Нужно ли следить, чтобы сотрудники отдавали компании все рабочее время?

Понятие «рабочее время» означает период, в течение которого сотрудник исполняет трудовые обязанности. Понятие закреплено в статье 91 Трудового кодекса Российской Федерации.

Длительность периода зависит от условий трудового контракта, распорядка рабочего дня и внутренних правил компании.

Законодательство не запрещает задействовать сотрудников для выполнения профессиональных обязанностей в другое время.

Для оптимизации рабочего процесса, повышения эффективности труда и соблюдения сроков выполнения задач не обойтись без четкого планирования и контроля использования рабочего времени.

Четкая организация рабочего времени в равной степени необходима и руководителю, и подчиненным.

Контроль со стороны нанимателя или руководителя поддерживает рабочую дисциплину в коллективе и гарантирует справедливую оплату труда.

Руководители крупных организаций с большим штатом сотрудников не успевают лично уследить за каждым подчиненным.

Кроме функции контроля менеджер, начальник отдела или руководитель проекта исполняет и другие обязанности.

Во время работы возникают непредвиденные трудности или обстоятельства, не предусмотренные планом, и рабочий процесс полностью предугадать и распланировать не удается даже лидерам тайм-менеджмента.

Одновременно с увеличением штата и количества проектов множатся задачи, так что личный контроль рабочего времени становится невозможным. Один из вариантов решения проблемы – проактивное управление, которое помогает уменьшить количество трудных ситуаций в работе отдельного сотрудника и способствует успешному выполнению рабочих обязанностей.

Понятие и правовое обоснование учета рабочего времени

Мониторинг рабочего времени – это отслеживание деятельности персонала в течение трудового дня и контроль за соблюдением трудового распорядка.

Мониторинг относится к группе превентивных мер, которые позволяют поддерживать дисциплину и предупреждать злоупотребление доверием работодателя.

Этот метод в первую очередь направлен на выявление нарушителей, которые решают личные, а не служебные вопросы.

Контроль и учет рабочего времени ведется в рамках Трудового кодекса. По закону, работники имеют право на перерывы, выходные и отпуск.

Зачем вести учет рабочего времени

Контроль как часть мониторинга рабочего времени позволяет решать несколько задача:

  • Фиксировать время прихода на работу, чтобы вычислить систематически опаздывающих и отсутствующих.
  • Проверять своевременное возвращение работника после обеденного перерыва и присутствие на рабочем месте в течение всего дня.
  • Определять время окончания работы.
  • Выявлять прогульщиков.
  • Разделять оплачиваемые периоды рабочего времени на фактически отработанные часы, отпуск, больничный, простой по вине нанимателя и т.д.

На практике руководители часто сталкиваются с такой проблемой, как несоблюдение сроков выполнения работ. Рассчитать сроки просто: норма рабочего времени по статье 91 Трудового кодекса – 40 часов в неделю. Норма сопоставляется с квалификационным справочником или функциональными обязанностями сотрудника. В итоге получается рациональная схема распределения времени труда персонала.

Существенный недостаток заключается в том, что в схеме не учтены:

  • человеческий фактор, например, постоянные перекуры, больничные, опоздания, личные дела в оплачиваемое время и т.д.
  • форс-мажоры: чрезвычайные происшествия, стихийные бедствия, аварии, задержки со стороны контрагентов и т.д.

Все это приводит к разнице между затраченным временем и фактически выполненной работой.

Внедрение методов контроля временных показателей работы нужно в первую очередь работодателю. Это позволит платить за фактически отработанное время, а не за опоздания, перекуры и компьютерные игры на рабочем месте.

Анализ собранных данных с одной стороны, письменные отчеты и объяснения сотрудников – с другой, позволяют руководителю принимать взвешенные решения о рациональности использования рабочего периода и соответственно начислять заработную плату.

Работодатель заинтересован не только в своевременном появлении сотрудников на рабочем месте, но и в производительности труда коллектива. Производительность напрямую зависит от того, чем сотрудник занимается на рабочем месте. 

Как контролировать работу сотрудников в Интернете и на компьютерах через один интерфейс? Узнать.

Едва ли работник успевает выполнять обязанности, если тратит время на социальные сети, переписку с друзьями, просмотр новостей, чтение книг или серфинг в интернете. Методы контроля рабочего времени сотрудников включают фиксацию:

  • выполненных задач в период между включением и выключением компьютера;
  • телефонных переговоров с клиентами, партнерами и контрагентами;
  • скриншотов рабочего стола в течение рабочего для с помощью специализированных IT-решений;
  • содержания корпоративной корреспонденции, в том числе переписки по электронной почте;
  • присутствия на месте в рабочее время с использованием видеонаблюдения.

Прежде чем применять методы контроля следует заблаговременно оповестить персонал. Для этого в дополнительном соглашении указывают способы мониторинга использования рабочего времени, изменять условия допускается только с согласия персонала. Более того, устанавливать камеры наблюдения в кабинетах без уведомления работников противозаконно.

Данные мониторинга использования рабочего времени составляют основу для анализа эффективности труда персонала. Метрики результативности включают:

  • итоговые – оценка результатов завершенного проекта в целом;
  • промежуточные – контроль проделанной работы за указанный срок;
  • периодические – подведение итогов по прошествии определенного периода времени;
  • избирательные – нерегулярный выборочный мониторинг отдельных сотрудников на усмотрение руководства.

Любые методы мониторинга направлены в первую очередь на то, чтобы оценить, насколько эффективно и рационально сотрудник распределяет рабочее время, и одновременно оценить уровень профессионализма.

