В каждой организации время от времени возникает вопрос о необходимости проведения проверки состояния кадровой документации. Поводы могут быть разными — смена руководителя отдела кадров, смена специалиста по кадровому администрированию, приближение проверки со стороны трудовой инспекции, закрытие учетного периода и др. Следом возникает вопрос о том, как провести кадровый аудит и кто его будет проводить. Вариантов ответа здесь не так много: проверку может провести внутренний сотрудник или привлеченная для этой цели компания – партнер.А вот как провести кадровый аудит — здесь опций больше. Всё зависит от цели проверки.
Основы
Если нужно удостовериться, что «основные тылы прикрыты», то следует проверить наиболее рискованные участки кадрового администрирования:
- Внутренние локальные нормативные акты (ЛНА) в части наличия обязательных пунктов ЛНА и отсутствия условий, ухудшающих положение работников. Так же следует проверить, все ли сотрудники расписались в том, что они ознакомлены с ЛНА.
- Соблюдение законодательства о защите персональных данных в части необходимых пунктов ЛНА и отсутствия условий, ухудшающих положение работников. Так же следует проверить, все ли сотрудники дали согласие на обработку персональных данных и ознакомились с ЛНА.
- Соблюдение законодательства о труде – крайне необходимо проверить шаблоны трудовых договоров по каждой категории работников на предмет наличия обязательных условий трудового договора, отсутствия условий, ухудшающих положение работников, а так же порядок закрепления заработной платы работника, трудовой функции.
- Соблюдение законодательства по оформлению трудовых книжек. Важно проверить, как хранятся и ведутся трудовые книжки, как ведется журнал учета,, все ли трудовые книжки сотрудников имеются в наличии.
- Соблюдение законодательства по оплате труда — анализ штатного расписания в части должностей, соблюдения норм законодательства по равной оплате при равном труде (должности).
- Соблюдение трудового законодательства по отпускам.
Копаем глубже
Если необходимо сделать «срез» — оглянуться и понять, в каком состоянии находится кадровое администрирование в компании в целом, то мер, указанных выше, будет недостаточно. Нужно будет дополнительно проверить не только соблюдение норм законодательства, но и выполнить точечную проверку по документам сотрудников, а так же проверку:
- Соблюдения порядка оформления личной карточки работника по форме Т-2.
- Соблюдения законодательства по режиму работы. Нужно изучить документы на предмет достаточности оснований для привлечения к сверхурочной работе или к работе в выходные дни, а также на предмет корректности их оформления. Так же необходимо удостовериться, что табель учета рабочего времени ведется регулярно и в соответствии с требованиями.
- Оформление листов нетрудоспособности является одной из важнейших частей проверки, так как корректность страхового стажа влияет на оплату болезни за счет средств ФСС.
На полях отметим, что корректность отдельных документов не всегда означает правильность ведения документооборота в целом – обязательно нужно посмотреть весь комплект документов хотя бы по выборке сотрудников. Типовой ошибкой, например, является разное наименование должности в трудовом договоре, приказе на прием, штатном расписании и трудовой книжке.
Полная проверка
В случае полной проверки, необходимо помимо контроля соблюдения законодательства, удостовериться в наличии документов по каждому сотруднику, а также соответствующих подписей.
Нужно проверить соблюдение законодательства по ведению воинского учета. Это направление требует особого внимания и ответственности.
В целом, такую проверку может провести и внутренний сотрудник, обладающий знаниями в области трудового законодательства и кадрового администрирования. Тем не менее, при проведении внутреннего аудита, необходимо решить дополнительно несколько задач:
- Проверка не должна препятствовать текущей деятельности по кадровому администрированию и не должна затягиваться. В этом смысле важно понимать загрузку сотрудника и правильно определить цель проверки, что бы одна задача не шла в ущерб другой. Идеальное время для проверки – сезонный спад – время, когда, с одной стороны, текучка кадров минимальна, с другой – нет пика отпусков.
- Проверка должна быть объективной.
- Результат проверки должен быть выражен в виде заключения, которое должно отражать реальную картину.
Как правило, полной объективности при проверке можно достигнуть только при привлечении стороннего специалиста, так как при этом исключается момент заинтересованности в сохранении рабочего места, а так же сокрытии своих ошибок. Кроме того, в этом случае не работает эффект «замыленности», когда сотрудник не замечает ошибки, ставшие привычными, а нанятый специалист позволяет не отвлекаться от текущей работы.
В некоторых случаях, наоборот, собственная внутренняя проверка может быть наилучшим решением.
Например, при передаче дел от одного специалиста другому (ведь принимающему сотруднику это важно, что бы в случае чего снять ответственность с себя).
Более того, при привлечении стороннего специалиста / компании–партнера, есть риск негативной реакции со стороны специалиста, чьё «хозяйство» подвергается проверке. Не каждая «хозяйка» готова принять в своём доме «незваного гостя».
* * *
Таким образом, каждая ситуация индивидуальна – стоит выбирать тот подход, который наиболее полно соответствует причинам и целям кадровой проверки.
В любом случае не стоит пренебрегать регулярной проверкой кадрового делопроизводства в организации.
Это не отнимает слишком много времени и сил, зато дает спокойствие и уверенность в безукоризненности бизнеса и минимизирует угрозу санкций со стороны государственных контролирующих органов в случае проверок.
