель отделасопровождения 1С
Что требуется для юридически значимого документооборота?
«Настоящее» использование электронного документооборота в последнее время быстрее всего развивается в области обмена юридически значимыми документами с внешними контрагентами.
Так, в налоговую инспекцию нужно сдавать счета-фактуры либо исключительно на бумаге, либо в безбумажной форме (отправленный таким образом счет-фактура автоматически становится юридически значимым документом).
Что же значит этот термин – юридически значимый документооборот?
- В ФЗ № 149-ФЗ понятие «документированная информация» подразумевает, что кроме самой информации в документе необходимы реквизиты для ее идентификации. Кроме того, в этом же законе указано, что электронный документ как документированная информация, представленная в электронной форме», также должен содержать реквизитную часть.
- ГОСТ Р 51141-98, описывающий стандарты делопроизводства, дает понятие юридической силы документа и дополнительно определяет понятие официального. На практике определение юридической значимости применяется только к электронным документам, а в отношении бумажных используется лишь понятие «юридической силы».
- Закон № 63-ФЗ определяет равнозначность информации в электронном виде, подписанной квалифицированной электронной подписью, и документа на аналоговом носителе с собственноручной подписью, если закон однозначно не говорит о необходимости предоставления документа исключительно на бумаге.
Автоматизация документооборота на базе 1С
После внедрения 1С:Документооборота появляется возможность поддерживать юридическую значимость электронных документов посредством поддержки электронной подписи и подсистемы интеграции с провайдерами ЭДО.
Рис.10 Настройка обмена данными
Для активации поддержки юридически значимого документооборота включаем функциональную опцию «Использовать обмен электронными документами» в пункте «Настройка обмена данными-Настроек программы».
Рис.11 Обмен электронными документами
В подсистеме можно подключиться к сервису 1С-ЭДО или 1С-Такском для использования их в качестве провайдеров ЭДО.
Рис.12 Профили настроек ЭДО
Здесь же настраиваются профили настроек ЭДО.
Рис.13 Настройка обмена с конкретным контрагентом
По ссылке «Настройки ЭДО» можно перейти к настройкам обмена с конкретным контрагентом.
Рис.14 Настройка ЭДО
Если используется СВД
В 1С:Документооборот есть уникальный функционал сервера внешнего документооборота, когда происходит автоматический обмен электронными документами с контрагентами, также использующими 1С:Документооборот, без промежуточных провайдеров и подключений.
Рис.15 Настройка обмена через СВД
Если в системе используется СВД и настроен обмен электронными документами между контрагентами с ЭП, при регистрации исходящего документа программа автоматически потребует подписать его ЭП.
При поступлении входящего документа система автоматически проверит статус его ЭП.
Если проверка не пройдет, то система автоматом отправит отправителю сообщение об ошибке, отметит документ как ошибочный и не пустит его в работу.
Мы разобрали применение электронно-цифровой подписи с точки зрения пользователя 1С:Документооборот, но стоит отметить, что возможности использования ЭП не ограничиваются рамками определенной конфигурации.
Юридически значимый документооборот с контрагентами и контролирующими органами, торги и прочие процессы, требующие большого количества подписей на большом количестве документов, сильно упрощаются благодаря применению ЭП.
Если у вас остались вопросы по получению сертификатов ЭП или их регистрации в программах 1С:Предприятие, обращайтесь к нашим специалистам, мы с радостью вам поможем.
Как организовать электронный документооборот с контрагентами, соглашение и договор об ЭДО
Из нашей статьи вы узнаете:
Электронный документооборот (ЭДО) — это способ обмена цифровыми документами между контрагентами с помощью интернет-сети. Такое взаимодействие происходит на законных основаниях и является юридически значимым. Обмен осуществляется без использования бумажных оригиналов, что экономит трудо- и времязатраты.
Способы перехода на электронный документооборот с контрагентами
Для осуществления взаимодействия с контрагентами при помощи ЭДО необходимо выбрать способ передачи электронного документооборота.
Прямой обмен документами
Данный вид передачи документов между организациями осуществляется с помощью электронной почты без использования систем ЭДО. Контрагентам достаточно заключить между собой договор.
Компания самостоятельно создаёт необходимые условия для обмена:
- утверждает создание документов внутри организации в соответствии с законодательными нормами;
- ведёт переговоры с клиентами о применении электронных документов;
- подписывает контрагентский договор об использовании ЭДО с каждым партнёром;
- предоставляет необходимый технический уровень оборудования;
- обеспечивает порядок надёжного доступа к сети и безопасную передачу данных.