Способы контролировать рабочее время

Способы контроля, учета и оценки рабочего времени персонала со временем эволюционировали, и все же организации, особенно государственные учреждения, придерживаются традиционных подходов. Например, назначают ответственного, вахтера или дежурного, за ведение журнала учета рабочего времени. Ответственный фиксирует время прихода-ухода и систематически готовит отчеты для руководителя.

Другой вариант – ввести в штат должность администратора, который будет находится в одном помещении с коллегами или в отдельном кабинете и контролировать непрерывность рабочего процесса.

Еще один способ заключается в том, чтоб сотрудники вели личную отчетность, самостоятельно контролировали и фиксировали израсходованное рабочее время. Метод помогает оценить проделанную работу с точки зрения исполнителей и развивает самостоятельность.

Более привычный способ – установить систему контроля и управления доступом с применением пропусков или сканеров отпечатка пальца. Информация по каждому работнику сохраняется в файле и доступна для просмотра в любой момент.

Надежный, но дорогостоящий метод мониторинга и учета рабочего времени персонала компании – система видеонаблюдения.

Потребуется потратить средства не только на покупку и установку видеокамер, но и на зарплату отдельного работника, в чьи обязанности входит непрерывный контроль деятельности персонала и фиксация нарушений правил внутреннего трудового распорядка.

Кроме того, внедрение системы видеонаблюдения вызывает у сотрудников психологический дискомфорт от постоянного наблюдения. Поэтому установка камер чаще всего – это особенная мера, которая применятся на критически важных объектах.

IT-решения для контроля рабочего времени

Контролировать работу небольшого коллектива вручную – посильная задача для непосредственного руководителя или одного выделенного специалистам. Но если штат предприятия насчитывает не одну сотню человек, которые к тому же работают в филиалах или удаленно, справиться с такой задачей под силу только автоматике.

Кроме того, мониторинг работы персонала нужен не только для фиксации результативности труда отдельного работника, но и для обеспечения безопасности предприятия. Две задачи одновременно выполняют IT-решения для контроля производительности в течение рабочего времени. Автоматизированные системы фиксируют информацию, проводят анализ и формируют отчеты.

Стоимость внедрения автоматической программы мониторинга рабочего времени покрывается за счет минимизации затрат работодателя, связанных с отсутствием персонала на рабочем месте: прогулами, опозданиями, длительными перерывами. IT-инструменты фиксируют и анализируют данные, на основе которых руководство поощряет «передовиков» офиса, тем самым мотивируя весь коллектив работать более продуктивно и дисциплинированно.

Автоматизированные IT-системы позволяют выявить:

  • нарушителей дисциплины – сотрудников, которые систематически опаздывают или уходят домой раньше положенного, заядлых курильщиков или любителей кофе, длительность «пятиминутных» перерывов у которых превышает длительность работы.
  • работников, которые в течение рабочего времени решают личные дела, читают новости и ленты социальных сетей, ведут дружескую, а не служебную переписку в мессенджерах, играют на компьютере.
  • сотрудников, которые настолько перегружены рабочими задачами и вынуждены постоянно задерживаться на работе, что грозит профессиональным выгоранием и – в крайнем случае – нервным срывом.
  • сотрудников, которые не удовлетворены позицией по тем или иным вопросам и заняты поиском новой работы.

Возможности «СёрчИнформ КИБ» еще шире. В модуле ProfileCenter можно анализировать психологические особенности сотрудников и создавать группы риска, за которыми нужен особый контроль.

Автоматизированный мониторинг рабочего времени не ограничивается установкой специализированно ПО и включает также установку контрольного оборудования при входе/выходе из здания; оборудование пунктов пропуска; использование системы личных идентификаторов для каждого работника; фиксацию передвижения персонала во время работы по территории предприятия с помощью GPS-маячков.

Комплексных подход к контролю рабочего времени предполагает анализ работы специалистов по контрольным точкам: штатному расписание, плану работ, срокам выполнения задач, территории исполнения обязанностей, производственного графика.

Как выбрать IT-решение для контроля рабочего времени

При выборе программного обеспечения для контроля рабочего времени и оценки эффективности персонала стоит учитывать специализацию решения и сразу ответить на вопрос, с какой целью устанавливается программа: только собирать данные или анализировать эффективность работы персонала.

Далее необходимо определиться, достаточно ли для целей внедрения программы, которая предоставляет количественные отчеты о приходе-уходе работника, или требуется решение, которое зафиксирует, чем именно сотрудник занимался в рабочее время. Полезная опция – возможность снимать скриншоты по заранее заданному расписанию или при запуске определенных процессов.

Руководителей интересует эффективность не только отдельного сотрудника, но и всего коллектива.

Чаще всего топ-менеджмент интересует не информация о том, на какие именно игры отвлекался работник или с кем именно переписывался, а общее количество времени, потраченное впустую.

Поэтому дополнительным преимуществом программы стает возможность генерировать не только детализированные, но и сводные отчеты.

Оценить возможности «КИБ СёрчИнформ» можно во время 30-дневного триала. Для бесплатного теста предоставляется программа с полным функционалом. Оставить заявку на тест. 

Особые случаи контроля рабочего времени

Если в компании есть сотрудники, которые работают по особому графику, так что контролировать их по общей схеме не удастся, индивидуальные условия вносятся в трудовое соглашение.

Например, в контракты с удаленным персоналом включают дополнительные пункты: строго установленное временя для связи, сроки выполнения задач, обязанность предупреждать о форс-мажорных обстоятельствах и т.п.