Компания UCMS Group Russia предлагает услуги по проверке ведения кадрового делопроизводства. Обезопасьте свой бизнес: узнайте, в порядке ли документация отдела кадров, не грозят ли вам штрафы при проверках, устраните ошибки до того, как их нашла трудовая инспекция.
Комплаенс-контроль: как работать при дефиците кадров, минимизировать риски применения санкций по итогам проверок и осуществлять закупки?
 |
Комплаенс в российском бизнесе находится в развитии, но постепенно практика внедрения соответствующих систем контроля внутри не только иностранных компаний или организаций с иностранным участием набирает обороты. Убежденность в эффективности комплаенса укрепляется в России и на государственном уровне. Так, 29 августа подготовленный ФАС России законопроект об антимонопольном комплаенсе одобрило Правительство РФ. 4 сентября правительство направило проект на рассмотрение в Госдуму1. А еще в 2013 году на законодательном уровне закрепили обязанность организаций принимать меры по предупреждению коррупции (ст. 13.3 Федерального закона от 25 декабря 2008 г. № 273-ФЗ «О противодействии коррупции»).
Рекомендациями о том, как организовать работу комплаенс-системы, минимизировать риски привлечения к ответственности по итогам проверок со стороны госорганов с помощью комплаенс-контроля и выстроить закупочные процессы поделились эксперты на II Ежегодной конференции, организованной Event-агентством «Событие», «Комплаенс сегодня: защититься от рисков и выйти в плюс».
Комплаенс в условиях ограниченности кадровых ресурсов: уровневая организация
То, каким образом следует выстраивать систему комплаенс-контроля в организации напрямую зависит от масштабов последней, от количества ресурсов, которыми располагает компания, в том числе кадровых.
Так, не хватать сотрудников – комплаенс-менеджеров может как в небольшой организации, так и в крупной.
Все зависит в том числе от финансовых возможностей и ключевых направлений деятельности компании, ее приоритетов.
На примере антикоррупционного комплаенса опытом организации системы контроля в условиях наличия небольшого относительно «габаритов» компании штата сотрудников – специалистов по комплаенсу поделился заместитель начальника Центра по организации противодействия коррупции ОАО «РЖД» Максим Трушин.
Он указал на то, что прежде всего для успешного функционирования комплаенс-системы в любом случае необходимо утвердить соответствующие локальные нормативные акты компании – антикоррупционную политику, порядки уведомления работниками о получении подарков, а также о фактах обращения к ним в целях склонения к совершению коррупционных правонарушений, кодекс деловой этики и т. д.
В представляемой экспертом организации закрепляются также обязательства работников в части соблюдения требований антикоррупционных документов независимо от занимаемой должности в коллективном договоре (ст. 40 Трудового кодекса). Эксперт отметил, что с помощью трудового и коллективного договоров можно осуществлять регулирование конфликта интересов.
Кроме того, он указал на необходимость ведения реестра коррупционных рисков, выявления должностей, функционал которых сопряжен с такими рисками.
Специфика работы комплаенс-системы при «дефиците» соответствующих кадров может выстраиваться, о чем рассказал Максим Трушин, на основе обособления уровней управления.
Например, центрального, регионального, а также так называемых линейных уровней (то есть непосредственно связанных с производством продукции, например). В представляемой экспертом компании более 5 тыс.
линейных подразделений, поэтому работу комплаенса приходится организовывать путем укрупнения охвата уровневого контроля и назначения соответствующих ответственных лиц. Такие лица курируют работу нескольких подразделений.
Напомним, что при внедрении антикоррупционного комплаенса можно воспользоваться Методическими рекомендациями по разработке и принятию организациями мер по предупреждению и противодействию коррупции, утвержденными Минтруда России 8 ноября 2013 г.
Министерство, кстати, рекомендует при формировании структурного подразделения, ответственного за противодействие коррупции, уделять пристальное внимание определению штатной численности, достаточной для выполнения возложенных на данное подразделение функций, а также обеспечению его необходимыми техническими ресурсами.
Как минимизировать риски привлечения к административной ответственности по итогам проверок с помощью комплаенса?
Подход госорганов к проверкам предпринимателей трансформировался. Сейчас он в большей степени риск-ориентированный. Проверяющие сосредоточены на оценке внедрения хозяйствующими субъектами мер, направленных на осуществление контроля и превентивных мер.
Так считает директор юридического департамента и департамента управления рисками L'Occitane Rus Светлана Мочалина.
По ее мнению, передовой подход к проверкам характерен в первую очередь для ФАС России, расценивающей комплаенс как один из инструментов предупреждения и снижения антимонопольных рисков для компаний.
«Комплаенс – это система внутреннего обеспечения соответствия требованиям законодательства», – подчеркнула эксперт. Она обратила внимание на то, что внедрение антимонопольного и иных видов комплаенса ориентировано на снижение вероятности риска нарушений законодательства, и как следствие, применения санкций по итогам проверок компании госорганами.
Полномочиями по проведению проверок наделены ФАС России, ФНС России, Роспотребнадзор, Ростехнадзор и другие органы власти. Чаще всего в контексте применения санкций по итогам таких проверок речь идет об административной ответственности, например, о штрафах.
Светлана Мочалина убеждена, что репутация компании при решении вопроса о наложении на нее санкций – «не пустой звук» для проверяющих.
По словам эксперта, должностные лица уполномоченных на осуществление проверок органов могут быть более лояльными к организациям, зарекомендовавшим себя в качестве добросовестных, в которых функционируют системы комплаенс-контроля.