Использование такого вида обмена не допускает возможность отправки счёт-фактур. Запрет устанавливает п. 1.1 ст. 169 НК РФ. Пункт налогового кодекса обязывает компании передавать документ только через российских операторов ЭДО, соответствующих требованиям.
Обмен через оператора ЭДО
Документооборот между компаниями осуществляется с помощью фирмы посредника — оператора ЭДО. Такая организация имеет необходимые технические средства и законные основания для юридически значимого обмена электронными документами между клиентами.
Оператор электронного документооборота выполняет функцию независимого участника, задача которого:
- обеспечение технической составляющей оборудования клиента — предоставление сервиса ЭДО;
- поддержка установленных форматов документов;
- отправка и принятие от компаний-партнёров соглашений об электронном взаимодействии;
- законная отправка юридически значимых документов, в том числе счёт-фактур;
- фиксация даты и времени отправки или получения документа;
- контроль подлинности усиленной квалифицированной электронной подписи;
- гарантия безопасной и непрерывной передачи зашифрованных данных;
- хранение переданных электронных документов.
Для работы в системе электронного документооборота клиент заключает договор с оператором ЭДО. Тот, в свою очередь, направляет заявление в ФНС, о переходе компании на электронное взаимодействие с клиентами.
Группа компаний «Астрал» предлагает современные продукты для обмена электронными документами с контрагентами: «Астрал.ЭДО», «Астрал.ЭДО» и «1С-ЭДО».
Любой из сервисов позволяет вести взаимодействие со всеми партнёрами и контролирующими органами, соблюдая налоговое законодательство.
Круглосуточная служба поддержки поможет клиентам на всех этапах обслуживания: от запуска системы ЭДО и подключения контрагентов до обмена документами и отправки отчётов в госорганы.
Порядок перехода на ЭДО с контрагентами
Переход на системы электронного документооборота необходим компаниям, взаимодействующим с большим количеством контрагентов.
Для перехода на ЭДО организации составляют контрагентский договор или дополнительное соглашение с партнёрами. Если взаимодействие осуществляется через операторов ЭДО, то достаточно осуществить обмен приглашениями в сервисе.
Список операторов ЭДО, осуществляющих законную передачу электронных документов, можно посмотреть на сайте ФНС.
Для обмена приглашениями и передачи данных внутри системы электронного документооборота необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП).
Ст. 7 63-ФЗ предусматривает обмен электронными документами с иностранными контрагентами. В таком случае у зарубежного партнёра должна быть подпись, соответствующая признакам УКЭП и созданная по нормам права иностранного государства и международных стандартов.
С чего начать переход на эдо с контрагентами
Для перехода на электронный документооборот необходимо внести изменения в учётную политику компании. В ней прописывают условия и вид использования электронного взаимодействия, в частности:
- способ перехода на электронный документооборот с контрагентами — прямой обмен или через операторов ЭДО;
- вид документов для цифровой передачи;
- порядок использования УКЭП;
- список уполномоченных работников;
- регламент предоставления отчётов в ФНС.
После внесения регламента в учётную политику компании необходимо выполнить нижеуказанные действия.
Составить цепочку документооборота
Адаптация бизнес-процессов происходит после определения ответственных сотрудников. Схемы перемещений документов внутри компании, необходимо оптимизировать под ЭДО. Если используются системы электронного документооборота через оператора, то процессы хранения и отправки документов автоматизируются.
Получить электронную подпись и дополнительный софт
Ответственных сотрудников необходимо обеспечить УКЭП. В соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ, такая подпись делает документы юридически значимыми и является аналогом рукописной.
Использование УКЭП не предусматривает дополнительного соглашения и подтверждения личности сторон. Получить данный вид подписи можно только в удостоверяющих центрах (УЦ), аккредитованных Минцифры РФ.
Список таких УЦ размещён на сайте ведомства.
Для внутренних электронных документов порядок использования УКЭП не является обязательным. Подойдёт простая или неквалифицированная электронная подпись. Таким образом, для сотрудников, не уполномоченных отправлять внешние документы, не понадобится приобретать УКЭП. Такая мера сократит расходы компании на техническое оснащение при переходе на ЭДО.