В любом случае руководитель или работодатель не вправе заставлять персонал трудиться сверхурочно. Дополнительные часы работы закрепляются в трудовом контракте одновременно с компенсацией в виде прибавки к зарплате или отгулов. Вопрос администрация предприятия обсуждает с каждым работником индивидуально в рамках трудового законодательства.

Гибкий график работы, который дает работнику возможность самостоятельно контролировать нагрузку и занятость, позволяет повысить производительность труда и снизить затраты работодателя на почасовую оплату.

Учет рабочего времени необходимо вести в каждой компании независимо от принятого графика. Методы контроля рабочего времени повышают производительность, дисциплинируют персонал и позволяют сократить расходы.

Применение автоматизированных инструментов контроля рабочего времени и эффективности труда облегчает ведение учета в компаниях с большим штатом работников, обеспечивает объективную оценку работы каждого сотрудника и способствует принятию мотивированных управленческих решений.

Система учета рабочего времени сотрудников

Рабочее время – это время, в течение которого сотрудник выполняет свои профессиональные обязанности за определенную плату. Именно этот ресурс «покупает» работодатель.

Читайте также:  Оппонент в суде намеренно тянет время. Какие действия ускорят рассмотрение дела

По словам Питера Друкера, управлять можно только тем, что можно измерить, поэтому многие руководители стремятся контролировать рабочее время сотрудников.

Учет ведется разными способами – от простых отметок в бумажном табеле до компьютерных программ, которые собирают статистику, запоминают посещенные сайты, делают снимки экрана и сами формируют стоимость проекта.

Для выбора системы учета собственник должен решить – какой фактор для него главный. Если речь идет о грузоперевозках, оптимальным решением будет мониторинг перемещений, на производстве – видеонаблюдение.

Важно не просто фиксировать показатели, но и анализировать их: сколько времени тратит сотрудник на рабочую задачу, насколько часто отвлекается и почему, есть ли у него переработки.

Эти данные нужны не только для оценки работы персонала, но и для планирования, принятия управленческих решений, выстраивания эффективной системы работы.

Основой для планирования рабочего графика должен выступать производственный календарь. В нем отражены все государственные выходные, переносы рабочих дней, нормативное рабочее время для разных режимов работы.

Зачем это нужно? Работа в выходные и праздничные дни оплачивается в двойном размере, сверхурочная работа также подлежит дополнительной оплате.

На основе производственного календаря формируется режим работы: график сменности, табели учета рабочего времени.

Способы контроля рабочего времени

1. Видеонаблюдение

Это простая, но эффективная система контроля. Камеры дают возможность посмотреть, чем заняты сотрудники, с кем они общаются, приходят ли вовремя на работу.

Есть мнение, что видеонаблюдение дисциплинирует работников, но, со временем, люди к нему привыкают, перестают обращать внимание на съемку и работают как обычно. Видеозапись может стать доказательством в спорной ситуации, с ее помощью можно восстановить картину произошедшего.

Наблюдение может осуществляться в режиме реального времени сотрудником отдела безопасности. Но чаще все происходящее просто записывается и пересматривается по необходимости.

Минусы: большинству работников не нравится трудиться под прицелом камер, это может негативно сказаться на психологическом климате в коллективе, также для анализа видеозаписей нужно много времени. У камер есть «слепые» зоны, оборудование иногда выходит из строя. Не всегда понятно, чем занимается сотрудник – раскладывает пасьянс или составляет отчет.

2. Аудиоконтроль

Запись и прослушивание телефонных разговоров. Может использоваться для сотрудников, работа которых заключается в общении с клиентами. Он показывает: сколько времени тратится на консультацию, следует ли специалист заданному алгоритму разговора, насколько он вежлив и компетентен.

3. Отчеты о проделанной работе

Как понять, что на этой работе вас ждут сплошные переработки

Кто-то честно пишет в вакансиях про ненормированный режим, кто-то — нет. Даже заданный на собеседовании вопрос «Часто ли приходится задерживаться?» или «Как у вас здесь с переработками?» не всегда помогает прояснить ситуацию.

Не потому, что вас хотят обманом затащить в секту трудоголиков. Опытные работодатели понимают, что им невыгодно вводить кандидата в заблуждение — если человек не готов к напряженному режиму, он быстро сбежит.

Лучше найти того, кто изначально готов.

Проблема в том, что рекрутер, который проводит набор, может даже не знать о том, что эта должность предполагает работу фактически в режиме «24 на 7», если об этом ему не сообщил непосредственный руководитель.

А у того может быть искаженное понимание — что об этом не нужно особо предупреждать, потому что это якобы и так очевидно («А что, бывает по-другому?»). Например, он сам трудоголик.

Или такова специфика сферы, отдела, конкретной должности, и здесь к этому давно привыкли.

Вторая проблема — очень субъективное понимание переработок и напряженного режима. Вам могут честно сказать «У нас непросто, работы много, приходится задерживаться», но вы не будете представлять, насколько непросто, пока не зададите абсолютно конкретные, практичные вопросы.

Для кого-то необходимость пару раз в неделю задержаться на работе часов до девяти вечера — уже серьезные переработки. А кому-то такой режим покажется санаторием, потому что в его случае не каждый день бывает возможность выйти из офиса раньше 23:00, при том что начало рабочего дня — в 9:00.

И такая колоссальная разница вполне может быть в рамках одной и той же профессии и сферы, просто у разных работодателей.