Административным правонарушением признается противоправное, виновное действие (бездействие) физлица или юрлица, за которое установлена административная ответственность (ч. 1 ст. 2.1 КоАП).
При этом юрлицо признается виновным, если будет установлено, что у него имелась возможность для соблюдения правил и норм, за нарушение которых предусмотрена административная ответственность, но им не были приняты все зависящие от него меры по их соблюдению (ч. 2 ст. 2.1 КоАП РФ).
Светлана Мочалина указала, что принимаемые компаниями в рамках функционирования комплаенс-систем меры могут расцениваться на практике как смягчающие обстоятельства при решении вопроса о привлечении юрлица к административной ответственности (ст. 4.2 КоАП РФ).
А иногда можно и совсем избежать привлечения к ответственности, получив рекомендации по исправлению ошибок.
Суть комплаенса, по выражению эксперта, заключается в том, чтобы посмотреть на ту или иную задачу альтернативно. Так, по итогам проверки магазина представляемой экспертом компании Управлением Роспотребнадзора по Московской области организация была привлечена к ответственности в виде штрафа по ч. 1 ст. 14.
8 КоАП РФ – за нарушение прав потребителей на получение необходимой и достоверной информации о реализуемом товаре. Проблема возникла из-за того, что на маркировке к косметическим маслам содержится предложение ознакомиться с составом товара непосредственно на его упаковке, а, кроме того, все надписи на упаковке оформлены не на русском языке.
Маркировка парфюмерно-косметической продукции должна содержать наименование, название парфюмерно-косметической продукции, название изготовителя и его местонахождение, страну происхождения продукции, наименование и местонахождение организации, уполномоченной изготовителем на принятие претензий от потребителя, номинальное количество продукции в потребительской таре, срок годности, список ингредиентов (состав) и т. д. (п. 9.2 ст. 5 Технического регламента Таможенного союза «О безопасности парфюмерно-косметической продукции» (ТР ТС 009/2011)). Между тем, как пояснила Светлана Мочалина, на маленьких баночках с парфюмерно-косметической продукцией не получается указать на маркировке всю требуемую информацию.
Эксперт рассказала, что учитывая невозможность для компании выполнить требования законодательства в части маркировки отдельной продукции в полной мере, и понимая, что соответствующие нарушения будут фиксироваться при проверках каждый раз, отдел комплаенса предложил альтернативу: размещать необходимую информацию полностью в специальных каталогах продукции, а сами каталоги располагать в зонах кассового обслуживания потребителей. Уже после внедрения применения таких каталогов на практике Управление Роспотребнадзора по Московской области проверило один из магазинов компании и все равно зафиксировало совершение ею административного правонарушения. Организация, однако, оспорила постановление по делу об административном правонарушении, и суд вынес решение в ее пользу. Среди прочего суд отметил, что наличие каталога и единообразного прайс-листа, размещаемых в зоне кассового обслуживания потребителей, позволяют последним ознакомиться с характеристиками товаров. Суд счел, что вина компании не была доказана, признал незаконным и отменил постановление по делу об административном правонарушении (решение Арбитражного суда Московской области от 12 сентября 2013 г. по делу № А41-18616/13у № 10-9550/182)
С компаниями, применяющими комплаенс-системы, «разговор госорганов переходит на другой уровень», – считает эксперт. Диалог, по ее мнению, строится в таких случаях уже на партнерских началах с целью нахождения компромисса.
Закупочный процесс: точки внутреннего контроля
Очень важно для организации, по мнению директора юридического департамента Volvo Group Russia Елены Челембеевой, определиться с зонами фокуса комплаенс-программы. «Нужно понимать, на чем сосредоточена конкретная компания.
Например, соблюдение законодательства о персональных данных – не зона фокуса для организаций, работающих в B2B сегменте», – пояснила эксперт.
Комплаенс программы должны состоять, как отметила эксперт, из двух ключевых элементов – политики по комплаенсу и инструкции по процессу функционирования комплаенс-системы, принятию решений.
В рамках закупочного процесса, по словам руководителя подразделения по соблюдению нормативно-правовых норм ООО «ИКЕА ДОМ» Евгении Озеровой, можно выделить следующие основные, «фокусные» для компании риски:
- применение налоговых санкций;
- утечка информации;
- мошенничество;
- коррупция;
- закупка дорогих товаров низкого качества;
- неспособность оперативно реагировать на бизнес-потребности;
- нарушение договорных обязательств контрагентами.
Чтобы минимизировать указанные риски необходимо налаживать систему контроля за закупками.
Закупочный процесс, по словам Евгении Озеровой, происходит в несколько этапов: выявление потребности, планирование закупки, проведение тендера, заключение договора, оформление заказа, осуществление платежа и, наконец, оценка произведенной закупки. Все обозначенные этапы являются сферами для осуществления комплаенс-контроля.
Так, на этапе планирования закупки следует поводить due diligence. Причем глубина проверки в представляемой экспертом компании разнится в зависимости от уровня риска сделки, который зависит и от ее цены, и от выбранного поставщика (уже проверенный или новый).
При этом проверка с итоговым составлением отчета проводится в любом случае – в отношении каждой сделки и каждого контрагента.
Эксперт подчеркнула, что тендерная документация обязательно хранится вместе с договором, чтобы при необходимости можно было легко изучить, как происходил отбор контрагента, кто отвечал за принятие решений.