Компьютер, подключённый к системе электронного документооборота, должен быть оснащён дополнительной программой — криптопровайдером.
Она необходима для контроля работы с электронной подписью и шифрования данных. Одной из таких программ является «КриптоПРО».
Она осуществляет проверку цифровых сертификатов на соответствие требованиям, установленным к УКЭП, и аккредитацию удостоверяющего центра.
Купить криптопровайдер последней версии можно только у официального дилера продукции торговой марки «Инфотекс». Этот статус даёт право на распространение, внедрение и сопровождение программ КриптоПРО с круглосуточной поддержкой пользователей 24/7. Достаточно заполнить форму обратной связи.
Подключить контрагентов
Если электронный документооборот принято осуществлять через оператора ЭДО, необходимо отправить соглашение клиентам через сервис. После принятия приглашения можно обмениваться электронными документами с компанией. Заключать с партнёрами дополнительный договор или соглашение об обмене файлов с помощью системы электронного документооборота не требуется.
Как пригласить контрагента к ЭДО
Рассмотрим, как отправлять и принимать приглашения в системах ЭДО от Группы компаний «Астрал».
Как отправить приглашение
Для отправки приглашения необходимо выполнить следующий регламент: перейти в раздел «Контрагенты» → вкладка «Контакты» → «Пригласить нового»:
В появившемся окне в строке поиска ввести ИНН организации и нажать кнопку «Искать»:
После поиска в системе появляются результаты трёх видов:
- работает в Астрал Онлайн — контрагент подключен к системе ЭДО у оператора АО «Калуга Астрал»;
- подключен к ЭДО — контрагент подключён к другому оператору электронного документооборота;
- не работает в ЭДО — контрагент не подключен к системе электронного документооборота какого-либо оператора, приглашение для подключения к системе ЭДО можно отправить, используя адрес электронной почты или идентификатор контрагента.
Далее выделить необходимую организацию → нажать «Отправить приглашение» → в окне «Добавление контрагента по реквизитам» выбрать способ приглашения «Email» или «Идентификатор» → нажать «Отправить»:
Для отправки приглашения нескольким контрагентам необходимо нажать «Загрузить файл со списком ИНН» → выбрать файл → нажать «Открыть»:
Система произведёт поиск всех организаций по ИНН из файла и отобразит их списком.
Далее необходимо выбрать флажком подходящие организации и нажать кнопку «Отправить приглашение».
После проверки реквизитов нажать кнопку «Отправить»:
- Как принять приглашение
- Для принятия приглашения необходимо:
- Выбрать «Контакты» → «Вас пригласили»:
В открывшемся окне отобразится список отправивших приглашение на использование ЭДО контрагентов:
Далее принять или отклонить приглашение, нажав соответствующую кнопку.
Как отправить приглашение
Для отправки приглашения необходимо:
перейти в раздел «Контрагенты» → нажать «Добавить контрагента»: 
В окне «Добавление контрагента» указать в строке поиска ИНН, наименование или ID ЭДО. После появления информации о найденном партнёре нажать «Показать список»:
В полученном списке выбрать необходимый идентификатор и кликнуть по нему:
Сервис оповестит об успешной отправке приглашения:
Отправленные приглашения отображаются в реестре «Приглашения» → вкладка «Исходящие»:
Как принять приглашение
Если вам отправлено приглашение, то на почту, привязанную к сервису ЭДО, поступит соответствующее уведомление:
В окне уведомления необходимо нажать «Подробнее». После перехода в раздел «Приглашения» → нажать «Входящие»:
Для приёма приглашения установить курсор на требуемую запись и нажать «Принять»:
После появится уведомление об успешном принятии приглашения:
Новый партнёр будет автоматически перемещён в реестр «Контрагенты» → «Мои контрагенты»:
- Как отправить приглашение
- Для добавления контрагента необходимо выполнить следующие шаги:
- Перейти в «Справочники» → «Контрагенты»:
Нажать «Создать» → заполнить обязательные поля, выделенные красным:
В списке контрагентов выбрать необходимого партнёра:
В открывшимся окне «Настройка ЭДО (Создание)» → выполнить тест настроек → «Отправить приглашение»:
Заполнить поля формы отправки → «Отправить»
- Как принять приглашение
- Порядок принятия приглашения в конфигурации «Бухгалтерия предприятия версии 3.0» следующий:
- Раздел «Приглашения» → вкладка «Требуется согласие» → «Принять»:
Заключение
Переход компании на ЭДО имеет ряд преимуществ. Эксперты оценивают сокращение временных затрат сотрудников на восемьдесят процентов после трансформации компаний с бумажного документооборота в электронную форму.