Поэтому, если вам очень важен четкий баланс между работой и личной жизнью, и, тем более, если вы ушли с прежней работы как раз из-за изматывающего режима, задавайте на собеседовании подробные вопросы. И обращайте внимание на другие звоночки о том, что никаких границ между работой и остальной жизнью у вас тут, скорее всего, не будет.

Ко мне как-то обратился за советом знакомый, который принял предложение от крупной фармацевтической компании на роль менеджера по развитию. До выхода оставалась неделя, когда будущий руководитель начал присылать ему задания в мессенджер.

«Он стал присылать мне контакты потенциальных клиентов и задачи по подготовке аналитики в десять-одиннадцать вечера, даже за полночь, а однажды рано утром — чуть ли не в пять утра. А ведь я еще даже не вышел на работу, только собирался.

Я всё понимаю — серьезная должность это не работа «с девяти до семи», я готов часто задерживаться. Но вот эта нон-стоп-коммуникация в любое время суток сводит меня с ума! У меня есть семья, мне необходимо какое-то личное время. Я не готов абсолютно всё отдать работе.

Как считаете, стоит ли обозначить с руководителем границы коммуникации? Или просто отказаться от этого предложения? Ведь если я еще не вышел, а началось такое, то что же будет дальше?»

Моему знакомому, можно сказать, повезло: ему представилась возможность узнать, как обстоят дела с режимом работы, еще до выхода на нее. И сразу дать понять будущему руководителю, что такой формат неприемлем. А дальше — смотреть по его реакции, готов ли тот перестроиться.

Большинство же узнает о такой «милой» детали, как склонность руководителя писать рабочие сообщения в любое время суток и ждать быстрой реакции, или о корпоративных чатах, поток сообщений в которых не прекращается никогда, только после выхода на работу.

Совет. Если вы к такому не готовы, спросите на собеседовании, в какое самое позднее время ваш будущий руководитель считает нормальным прислать рабочее сообщение в личный мессенджер.

И как организовано быстрое общение между всеми членами команды — есть ли рабочий чат, и если да, то как часто бывает, что в него пишут, например, по выходным.

Даже если на собеседовании будущий руководитель не присутствует, рекрутер поймет по вашим вопросам, что для вас это важно, и переговорит на эту тему с руководителем.

Инна была очень довольна работой SMM-менеджера, на которую она устроилась сразу после выхода из декретного отпуска. Ей поручили несколько интересных клиентов, в работу девушка ушла с головой.

Единственное, что омрачало радость: Инна быстро заметила, что все ходят в отпуска с рабочими ноутбуками и на отдыхе постоянно на связи. Когда Инна и сама собралась в отпуск, она предупредила, что хочет отдохнуть по-настоящему, полностью отключившись от работы.

Руководитель ответил, что передавать клиентов Инны некому, все и так загружены, а сделать в паузу в проектах ради ее отпуска из-за специфики невозможно. Инна опешила — «Как же быть?».

«Ну, есть еще такой вариант, — ответил начальник, — Если знаешь хорошего SMM на фрилансе, которому доверяшь как профессионалу, договорись с ним на замену во время отпуска. Только сначала дай мне его кандидатуру на одобрение, пусть пришлет портфолио. Но учти — за то, что он тут наворотит в твоих проектах, отвечаешь все равно ты».

Инна предпочла вариант отдыха с ноутбуком. Только отдыхом в итоге назвать это было сложно: с утра — согласование контент-планов, подготовка публикаций, вечером — отчеты и почта.

Один из ключевых клиентов думал над текстом с обеда до 23:00, в итоге так и не утвердил его. «Я везде была с ноутбуком — у бассейна, на пляже, в ресторане.

Всё, что меня интересовало в поездке, — не температура воды и погода, а качество wi-fi», — рассказывает Инна.

Сразу после «отпуска» она стала искать новую работу.

Совет. Спросите на собеседовании, как обстоят дела с отпуском, кто обычно заменял вашего предшественника на время отсутствия, а если это новая должность — как предполагается решать вопрос замены. Скажите прямо, что вы предпочитаете полностью отключаться от работы во время отпуска и для вас это существенное условие.

Виктор, менеджер по маркетингу международной компании с престижным брендом, долго мечтал о работе именно здесь. Несколько раз откликался на вакансии этой компании, но всегда безуспешно. Наконец ему повезло — и вот он здесь.

Теперь он не может на выходных уехать из города, хотя раньше всегда проводил их с семьей на даче. Дело в том, что руководитель Виктора имеет привычку регулярно работать в офисе по выходным.

Он может позвонить и попросить срочно предоставить какие-то данные для аналитики или дать сведения по тому или иному проекту. И нужно в любой момент либо иметь информацию под рукой (то есть отдых на даче с нестабильным интернетом не вариант), либо мчаться в офис.

Отказаться, конечно, можно, но тогда придется заодно отказаться и от долгожданной работы в этой компании.

Эльмира — продавец-консультант в крупной сети мебельных салонов. Раньше она работала в другом салоне этой же сети, и ее устраивало всё, кроме того, что до работы было неудобно ездить. Когда освободилось место в салоне поближе к дому, она очень обрадовалась и перешла туда не задумываясь.

Но выяснилось, что здесь у старшего продавца своеобразный подход к формированию рабочего графика: на прежнем месте, если кто-то внезапно заболевал или по другой причине не мог выйти в свою смену, старший продавец сначала выяснял, кто из продавцов может приехать, и если никто — выходил на замену сам.