В представляемой Евгенией Озеровой организации функционирует электронная система заказов. Автоматизация на этом участке работы позволяет отслеживать исполнение сроков, объемов поставки и т. д., а в конечном счете – оценивать надежность поставщиков.
Важно, как отметила эксперт, грамотно распределять обязанности между сотрудниками. Например, будет лучше, если за оформление заказа в рамках договора, получение товара от поставщика и осуществление оплаты будут отвечать разные лица.
Это позволит снизить риски совершения мошеннических действий.
Елена Челембеева отметила в свою очередь, что право принятия того или иного решения не должно возлагаться исключительно на лицо, у которого принятие такого решения влияет на KPI.
***
«Когда договор уже составлен и подписан – поздно осуществлять комплаенс-контроль», – подчеркнула директор по комплаенс ПАО «МТС» Юлия Ромашкина. Комплаенс-контроль должен работать на стадии принятия решений, «до», а не «после». Эксперт отметила, что осуществление контроля «добавляет бюрократии», но в итоге превентивные меры доказывают свою эффективность.
Эксперты оказались солидарны в том, что комплаенс во многом нацелен на создание такой корпоративной культуры, которая не допускала бы нарушений.
Так, Елена Озерова заметила, что несмотря на необходимость применения различных механизмов так называемого «hard-контроля» (документирование и архивирование, due diligence, ограничение доступа к информации и т. д.
), инструменты «мягкого контроля» – тренинги для сотрудников, кодексы этики, иногда выступают на первый план, так как способствуют формированию указанной культуры.
______________________________
1 С текстом проекта Федерального закона «О внесении изменений в Федеральный закон «О защите конкуренции»» можно ознакомиться на официальном сайте Госдумы.
2 С решением Арбитражного суда Московской области от 12 сентября 2013 г. по делу № А41-18616/13 можно ознакомиться в картотеке арбитражных дел.
Внутренний кадровый аудит. Как избежать санкций при трудовых проверках
На чем чаще всего попадаются работодатели при проверках ГИТ Какие нарушения можно исправить до проверки трудинспекции
За какое нарушение отстраняют от работы директора компании
В отличие от других органов государственного контроля и надзора Государственной инспекции труда (далее ГИТ, трудинспекция) для проведения внеплановой проверки не нужны особые причины и согласование с прокуратурой. При этом риск внеплановой проверки очень велик достаточно жалобы недовольного работника или бывшего работника.
Кроме того, как показывает практика проверок, нарушения законодательства о труде и об охране труда находятся практически у каждой второй проверяемой компании. Юристов же, как правило, подключают к кадровым вопросам, только когда у компании уже возникла проблема.
Между тем достаточно один раз провести свой внутренний кадровый аудит под контролем юридической службы, найти и исправить типичные нарушения. В этой статье инструкция к действию, составленная для двух сфер контроля: соблюдение законодательства о труде и об охране труда.
Внутри каждой мы выделили три самые опасные группы нарушений по данным Роструда о проверках ГИТ (см. график) и отчетов региональных ГИТ.
Первая сфера контроля. Нарушения законодательства о труде
По статистике Роструда, самые массовые нарушения связаны с вопросами оплаты и нормирования труда, трудовыми договорами, а также рабочим временем и временем отдыха (см. график).
Первая группа нарушений: оплата и нормирование труда
С конца 2008 года вопросам оплаты труда трудинспекции при планировании проверок уделяют повышенное внимание. Так, в первом полугодии 2010 года было проведено более 31,3 тыс. тематических и целевых проверок.
Во всех случаях инспекции помимо санкций за задержки выплат выносят предписание об устранении нарушений, зачастую обязывая работодателей составлять графики погашения задолженности.
В частности, по итогам проверок первого полугодия 2010 года компании выплатили своим работникам задержанную зарплату на общую сумму около 5 млрд рублей.
Типичные нарушения.
В первую очередь в поле зрения инспекторов ГИТ попадают: задолженность по зарплате и ее выплата позже установленного срока, невыплата окончательного расчета в день увольнения, несвоевременная оплата отпуска, невыплата обязательной компенсации за нарушение сроков расчетов с работниками, оплата сверхурочной работы и работы в выходные (праздничные) дни в одинарном размере вместо положенных повышенных норм, выплата зарплаты реже чем каждые полмесяца, возложение на работников дополнительных, не предусмотренных трудовым договором обязанностей, без дополнительной оплаты, незаконные удержания из зарплаты и несоблюдение установленной процедуры удержаний, отсутствие в компании локальных актов, регулирующих системы оплаты труда, отсутствие в правилах внутреннего трудового распорядка и трудовых договорах конкретных сроков выплаты зарплаты. Есть категория нарушений, которые встречаются даже у очень дисциплинированных компаний: отсутствие утвержденной формы расчетного листка (ч. 2 ст. 136 ТК РФ) и невыдача расчетных листков при выплате зарплаты (ч. 1 ст. 136 ТК РФ).
Что можно предпринять. Процедурные нарушения сроков и порядка выплат работникам обычно связаны с финансовыми трудностями компании или недостатками работы финансовой службы, которая отвечает за правильность начисления и своевременность выплат.
Исправить можно только некоторые из уже допущенных нарушений (в частности, сделать перерасчет, если работнику неправильно оплатили сверхурочные, выплатить проценты за допущенную просрочку выплат). Выявить подобные отступления проще самой же финансовой службе.
Но юристы могут составить внутреннюю инструкцию (для работников, отвечающих за начисление и выплаты зарплаты), систематизировав в ней все процедурные моменты о порядке и сроках выплаты.