Система ЭДО позволяет:
- освободить рабочее пространство и снизить затраты на канцелярию;
- сэкономить энерго- и трудозатраты в пользу работников организации путём снижения агрегации операций;
- хранить документы в единой электронной базе;
- обеспечивать передачу данных в один клик, вне зависимости от расстояния контрагентов;
- сократить количество ошибок, связанных с обработкой документов;
- исключить мошенничество и применение «чёрных схем» путём прозрачности и хранения цепочек операций;
- автоматически формировать архив и отслеживать действия пользователей;
- централизованно отправлять информацию в государственные органы.
Заключение электронного договора
Правовая основа
Порядок заключения такого вида деловых документов, как договоры, регламентируется статьями из Гражданского и Трудового Кодексов:
- Статья 434 Гражданского Кодекса подтверждает, что договор между хозяйствующими субъектами (юридическими лицами, физическими лицами или некоммерческими организациями, ведущими от своего имени экономическую деятельность) можно заключить путем обмена электронными документами. Главное, чтобы можно было установить, что электронный документ исходит от стороны по договору.
- Статьи 312.1 и 312.2 Трудового Кодекса предусматривают, что договор с дистанционным сотрудником можно оформить в электронной форме.
В цифровом пространстве гарантом неизменности документа и подтверждения авторства выступает усиленная электронная подпись: квалифицированная или неквалифицированная. Применение электронной подписи в России регулируется федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011. Подробнее о видах электронной подписи можно прочитать в этой статье.
Получить электронную подпись
Что придает юридическую силу электронному договору
- Форма договора должна соответствовать законодательству.
- Содержание договора должно соответствовать закону.
- Подписант должен обладать подтвержденным правом заключать сделки.
Остановимся на особенностях, которые связаны с подписанием договоров в электронном виде. Деловые документы можно разделить на два вида: формализованные и неформализованные. От вида электронного документа зависит, что будет гарантировать его юридическую силу.
Формализованные документы
К таким документам относят трудовой договор с удаленным сотрудником и другие документы — например, счета-фактуры или отчетность. Чтобы придать формализованному документу юридическую силу, необходимо выполнить следующие условия:
- Составить документ в соответствии с форматом, установленным государством.
- Передать его другой стороне сделки в соответствии с установленным регламентом передачи документов.
- Подписать квалифицированной электронной подписью (далее — КЭП).
КЭП необходимо получить лично или по доверенности в удостоверяющем центре, который аккредитован Минкомсвязи. Электронная подпись должна быть действительна на момент подписания документа.
Неформализованные документы
К этой категории относятся все остальные деловые документы — например, хозяйственные договоры, доверенности, письма и т.д. Формат неформализованных документов государство не регулирует. Есть два способа обеспечить их юридическую силу:
- Подписать договор КЭП. Как и в случае с формализованными документами, квалифицированная подпись подтверждает авторство и неизменность содержания документа после того, как он был подписан.
- Подписать договор простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью (НЭП). Если стороны решат использовать в документообороте эти виды подписей, им сначала необходимо заключить соглашение, в котором они признают юридическую силу данных видов электронных подписей (ст. 4 № 63-ФЗ). В этом соглашении прописываются требования к виду подписи, к реквизитам договора, его формату и другие условия. Если такое соглашение есть и стороны соблюдают указанный в нем регламент, электронные документы будут иметь юридическую силу.
Какие договоры можно заключать в электронном виде, а какие нет?
Электронный договор, как и любой другой документ, который был подписан квалифицированной электронной подписью, равнозначен бумажному документы, который был подписан собственноручно. Но в этом правиле есть несколько исключений.
Договоры только на бумаге
В случаях, прямо установленных федеральным законом или другими нормативными актами, документ должен быть составлен только на бумажном носителе (п. 1 ст. 6 № 63-ФЗ).
Только в электронном виде
И, наоборот, есть случаи, когда заключить договор можно только в электронном виде. Например, заключить контракт по результатам электронного аукциона в рамках федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».
То есть заключить договор можно в бумажной или электронной форме, если законом не предусмотрено, при несоблюдении письменной формы сделки, ее признают недействительной.