А начальник на новом месте может просто поставить перед фактом, что нужно срочно выйти на работу. После того как Эльмира дважды подряд вынуждена была внезапно отменить планы на выходные, она возмутилась, но услышала в ответ, что «тех, кому что-то не нравится, никто не удерживает».

Теперь она мечтает вернуться на прежнее место.

Совет. На собеседовании уточните, как обстоят дела с работой в выходные: как часто такое случается, когда было в последний раз. А в предпоследний? Принято ли брать в таких случаях потом отгул, как положено по закону? Насколько четко соблюдается график работы, если он у вас скользящий.

Алёна вышла из декретного отпуска и была неприятно удивлена происшедшими переменами — новый директор филиала ввел правило вечерних совещаний. «У нас жестко зафиксировано время начало работы — в 9:00 мы обязаны быть на месте.

Зато планерки обычно назначаются на семь вечера — мол, все вернулись со встреч, собрали аналитику, самое время обсудить. Я понимаю, что директор к нам переехал из другого города, его семья осталась там, домой он особенно не торопится.

Читайте также:  Рецензент вывел «на чистую воду» бесправных экспертов

Только приоритеты у всех разные!» — рассказывает она.

Совет. Спросите на собеседовании, во сколько обычно уходят домой сотрудники отдела, в который вы выходите, во сколько уходил ваш предшественник, работавший на вакантном месте, и во сколько уходит руководитель. Стоит задать прямой вопрос о том, как часто бывают совещания и в какое время они обычно проходят.

«Вас ждут разноплановые задачи, профессиональные коллеги и по-настоящему разносторонняя работа. У нас не скучно», — так говорили Игорю на собеседовании. Всё оказалось правдой — все действительно умели очень многое, а спектр задач у каждого был крайне широким. Просто потому, что людей попросту не хватало и каждый фактически совмещал сразу несколько функций.

Поработав пару недель, Игорь узнал, что несколько месяцев назад отдел был больше. Новый финансовый директор решил оптимизировать процессы, сократив штат и передав часть задач на аутсорсинг. Оставшиеся сотрудники попросту были перегружены, а за удаленными коллегами было необходимо всё перепроверять. Среднее время работы составляло 12 часов. Игорь сразу же начал искать новую работу.

Совет. На собеседовании спрашивайте не только об объеме задач на месяц или планах на квартал, но и попросите подробно описать типичный рабочий день — из какого количества мелких и крупных задач он состоит. Не стесняйтесь уточнять все детали.

Бывает, на интервью речь идет только про основные задачи и только потом выясняется, что «в комплекте» с ними предполагается целый пул мелких рутинных задач, которые на вашей прежней работе, например, выполняли ассистенты или самостоятельные сотрудники, а здесь всё это — ваша обязанность.

Намеки или прямые фразы про ненормированный режим часто бывают в тексте вакансий.

К сожалению, многие упускают такие «мелкие» детали, как только видят привлекательные зарплатные условия или известный бренд работодателя.

Если для вас очень важно избежать переработок, то читать вакансию стоит не просто внимательно, а даже между строк: например, насколько реальный для одного человека объем задач там перечислен.

Если вы встречаетесь для собеседования в вечернее время, обратите внимание на количество сотрудников в офисе. На часах 21:00, а офис гудит как улей, словно рабочий день в разгаре? Выводы очевидны.

Посмотрите, во сколько вам пишет потенциальный руководитель. Тестовые задания и обратную связь по ним вам присылают поздно вечером или в выходные? Рано утром вы просыпаетесь от уточняющего вопроса в мессенджере? Вероятно, это пример рабочего ритма в этой компании или в конкретном отделе.

  1. Задавайте на собеседовании прямые, очень конкретные вопросы про рабочее время и количество ежедневных задач.
  2. Если нового сотрудника ищут на замену увольняющемуся или уходящему на другую должность и этот человек еще работает в компании, спросите на собеседовании, можно ли с ним пообщаться насчет деталей работы. Никто не знает лучше него, как обстоят дела с загрузкой. В конце концов, никто не отменял правило пяти рукопожатий — попробуйте найти того, кто знаком с ситуацией изнутри.
  3. Попросите о тестовом рабочем дне. Сейчас некоторые компании предоставляют такую возможность. Это отличный способ проверить на достоверность то, что рассказывают на собеседовании, и окунуться в атмосферу компании. Работодателю это тоже выгодно — можно увидеть вас в деле.
  4. Честно обсудите на собеседовании те моменты, которые вас смущают. Это зрелый подход. Ваша задача — по максимуму прояснить ситуацию перед выходом на новую работу, чтобы принять взвешенное решение. Если вы нашли очень негативные отзывы на сайтах для поиска работы, возмущает переписка в ночное время, а объем задач кажется нереальным для одного человека — лучше сказать об этом сразу, чем выйти на работу, с которой захочется сбежать уже через месяц.
  5. Главное — больше реализма в ожиданиях. Например, если вы начинаете карьеру и ориентированы на рост, то вряд ли получится обойтись совсем без перегрузок.

Больше советов про собеседования

Как удержать сотрудников — Пошаговая инструкция по удержанию сотрудников — Деловая среда

Текучка кадров негативно сказывается на эффективности работы компании. Сохранить в коллективе ценных сотрудников — сложная задача, но ее решение обеспечит продуктивную деятельность компании.

Деловая среда

Платформа знаний и сервисов для бизнеса

Несмотря на развитие информационных технологий и автоматизацию производства, именно люди остаются основной рабочей силой, заменить которую часто невозможно. Поэтому проблема дефицита кадров на рынке труда остается актуальной.