Кроме того, юрслужба может проконтролировать наличие в компании необходимых локальных актов об оплате труда и наличие в них всех обязательных условий (в частности, о конкретных сроках выплаты, системах оплаты труда).
Вторая группа нарушений: трудовой договор
Следующая по массовости группа нарушений связана с трудовым договором. Она включает в себя нарушения порядка его заключения, изменения его условий и расторжения, включая процедуру ведения трудовых книжек.
Типичные нарушения.
Работодателей преимущественно ловят на отсутствии трудовых договоров с работниками и несоблюдении мелких, но обязательных формальностей (ст. 57 ТК РФ). Чаще всего в них нет конкретного режима работы и времени отдыха, размера оклада или тарифной ставки, дней выплаты зарплаты, условия об обязательном социальном страховании работника, причин заключения срочного договора и обязательных реквизитов работодателя (в частности, ИНН). Одно из самых распространенных нарушений: в экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя, отсутствует подпись работника о том, что он получил свой экземпляр на руки. Работодатели зачастую при приеме работников не знакомят их под расписку с правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда, приказом о приеме на работу.
В части ведения трудовых книжек распространены следующие нарушения: трудовые книжки не зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек, на момент проверки в них не сделаны записи о приеме, они не выдаются работникам в день их увольнения и при этом сотрудникам не направляют уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправку по почте. Среди более грубых нарушений самые массовые связаны с заключением срочных трудовых договоров на выполнение работы, которая носит очевидно постоянный характер (ст. 59 ТК РФ), с изменениями условий трудового договора без соглашения сторон и обязательного предварительного уведомления работников (ст. 72, 74 ТК РФ). Например, так работодатели издают приказы о снижении зарплаты и возложении на работников дополнительных обязанностей. Немало нарушений связано с несоблюдением порядка увольнения по сокращению штата (ч. 2 ст. 81, 82 ТК РФ) и в качестве меры дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ).
Что можно предпринять. Проще всего исправить формальные недостатки трудовых договоров (отсутствие обязательных условий, подписей работников под записью о том, что второй экземпляр находится у них).
Однако, чтобы найти все возможные ошибки, требуется масштабная проверка всех заключенных договоров, а не только их типовых форм. Сложнее с незаконными увольнениями и нарушением порядка ведения трудовых книжек. Если они допущены, то исправить их невозможно, но вполне реально избежать подобных инцидентов в будущем.
Для этого необходимо провести анализ допущенных нарушений и составить необходимые рекомендации (инструкции, алгоритм действий для подобных случаев).
Третья группа нарушений: рабочее время и время отдыха
Третье место по массовости занимают нарушения, связанные с организацией рабочего времени и его учетом, предоставлением отпусков.
Типичные нарушения.
В сфере рабочего времени самыми характерными нарушениями являются: отсутствие утвержденного режима рабочего времени в правилах внутреннего трудового распорядка и трудовых договорах, неотражение в табелях учета рабочего времени фактически отработанного времени (ч. 4 ст. 91 ТК РФ), отсутствие учета рабочего времени за пределами его нормальной продолжительности (ч. 7 ст. 99 ТК РФ), привлечение к сверхурочным работам и работе в выходные дни приказом работодателя без письменного согласия работников (ч. 3 ст. 99, ч. 2 ст.
113 ТК РФ), превышение предельной продолжительности сверхурочных работ (ч. 6 ст. 99 ТК РФ), несвоевременное ознакомление работников с графиками работы и сменности (ч. 4 ст. 103 ТК РФ), отсутствие приказов об уменьшении продолжительности предпраздничных рабочих дней на один час (ч. 1 ст.
95 ТК РФ), непредоставление работникам права выбора между повышенной оплатой сверхурочной работы и дополнительным временем отдыха. В части времени отдыха больше всего нарушений связано с графиком ежегодных оплачиваемых отпусков: в некоторых компаниях они не утверждаются (ч. 1 ст.
123 ТК РФ), в других утверждаются, но не соблюдаются указанные в них сроки отпусков.
Другие очень распространенные нарушения: работников не уведомляют под роспись о дате начала отпуска не позднее чем за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ), заменяют неиспользованные основные отпуска денежной компенсацией работающим сотрудникам (хотя это возможно только при увольнении ч. 1 ст.
127 ТК РФ), отправляют работников в неоплачиваемые отпуска в приказном порядке без их заявлений (ч. 1 ст.
128 ТК РФ), не продлевают и не переносят отпуска в связи с нетрудоспособностью работников, а также допускают накопление неиспользованных отпусков свыше 12 месяцев по окончании того рабочего года, за который полагаются эти отпуска (ч. 4 ст. 124 ТК РФ).
Что можно предпринять. Причина большинства этих нарушений отсутствие организованного учета рабочего времени и времени отпуска.
Необходимо возложить соответствующие обязанности на сотрудников кадровой или финансовой службы и наладить согласование всех внутренних приказов, касающихся рабочего времени и времени отдыха, с юрслужбой для исключения из них положений, нарушающих закон, и предоставления необходимых рекомендаций (например, о получении согласия работников в необходимых случаях).