Как организовать подписание договоров в электронном виде в условиях COVID-19
Социальная дистанция как мера защиты от COVID-19 вызвала множество вопросов. Компаниям в Великобритании пришлось решать, как организовать подписание договорных документов, обеспечив при этом их юридическую значимость и безопасность сторон.
Социальная дистанция как мера защиты от COVID-19 вызвала множество вопросов. Компаниям в Великобритании пришлось решать, как организовать подписание договорных документов, обеспечив при этом их юридическую значимость, безопасность сторон, а также соблюдение мер по борьбе с вирусом, принятых государством. Лучшим вариантом стал переход на электронные документы.
Есть два способа оформления договоров в электронном формате, которые можно использовать в условиях COVID-19. Но в обоих случаях придётся учесть особенности и ограничения, с которыми могут столкнуться стороны.
| В этом материале рассматриваются правила работы с цифровыми договорами, принятые в Великобритании. Если вам интересны условия документооборота в России, то рекомендуем прочитать другую статью. |
Обмен подписанными документами по электронной почте
Это наиболее распространённый способ виртуального заключения договоров. Он используется, когда не требуется обмен бумажными копиями.
Каждая сторона распечатывает и подписывает договор, после чего сканирует и отправляет его контрагенту (или нескольким) по электронной почте. Вторая сторона в свою очередь делает то же самое.
После обмена электронные версии подписанного документа приравниваются к оригиналу или «бумажной копии».
Однако такой способ подписания документов в условиях самоизоляции может быть не самым практичным, ведь у каждой из сторон дома должны быть рабочие принтер и сканер.
| Большинству компаний всё же больше подойдет подписание электронных документов с помощью электронной подписи. Это эффективный и менее трудозатратный вариант, поскольку он не требует каждый раз распечатывать договор. |
Подписание договора с помощью электронной подписи
В сентябре 2019 года Комиссия по праву Великобритании опубликовала отчёт «Оформление документов в электронном формате» (№ 386). В нём представлена экспертная оценка законодательства, включая нормы общего права и статуты, которые касаются признания действительности электронной подписи.
Авторы рекомендовали использовать современные практические решения для проведения реформы, поскольку многие требования законодательства уже устарели. В марте 2020 года правительство Великобритании утвердило отчёт и приняло решение создать рабочую группу для рассмотрения вопросов безопасности и технологий, возникающих на практике при подписании договоров с помощью электронных подписей.
Эксперты пришли к выводу, что действующее законодательство позволяет использовать электронную подпись при оформлении договора (в том числе для сделок, связанных с правом передачи собственности на имущество), если лицо намеревается его подписать. При этом учитывается условие, что лицо намеревалось подписать документ и соблюдаются все формальности его подписания.
| Например, при подписании договора могут требоваться подпись определённой формы или наличие свидетеля. В случае судебного разбирательства электронная подпись может быть принята как доказательство, что подписывающая сторона действительно намеревалась заключить договор. |
Электронные подписи в Великобритании
В английском праве не предусмотрены требования к форме физической подписи для договоров.
| Суды Великобритании признают действительными различные виды подписей, в том числе подписи в виде крестика, инициалов или даже фраз, которые позволяют однозначно понять, кто подписал документ. Например, отец может подписаться как «Твой любящий папа». |
Слабая формализованность требований позволяет судам считать даже имя в конце электронного письма или галочку «Я принимаю» на сайте действительной подписью. Таким образом, отчёт подтверждает, что договоры можно подписывать в электронном виде с помощью одного из нижеперечисленных способов:
- вписывание имён сторон в договор;
- вставка стороной своей отсканированной подписи в документ PDF или Word;
- подписание договора с помощью платформы для электронного подписания документов, например, популярной платформы DocuSign;
- с помощью электронной ручки или отпечатка пальца.
Иные способы оформления договоров
Документ, подписанный при обмене по электронной почте или с помощью электронной подписи, считается действительным и юридически значимым. При этом выбранный способ подписания должен быть явно указан в самом договоре.
Как правило, в договор в Великобритании добавляется раздел «Экземпляры», в котором закрепляется, что они оформляются по отдельности, но все вместе представляют собой единый договор. Кроме того, включается условие, что отправка экземпляра договора второй стороне в формате PDF или по электронной почте имеет ту же юридическую силу, что и доставка подписанного вручную экземпляра.