Современный бизнес диктует строгие требования к уровню подготовки специалистов. Поэтому работники из периферии, мигранты и студенты не могут составить конкуренцию дипломированным специалистам с большим стажем и опытом работы.

Именно за такие кадры ведется борьба между конкурирующими фирмами.

Чтобы удержать сотрудников необходимо регулярно анализировать ситуацию на рынке труда, сопоставлять предоставляемые работникам условия с условиями конкурирующих фирм.

Командообразование

Всех ли сотрудников нужно удерживать

Определяя круг сотрудников, которых стоит удержать и мотивировать к плодотворному труду, необходимо условно разделить коллектив на «основной персонал» и «вспомогательный».

В любом коллективе есть работники, напрямую влияющие на эффективность работы фирмы, ее прибыль и развитие. Быстро найти замену таким сотрудникам, при их уходе, сложно.

Но есть и те, отсутствие которых мало влияет на производительность компании в целом,и нанять специалистов такого же уровня гораздо проще.

Второй фактор, влияющий на ценность кадра – уровень квалификации, образование, опыт работы. Работники, отвечающие за оптимизацию бизнеса, инновационные решения и повышение конкурентоспособности фирмы наиболее востребованы, а их обучение требует больших финансовых затрат и времени. Выгоднее приложить усилия, чтобы их удержать, а не искать и обучать нового специалиста.

Анализ современного рынка труда показывает, что наиболее востребованными являются следующие специалисты:

Личные качества работника также стоит учитывать. Все реже встречаются люди пунктуальные, добросовестные, с креативным мышлением. Таких сотрудников нужно ценить особенно высоко и стараться сохранить в коллективе.

Поиск и найм

Удержать сотрудника, собирающегося увольняться, достаточно сложно. Ведь поданное заявление об увольнении говорит о том, что человек уже сделал выбор и вероятнее всего нашел альтернативу имеющемуся месту работы.

И вам, как работодателю, который все же хочет удержать ценный кадр, придется предложить лучшие условия, что не всегда возможно. Поэтому предпринимать меры следует заблаговременно. Лучше, чтобы эти меры были системными.

В противном случае, если условия труда и атмосфера в коллективе среди сотрудников будет негативной, вы можете столкнуться с массовыми увольнениями.

Массовые увольнения опасны для жизнедеятельности компании. При потере большого количества кадров, даже быстро заменяемых, все равно понадобится время на адаптацию и обучение новых сотрудников. В этот момент бизнес может функционировать не полноценно и это вероятно скажется и на прибыли и на репутации.

Если процесс массового увольнения уже начался, и сотрудники один за другим уходят, это говорит о неэффективной системе стимулирования и мотивирования сотрудников. А значит стоит обратить на это особое внимание. Причинами того, что специалист решил уйти с привычного места работы, могут служить:

  • продолжительный или ненормированный рабочий день;
  • отсутствие социальных гарантий;
  • плохие бытовые условия труда;
  • негативная атмосфера в коллективе;
  • предвзятое отношение руководства;
  • неоцененность результатов труда;
  • отсутствие карьерного роста. 

В зависимости от причин увольнения действия работодателя для удержания работника внутри коллектива будут отличаться.

Что собой представляет система мотивации сотрудников

Система мотивации сотрудников по сути — это совокупность условий труда.Если подойти к созданию системы мотивации комплексно, вы не только избежите утечки ключевых кадров, но и простимулируете работников повышать свое профессиональное мастерство. При создании системы стимулирования необходимо охватить основные факторы, влияющие на выбор сотрудника при определении места работы:

  • уровень заработной платы;
  • дополнительное материальное поощрение;
  • технические и бытовые условия труда;
  • продолжительность рабочего дня;
  • профессиональный и карьерный рост.

Эти факторы и создают системный подход к созданию системы мотивации сотрудников. Их можно условно разделить на материальные и нематериальные. Однако только комплексное использование этих инструментов может удержать сотрудников на долгие годы в коллективе фирмы.

Мотивация

Инструменты материального стимулирования

К инструментам материальной мотивации относятся все действия работодателя так или иначе связанные с выплатой финансовых средств сотруднику или предоставления условий для их экономии.

Заработная плата — основной фактор, который может повлиять на решение сотрудника оставаться на текущем месте работы или искать другое. Самый простой способ использовать этот инструмент — установить оклады выше средних по рынку. Другой способ, более сложный, разработать систему постепенного повышения оклада при соблюдении сотрудников определенных условий.

Дополнительным материальным стимулированием может служить система начисления премиальных, бонусов, или корпоративные скидки, льготы.

Важно, чтобы дополнительное стимулирование было соизмеримо с результатами труда. Денежные вознаграждения должны начисляться по определенной системе, прозрачной и понятной.

Сотрудник должен иметь возможность планировать свой заработок и нацеливаться на определенный результат.

https://www.youtube.com/watch?v=rzgSxaoMYu4\u0026t=356s

Социальные гарантии и льготы

Социальные гарантии и выплата «белой» заработной платы привлекают сотрудников и могут стать одним из главных критериев при выборе места работы или ее смене. Многие люди участвуют в кредитных проектах (потребительские кредиты, ипотеки и проч.), которые требуют подтверждений наличия отчислений в бюджет, да и о пенсии благоразумные люди думают заранее.

Использование льгот на продукцию или услуги компании, в которой работают люди, также достаточно эффективный метод материального стимулирования.

Например, возможность приобрести путевки со скидкой для сотрудников туристической компании или возможность получить путевку в подарок за высокие результаты труда.