- Предмет проверки: оплата труда
- Надзор за соблюдением работодателями главы 21 Трудового кодекса, в частности статей 135 (порядок установления заработной платы), 136 (порядок и сроки выплаты зарплаты), 137 (ограничение удержаний из зарплаты), 140 (сроки расчета при увольнении), 151 (оплата труда при совмещении профессий или должностей, увеличении объема работы, исполнении обязанностей временно отсутствующего работника), 152 (оплата сверхурочной работы), 153 (оплата труда в выходные и праздничные дни), а также статьи 236 (проценты за задержку выплат, причитающихся работнику).
- Предмет проверки: трудовой договор
Контроль за соблюдением всех положений раздела III Трудового кодекса, посвященного трудовому договору, а также некоторых смежных положений, связанных с конкретными основаниями расторжения трудовых договоров.
В частности, о порядке применения дисциплинарных взысканий, если работника увольняют по инициативе компании за грубое нарушение трудовых обязанностей либо неоднократное неисполнение трудовых обязанностей.
Кроме того, детально проверяют соблюдение Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225.
Предмет проверки: время труда и отдыха
Как избежать штрафов ГИТ: 10 нарушений прав работников, о которых часто забывают работодатели
13.04.2021
По статистике, на работодателя в ГИТ жалуется каждый пятый сотрудник. Основные причины — задержка заработной платы, принуждение к увольнению по собственному желанию при сокращении штата, несогласия с переработками и начислением премий.
Обратите внимание на десять типичных ошибок, он поможет вам минимизировать риски проверки и снизить возможные штрафы ГИТ в случае жалобы.
Рабочий распорядок
1. Нет правил внутреннего трудового распорядка ПВТР.
В каждой компании и у каждого индивидуального предпринимателя должен быть такой локальный документ. ПТВП можно выпустить в виде приложения к коллективному договору. Правила внутреннего трудового распорядка обязательно должен утвердить руководитель.
2. В ПВТР отсутствует график работы.
Некорректный график работы: времени начала и окончания рабочего дня, периода обеденного перерыва, выходных и праздничных дней будет ошибкой. Недопустимо, если часть сотрудников работают на часть ставки, но при этом неполный график не прописан в правилах. Если график работы посменный, нужно прописать количество смен в сутки, продолжительность, время начала и окончания каждой смены.
Выплаты
3. Сроки выплаты зарплаты не соответствуют реальным.
Организацию оштрафуют, если в ПВТР не указаны сроки выдачи зарплаты. Согласно статье 136 ТК РФ, зарплата должна выдаваться дважды в месяц. Производить выплаты следует не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который они были начислены. Если организация крупная, для структурных подразделений можно назначить разные дни выплат.
Невыплата зарплаты грозит работодателю дополнительными выплатами. Закон в этой части защищает право работника на своевременную и в полном размере выплату заработной платы (абз. 7 ст. 2 ТК).
4. Не индексируется зарплата.
Установить размер зарплаты и не повышать его годами или повышать лишь за увеличение обязанностей или карьерный рост будет ошибкой.
Обязанность периодической индексации зарплаты предусмотрена статьёй 134 ТК РФ. Для госслужащих индексация прописана в законе, частники сами решают, как часто и на какой процент проиндексировать зарплату персонала. Порядок нужно прописать в трудовом договоре или локальном акте.
Если работодатель не установил размеры и сроки индексации, это не повод её не проводить. Периодичность можно взять любую — раз в полгода или в год. Коэффициент повышения можно рассчитать исходя из индекса потребительских цен за предыдущий год.
Индексировать можно оклад или переменную часть зарплаты — например, процент от продаж. Главное, чтобы в итоге повысился реальный размер зарплаты.
5. Регулярные премии сотрудникам.
Часто работодатели назначают сотрудникам небольшой оклад и выплачивают регулярные премии, так компания получает возможность лишать сотрудника части премии и сократить ФОТ. Премия, которая регулярно выплачивается в полном объеме, превращается в гарантированную часть зарплаты. В случае неполучения такой премии, сотрудник может подать на компанию в суд, взыскать разницу и компенсацию.
Установите критерии премирования. Тогда, если работник не достигнет требуемых показателей, премию можно уменьшать или не платить.
6. Вилки окладов вместо точной суммы.
Выплачивать зарплаты на собственное усмотрение нельзя. Вилка с максимумом и минимумом, например, 25−35 тысяч рублей будет считаться нарушением.
Инспекторы сочтут нарушением, если у сотрудников с одинаковыми должностями будут разные оклады, если для работников с неполным графиком указан уменьшенный оклад.
Работодателю в штатном расписании нужно указать конкретную сумму оклада или тарифную ставку для каждой должности. Если в штате есть сотрудники с разной квалификацией, введите другие должности и оклады. Например, младший специалист, специалист и старший специалист.
Для сотрудников с одинаковой должностью можно использовать надбавки. Они могут зависеть от стажа, сложности работы или квалификации сотрудника (письмо Роструда от 27.04.2011 № 1111‑6‑1). Укажите надбавки в штатном расписании, трудовых договорах и положении об оплате труда (ст. 135 ТК).
Премии нужно прописать в трудовом договоре и положении об оплате труда.
Режим труда и отдыха
7. Постоянные переработки при ненормированном рабочем дне.
Трудовая инспекция придерживается мнения, что при ненормированном рабочем дне переработки допускаются, но не часто. Систематические переработки будут расцениваться как сверхурочная работа, за которую предусмотрена соответствующая компенсация.
В письме Минтруда от 29.10.2018 № 14-2/ООГ-8616 указано, что работодатель вправе привлекать сотрудников к работе во внеурочное время лишь в исключительных случаях и не может заранее обязывать сотрудников постоянно работать по особому распорядку сверх рабочего дня.