Что ещё следует учитывать при электронном подписании документов
Работа с простыми договорами
При электронном подписании простых договоров в Великобритании следует учитывать следующие особенности:
- международный аспект: в большинстве случаев английское законодательство признаёт оформление договоров в электронном виде. Однако не все зарубежные страны придерживаются этой позиции. Если контрагент или подразделение холдинга находятся за границей, тщательно изучите законы этой страны для соблюдения требований к оформлению документов в электронном формате;
- ограничения со стороны компании: никогда не забывайте об уставе и иных учредительных документах, поскольку зачастую они содержат ряд ограничений, касающихся подписания документов с помощью электронной подписи;
- надзорные органы и государственные реестры: некоторые договоры необходимо согласовывать с надзорными органами или приводить в соответствие с определёнными требованиями. Важно помнить, что у каждого надзорного органа могут быть свои правила оформления документов. Например, они могут касаться физической подписи, бумажных экземпляров документа или необходимости заверить документ у нотариуса. В период ограничений COVID-19 Управление по налоговым и таможенным сборам Её Величества (Her Majesty's Revenue and Customs, HMRC) признаёт действительными бланки и акты передачи акций, подписанные с помощью электронной подписи и отправленные по электронной почте.
Подписание документов о праве собственности
Если закон или договор не предусматривает никаких требований, то документы о регистрации права собственности можно подписывать с помощью электронной подписи. Однако стоит отметить, что Кадастровая служба Великобритании их не принимает.
Свидетели
В большинстве случаев при подписании документов о регистрации права собственности по закону требуется наличие свидетеля.
Если такой договор заключается в электронной форме, то свидетель может также удостоверить действительность сделки с помощью своей электронной подписи.
Однако для признания свидетельства юридически значимым свидетель должен физически находиться рядом с подписывающей стороной в момент подписания и не может свидетельствовать с помощью других способов, таких как видеосвязь.
Исключения в Законе Соединённого Королевства «О компаниях», касающиеся подписания документов на право собственности от имени организаций
Закон Соединённого Королевства «О компаниях» 2006 года гласит, что два директора (генеральный и исполнительный) либо директор и управляющий делами компании имеют право совместно подписывать документы о праве собственности от имени организации без физического присутствия свидетелей, если иное не указано в учредительных документах компании. При этом их право подписи также должно быть закреплено в уставе фирмы. Однако свидетель должен физически присутствовать при подписании таких документов, если участвует только один из директоров. Если же для подписания документа требуется поставить печать компании, то использование электронной подписи недопустимо.
Если присутствие третьего лица всё же необходимо, то ему следует держаться на рекомендованном расстоянии, которое, однако, позволяет видеть, как лицо подписывает документ. Хотя это и не приветствуется, но в большинстве случаев свидетелем может быть взрослый член семьи, не являющийся стороной договора. Это правило не действует в некоторых случаях, например, при составлении завещания.
Общие выводы и следующие шаги
В условиях самоизоляции наиболее практичным и эффективным способом подписания документов является электронная подпись, поскольку отсутствуют [в Великобритании] особые требований к её форме.
| Однако компаниям стоит позаботиться о безопасности и надежности способов подписания электронных документов. Предпочтение следует отдать наиболее безопасным вариантам, которыми сотрудники могут воспользоваться при работе дома. Например, можно выбрать надёжную платформу или систему с удобным интерфейсом. Это особенно актуально в нынешней экономической ситуации. |
В свете мер, принятых для борьбы с COVID-19, Общество юристов и Министерство юстиции Великобритании обсуждают необходимость срочно адаптировать законодательство, касающееся свидетелей и документов о праве собственности.
Эксперты рассчитывают, что изменения будут приняты в самое ближайшее время.
В то же время Общество юристов и Управление по регулированию деятельности юристов разрабатывают рекомендации по документообороту в современных реалиях, а также работают над обновлением практического руководства по оформлению документов в электронном виде и применению электронных подписей.
Источник: Cleveland & Co
Обменивайтесь электронными документами с контрагентами в 1С:Документообороте
Отправляйте и получайте юридически значимые электронные документы прямо в 1С:Документообороте. Для организации безбумажного документооборота с контрагентами достаточно подключиться к сервису 1С-ЭДО и настроить обмен электронными документами.