Льготы могут быть как постоянными (для всех сотрудников) или частными (в виде поощрения за высокие показатели).

Мотивация

Нематериальные инструменты мотивации

Нематериальные инструменты представляют собой действия работодателя по созданию технических и бытовых условий труда, налаживания благоприятной эмоциональной атмосферы в коллективе, а также отношение владельца бизнеса к своих сотрудникам и руководителей — к своим сотрудникам.

Моральное поощрение результатов труда

Чувствовать себя нужным и важным звеном в слаженном механизме желает каждый сотрудник. Моральное поощрение и адекватная оценка результатов труда является неотъемлемой частью системы стимулирования.

Благодарственные письма, грамоты и просто устная благодарность бывает отличным стимулом к работе. Способов морального поощрения множество.

Например оно может выглядеть как доска почета или рейтинг лучших сотрудников, определение работника месяца.

Соблюдение режима труда и отдыха

От того насколько четко соблюдаются границы рабочего времени зависит уровень «выгорания» сотрудников.

Задержки на работе, работа в выходные и праздничные дни, звонки и беспокойство в нерабочее время часто становятся поводом для увольнения.

Читайте также:  Собственник предприятия будет нести ответственность наравне с руководителем

Установите правила начисления оплаты за сверхурочную работу или исключите саму возможность для переработок. Это позволит избежать физического и морального выгорания специалистов и увольнений по этой причине.

Бытовые и технические условия труда

Для эффективной работы необходимо оборудованное рабочее место, доступ к нужным коммуникациям. Предоставляйте сотрудникам расходные материалы, а не перекладывайте на их плечи приобретение канцелярии или топлива для служебных целей за личный счет. В офисе должно быть и место для отдыха, возможность выпить чашку кофе.

Корпоративная культура позволяет развивать в сотрудниках «малый патриотизм» — радение за общее дело, стремление к эффективной работе и повышению конкурентоспособности фирмы среди других компаний.

Создание и поддержание корпоративной культуры позволяет вовлечь каждого в решение общей задачи и разделить ответственность. Каждый чувствует свою значимость в построении общего имиджа компании, в достижении результатов, а также уважает своих коллег и их труд.

Корпоративная культура поможет эмоционально «привязать» сотрудников к коллективу и своему рабочему месту.

Карьерный и профессиональный рост

Специалист не будет торопиться с увольнением, если имеет возможность карьерного роста. Динамика и продвижение по карьерной лестнице более эффективны внутри одного предприятия, поэтому специалисты стараются строить карьеру в крупных компаниях с перспективой дальнейшего роста и развития.

Динамика возможна и в профессиональном плане. Для этого необходимо создать условия для повышения квалификации: тренинги, посещение курсов, обмен опытом, участие в семинарах и конференциях.

Организуйте систему профессиональной подготовки, и сотрудники будут рады возможности бесплатного обучения и профессионального роста.

Мотивация

Мотивация

Мотивация

Принцип трех основ и другие секреты работы со сложными сотрудниками

Каждый руководитель выбирает свой стиль управления и держит в тайне секреты работы с проблемными сотрудниками. Однако существует набор базовых проблем, с которыми сталкивается каждый управленец, — их стоит рассмотреть более подробно.

Правильное воздействие на персонал, или принцип трех основ

Одним из принципов успешного воздействия лидера на подчиненных является сочетание трех основ: высокий профессионализм, правильное делегирование полномочий и корректное общение с подчиненными. Грамотно комбинируя эти три составляющие, успешный руководитель может повысить результативность труда своих подчиненных и усовершенствовать собственные навыки в управлении.

Каждому менеджеру управленческого звена необходимо иметь высокий профессиональный статус, чтобы разговаривать со своими подчиненными на одном языке и разбираться в специфике бизнеса для корректной постановки целей и задач.

Руководитель обязан держать руку на пульсе, находить и уметь применять новые технологии в управлении бизнесом с целью повышения конкурентоспособности компании.

Практически невозможно руководить направлением, обладая в нем слабой экспертизой, — в этом случае эффективность работы будет снижаться, а заработать авторитет среди подчиненных станет значительно сложнее.

Второй из столпов успешного управления сотрудниками — делегирование полномочий — управленческий инструмент, подходящий руководителям, которые обладают лидерскими качествами и не боятся передавать необходимые полномочия для решения определенных задач своим подчиненным.

Делегирование является эффективным лишь в том случае, если руководитель умеет выбрать подходящего сотрудника, обладающего соответствующей квалификацией.

Передача полномочий заинтересованному сотруднику с недостатком опыта или специалисту с более высокими компетенциями и соответственно отсутствием мотивации в обоих случаях ставит угрозу перед качественным выполнением той или иной задачи.

Не менее важно правильно выстроить отношения со своими подчиненными. Постоянная коммуникация и своевременное получение обратной связи ― незаменимые инструменты управления, позволяющий оказывать положительное влияние на качество выполняемой работы, добиваться построения эффективной системы взаимодействия между подчиненными, повышать их мотивацию.

Риск неверного применения обратной связи велик в той же мере, что и потенциальный положительный эффект. От руководителя требуется наличие жизненного опыта и управленческой мудрости для осмысления полученной информации и ее дальнейшего использования.

Некорректное применение обратной связи может иметь значительные негативные последствия в случае перехода на личности, использования неконструктивной критики и др.

Далеко не у каждого руководителя все три составляющие развиты одинаково хорошо, обычно преобладает одна из компетенций. Бывает, что и профессионализм высок, и отношения в коллективе носят позитивный характер, а вот с делегированием полномочий большие проблемы.