Предел задержек при ненормированном рабочем дне — три дня переработки в неделю, такая информация содержится в «Справочнике для работодателей» на сайте Онлайнинспекция.РФ.
Чтобы установить ненормированный рабочий день сотруднику, работодателю следует включить его должность в перечень должностей, которым предоставляется такой режим работы.
Данный перечень нужно закрепить в ПВТР, локальном акте, коллективном договоре. Определите количество дней ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска.
В соответствии со статьёй 119 ТК РФ, минимальный размер такой компенсации — три календарных дня.
8. Лишить работника перерыва на обед.
Время обеденного перерыва должно быть прописано в документах.
Согласно статье 108 ТК РФ, в течение дня работнику полагается перерыв для еды и отдыха. Обед длится не меньше 30 минут, но не больше двух часов.
Точное время прописывают в трудовом договоре или правилах внутреннего трудового распорядка. В обеденный перерыв работник может уйти гулять и по магазинам — ст. 106 ТК РФ.
Если точного времени обеда не указано, со стороны Роструда могут последовать штрафные санкции.
Можно оставить без обеденного перерыва сотрудника, чей рабочий день меньше четырёх часов, но при условии, что обеденный перерыв не предусмотрен документами.
В обязанность работодателя входит оборудовать место для приёма пищи, особенно на производстве или в помещении с постоянным потоком клиентов. Сотрудника нельзя лишать обеденного перерыва из-за совещаний и других рабочих мероприятий.
Дисциплинарные взыскания и увольнения
9. Применяются незаконные дисциплинарные взыскания.
Штрафы за недостачу, опоздания, разговор с клиентом не по скрипту и т.п. находятся вне закона. Инспекторы моментально отреагируют на подобные жалобы работников.
Закон разрешает делать замечания и выговоры, увольнять сотрудников; к некоторым категориям работников разрешается применять строгий выговор и предупреждение о неполном служебном соответствии.
Сотрудника можно лишить части премии и надбавок, если это предусмотрено в положении о премировании или других нормативных актах организации.
Укажите в ПВТР только те меры, которые разрешает применять закон по отношению к работнику: замечание, выговор и увольнение (ст. 192 ТК).
Деньги за недостачу или испорченное имущество следует вычитать по правилам о материальной ответственности из ст. 238 ТК РФ.
10. Принуждение уволиться по собственному желанию.
Нередко работодатели предлагают неугодными работникам уволиться по собственному желанию, подобный механизм использую и при сокращении штата. На работника начинают давить: забирают ключевых клиентов, находят способы свести выплаты к размеру МРОТ.
Подобное поведения работодателя может вылиться в штрафы и внеплановые проверки. ГИТ незамедлительно реагирует на подобные жалобы сотрудников. Увольнение по инициативе работника предполагает его добровольное желание прекратить трудовые отношения, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК, п. 22 Пленума Верховного суда от 17.03.2015 № 2.
Не допускайте откровенного прессинга на сотрудников, изучите иные законные способы распрощаться с неугодным сотрудником. Это поможет вам избежать штрафов ГИТ.
Как работодателю узнать о жалобе
Сотрудники не всегда оповещают работодателя о поданной на него жалобе. Часто это выясняется, когда на почту приходит письмо о предстоящей проверке. Проверяйте периодически сайты ГИТ и Онлайнинспекция.РФ. Там вы сможете найти информацию о наличии жалоб, открытых проверках, а также списки недобросовестных работодателей.
Если сотрудник подал иск в суд, информацию об этом можно найти сайте районного суда по месту регистрации организации. Такие меры помогут вам подготовиться к проверкам и подготовить возражения в случае судебных разбирательств.
Охрана труда 2021: что должен знать и предпринять работодатель, чтобы не подвергнуть риску работников и не получить штрафы. Семинар в Москве + Онлайн-трансляция
Семинар об изменениях законодательства в области охрана труда, медицинских осмотрах, обучению по охране труда и основных ошибках по охране труда, выявляемых при проверках ГИТ, которые вступили в силу в 2020-2021 гг.
Охрана труда 2021: что должен знать работодатель, чтобы избежать штрафов
Руководителям и работникам кадровых служб необходимо помнить об изменениях законодательства по охране труда 2021 и повести работу по охране труда в соответствие с новыми требованиями. С 1 января отмели более 60 нормативных актов, приняли 40 новых, изменились требования к проведению проверок и спецоценки.
Кадровый аудит: польза, виды, процедура | «Правовест Аудит»
Кадровый аудит организации — это проверка документации компании, относящейся к кадровому учету для выявления несоответствий в ней. Проводится проверка наличия кадровых документов и их экспертиза.
Может возникнуть вопрос «Как соотносятся кадровый консалтинг и аудит?». Вроде и то, и то — это помощь кадровой службе в решении вопросов, связанных с применением трудового законодательства.
Но кадровый консалтинг организации, в отличие от аудита кадровых документов, как правило, не предполагает проверку имеющейся документации. По сути, кадровый консалтинг — это ответы на вопросы по соответствующим темам. Кадровый аудит не отменяет кадровый консалтинг.
Зачастую даже, наоборот. В дополнение к услуге кадрового аудита идет услуга кадрового консалтинга.
Кадровую документацию можно проверить в полном объеме или выборочно.