Настроить обмен с контрагентами несложно. Для этого:
- добавляем сертификат электронной подписи (ЭП);
- включаем возможность обмена электронными документами в настройках;
- создаем профиль настроек ЭДО;
- создаем настройки для контрагентов и приглашаем их к обмену;
- получаем и отравляем электронные документы.
- Перед началом использования ЭП при обмене электронными документами с контрагентами нужно установить сертификат ЭП в общих настройках программы (Настройка и администрирование — Настройка программы — Общие настройки).
- В настройках электронной подписи и шифрования добавляем сертификат из установленных на компьютере.
- Если сертификата нет, то отправляем заявление на выпуск нового сертификата, используя сервис 1С:Подпись.
- Подробную инструкцию о настройке ЭП и добавлении сертификатов можно посмотреть на портале ИТС.
Затем включаем возможность обмена электронными документами с контрагентами. Для этого переходим в меню Настройка и Администрирование — Настройки программы — Обмен данными.
В этом разделе включаем флажок «Использовать обмен электронными документами».
Теперь можно настроить параметры обмена электронными документами по ссылке Настроить. В настройках обмена создаем профиль ЭДО с помощью помощника подключения к сервису 1С-ЭДО.
На первом шаге помощника укажем логин и пароль для доступа к сайту поддержки пользователей.
Подробная информация о том, как можно получить логин и пароль пользователя, смотрите в разделе методической поддержки на сайте v8.1c.ru.
На втором шаге в помощнике выбираем организацию, сертификат, указываем оператора электронного документооборота. Также вводим электронный адрес для уведомлений, заполняем наименование учетной записи и ее назначение. Соглашаемся с условиями использования сервиса и заканчиваем подключение по кнопке «Готово».
Далее откроется карточка созданного профиля и при ее сохранении 1С:ДО предложит подключить нового контрагента к обмену.
Для каждого контрагента, с которым ведется обмен электронными документами, нужно создать свою настройку ЭДО, где будут указаны индивидуальные параметры взаимодействия сторон.
Создать эти настройки можно в разделе Настройка и администрирование — Настройки ЭДО. Создим настройку, выберем профиль настроек ЭДО и нужного нам контрагента. Вы можете самостоятельно сформировать список документов для электронного обмена для каждого контрагента.
Сохраняем настройку и отправляем приглашение контрагенту. А если вы знаете идентификатор участника ЭДО контрагента — можно указать его. Тогда приглашение будет сформировано автоматически.
Чтобы получить новые приглашения от других контрагентов и актуализировать статусы участников обмена, перейдем в раздел Настройка и администрирование и используем команду «Отправить и получить электронные документы». Откроется раздел Настройки ЭДО, в котором можно принять или отклонить новые приглашения.
Когда контрагент подключится к обмену электронными документами, на основании Настройки ЭДО сформируем файл Соглашения об обмене электронными документами и подпишем его с двух сторон электронными подписями. Соглашение можно сформировать из команды Ещё — Сформировать соглашение по шаблону.
Таким образом в несколько шагов мы подключили возможность обмениваться электронными документами прямо в 1С:Документообороте.
Теперь по ЭДО вы можете отправлять и получать как формализованные документы (накладные, акты выполненных работ и счета-фактуры), так и неформализованные документы (письма, договоры, заявки, доверенности и др. корреспонденцию).
В 1С:Документообороте работа с электронными документами отображается в списке Внутренние документы. При этом документы, поступившие по ЭДО, в списке отмечены специальной иконкой.
В зависимости от статуса ЭДО иконка принимает разные цветовые значения:
- зеленая — с документом все в порядке: он сформирован, отправлен или получен и принят;
- красная — документ отклонен или запрошено исправление;
- черная — новый документ поступил по ЭДО и требует проверки.
Работа как с формализованными, так и произвольными документами ведется непосредственно в их карточках.
При подключении сервиса 1С-ЭДО в 1С:Документообороте вам будут доступны следующие возможности:
- создание электронных документов на основании документов 1С:ДО и наоборот;
- утверждение, подписание, отклонение электронных документов средствами 1С:ДО;
- обмен формализованными и неформализованными электронными документами через операторов ЭДО;
- подписание документов с помощью ЭП;
- изменение состояния электронного документа при прохождении процессов в 1С:ДО.
Благодаря ЭДО работа с документами становится быстрее и эффективнее.
Подробнее о настройке ЭДО в 1С:Документообоороте на портале ИТС.