Полный аудит — это проверка всех кадровых документов и в полном объеме. Результатом такой проверки является: выявление всех нарушений и неточностей и детальные рекомендации по их устранению.
Выборочный аудит — это проверка кадровых документов высокой зоны риска и документов, в которых наиболее часто возникают нарушения.
Такая проверка дает общее представление о состоянии кадрового учета и помогает определить зоны риска на которые нужно уделить больше внимания при ведении кадровой документации.
К сегментам повышенного риска, например, относятся: оформление трудовых отношений с иностранными гражданами, заключение договоров о материальной ответственности, оформление документов по охране труда, порядок расчетов с работниками и т.д.
ТОП-8 «трудовых» нарушений, выявляемых при проверках в 2021 году
Проведение аудита кадровой документации может быть организовано собственными силами организации (внутренний аудит) или с помощью сторонней организации (внешний).
Внутренний аудит как правило актуален для небольших организаций, в которых объем кадровой документации не велик. Такой аудит может провести сотрудник компании, который хорошо ориентируется в трудовом законодательстве и у которого есть навык оформления кадровых документов. Это может быть юрист или начальник отдела кадров.
По результатам внутреннего аудита может не оформляться никакого отчета, а выявленные нарушения исправляются в рабочем режиме.
Внешний аудит предполагает приглашение сторонних компаний, специализирующихся на таких проверках. Никаких лицензий (как, например, это требуется для проведения обязательного аудита) исполнители иметь не обязаны.
При таком проведении аудита будет взгляд со стороны на кадровую документацию, что немаловажно. Проверяющие составят отчет о выявленных нарушениях.
Дадут стоимостную оценку нарушений (размер штрафных санкций), а также рекомендации по устранению нарушений и предотвращению их в будущем.
Законодательством не закреплен порядок, сроки и необходимость в проведении аудита кадрового делопроизводства.
Поэтому эго можно проводить в любое время, когда необходимо оценить степень соответствия имеющегося состояния кадровой документации требуемым нормам.
Однако есть случаи, когда желательно провести аудит с целью устранения в будущем вопросов об ответственности за допущенные ошибки, предупреждения привлечения к ответственности.
Например, целесообразно провести кадровый аудит:
Аудит кадровой документации как правило приводится в офисе заказчика. При проверке анализируются документы, относящиеся к персональным данным, многие документы должны храниться в специальных сейфах (шкафах), например, трудовые книжки. Поэтому если заказчик пожелает провести аудит не на своей территории, то будет затруднительно предоставить оригиналы кадровой документации к проверке.
Во время этого этапа необходимо:
Единого перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено.
Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов.
В зависимости от того, к какой отрасли относится предприятие, необходимо составить перечень документов, которые в соответствии с правовыми актами должны быть в организации.
К обязательным документам относятся:
Это далеко не полный перечень требуемых кадровых документов. Возможно ведение журналов учета личных дел, отпусков, направления в командировки, учета листов нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и др.
Для начала проверяется наличие кадровых документов. Затем анализируются предоставленные документы с точки зрения требований законодательства. Все документы необходимо проверить на наличие подписей уполномоченного лица, виз согласования, регистрационных номеров, отметок работника об ознакомлении с приказом, отметок об исполнении.
Большое внимание уделяется взаимоувязке документов, например, в трудовых договорах должность и оклад должны соответствовать утвержденному штатному расписанию и приказе о приеме на работу и т.д.
При проверке документов по охране труда необходимо проверить подписи работников о проведении первичного инструктажа и периодических инструктажей.
С проведенной специальной оценкой труда работники должны быть ознакомлены, условия труда вносятся в трудовой договор (это обязательное условие труда).
Если на рабочих местах выявлены вредные факторы, то в отчете указываются дополнительные гарантии для работников, работающих на таких местах, например: дополнительный отпуск, доплата за вредность, сокращенный рабочий день и т.д.
В этом случае необходимо проверить предоставляет ли работодатель эти гарантии.
Законодательством не установлена форма отчета по аудиту кадровой документации. Отчет составляется в свободной форме, разработанной непосредственно организацией, проводящей кадровый аудит. В нем должны быть отражены данные о текущем состоянии кадрового делопроизводства, о выявленных недостатках, о рекомендуемых мерах для их устранения и установлено, достигнуты ли цели аудита.
При составлении отчета учитываются пожелания заказчика, что конкретно он хочет увидеть в отчете, какие нюансы можно расписать в общем, а какие подробно. В отчете также можно указать нарушенные статьи и статьи штрафных санкций с размерами возможного штрафа.
Как показывает практика, кадровому делопроизводству в компаниях зачастую уделяется недостаточно внимания. Обязанность составления кадровых документов зачастую возложена на работников, которые не являются специалистами в данной области (секретарь, бухгалтер, экономист), и в силу загруженности по своей основной трудовой функции не всегда могут уделить должное внимание кадровым вопросам.
Аудит кадровой документации дает большой положительный эффект компании. После его проведения руководителю компании становится понятно в каком состоянии находится кадровая документация. Все ли документы оформлены в соответствии с последними изменениями, принятыми в законодательстве. А какие документы необходимо создать или доработать. Это повышает доверие работников к руководству.
В свою очередь руководитель компании получает объективные данные, на основании которых может оценивать эффективность работы внутренней кадровой службы, принимать превентивные меры во избежание начисления при очередной проверке штрафов за нарушение трудового законодательства.
Это не только экономит деньги владельца компании, но и поддерживает его репутацию как ответственного работодателя.