Руководитель завязывает все процессы на себя, боится отпустить проблему, полностью доверить выполнение задачи другому сотруднику, оставив за собой лишь контроль по реперным точкам. В итоге он либо берет выполнение задачи на себя, либо постоянно вмешивается в процесс излишними советами и наставлениями, тем самым отвлекая сотрудника от работы.

Научиться эффективно управлять сотрудниками не так-то просто ― для этого нужны годы практики, постоянное повышение своего профессионализма, знание психологии.

Собственный пример. Какой руководитель — такие и подчиненные

Эти слова часто можно услышать от сотрудников.

Действительно, если начальник работает спустя рукава, проводит много времени в курилке и опаздывает на работу, то почему его сотрудники должны вести себя иначе? Коллектив тонко чувствует отношение руководителя к работе и, наблюдая отсутствие мотивации и тяги к труду с его стороны, быстро теряет интерес к общему делу.

Управлять такими сотрудниками становится намного сложнее: когда «запал» пропал, остается только один тип мотивации — материальная, которая далеко не всегда может удерживать работников в компании. Как только разочарованному сотруднику предложат более высокий оклад в другой компании, он уйдет, не раздумывая.

В рабочем коллективе важна личность руководителя, с которым приходится работать. Мы хотим видеть специалиста, который поможет раскрыть нам новые профессиональные грани, перейти на новый карьерный уровень, даст ценные наставления. При этом нам важна и психологическая составляющая — мы хотим взаимопонимания, тактичного отношения и индивидуального подхода к своей персоне.

Таким образом, в ежедневной работе каждый менеджер должен понимать, что на него смотрят десятки и сотни глаз, которые хотят видеть в нем пример для подражания.

 И для этого совсем не обязательно приходить на работу раньше своих подчиненных или бросить курить — намного важнее показывать профессиональное отношение к своим обязанностям, заниматься повышением собственной квалификации, обучением сотрудников, много времени уделять мотивации персонала, выстраивать комфортный климат внутри коллектива.

Не стоит требовать от своих подчиненных соблюдения условий, которые вы сами будете нарушать каждый день — золотое правило успешного управленца. Остается лишь верно ему следовать.

Совет и приказ, поощрения и наказания

Каждый день руководитель дает десятки указаний, ориентированных на успешное развитие бизнеса. Донести их можно разными методами в зависимости от стиля управления, который в своей работе проповедует руководитель.

Со стороны может показаться, что директивный метод управления самый простой: отдал приказ — получил результат. Однако практика говорит об обратном — в действительности один только директивный метод управления оправдывает себя далеко не всегда.

В поисках оптимальных инструментов руководителю приходится экспериментировать от уговоров, упрашиваний и разъяснений до жестких способов передачи информации сотрудникам.

Сложность ситуации заключается в том, что выбор метода управления зависит не только от специфики бизнеса компании, функции, за которую отвечает ваш отдел, но и от индивидуальных особенностей каждого вашего сотрудника. Для кого-то директивный стиль управления будет неприемлем, а кто-то сможет эффективно работать только из-под палки.

Такая же дилемма стоит при выборе оптимального соотношения таких методов управления, как поощрение и наказание. Наказания сотрудников чаще используются в компаниях с авторитарным стилем управления, где рабочая обстановка имеет высокую степень токсичности вследствие высокого уровня стресса.

В таких организациях сотрудники думают скорее о сохранении своего рабочего места, а не о том, как привнести инновации в рабочий процесс и поднять его эффективность. Такой подход к управлению периодически дает положительные результаты, но только в краткосрочной перспективе.

Именно поэтому все больше руководителей либо используют практику поощрения, позволяющую создать здоровую конкуренцию внутри коллектива, либо придерживаются классического «кнута и пряника».

«Расхолаживающие» сотрудники

Причиной падения производительности компании могут быть как неправильные управленческие решения, так и «неправильные» сотрудники. Так называемыми «расхолаживающими» сотрудниками являются те, кто отрицательно влияют на общее настроение команды. Поэтому общая результативность других сотрудников в результате их влияния может значительно снижаться.

Основной парадокс состоит в том, что такой сотрудник сам может работать сверхэффективно, но при этом расхолаживать остальной коллектив. В большинстве случаев он делает это не специально, сам не замечает отрицательное влияние в коллективе.

Такие сотрудники, к примеру, могут разрушать рабочую атмосферу постоянным весельем, распускать сплетни и пораженческие настроения в компании, тем самым демотивируя своих коллег.

Что делать, если в вашей компании наблюдается подобная ситуация: ликвидировать или контролировать? Очевидно, первый вариант — не лучшее решение проблемы, ведь вы не только потеряете эффективного работника, но и вызовете массу вопросов внутри коллектива.

Большинство менеджеров идут по пути разъяснительных бесед, в которых объясняют человеку, как его излишняя активность в том или ином направлении наносит вред компании.

Часто пары таких бесед достаточно, чтобы человек начал контролировать свое поведение и пытался критически оценивать себя со стороны.

Кардинально поменять модель поведения сотрудника за неделю вы, разумеется, не сможете, но признание его заслуг перед компанией, индивидуальный подход и постоянная «воспитательная работа» со временем сделают свое дело и минимизируют риски, связанные с его поведением.

Если же сотрудник не идет на контакт, игнорирует замечания руководителя и продолжает вести «подрывную деятельность», то, скорее всего, его мотивация к работе в компании невысока. В этом случае имеет смысл начать поиск равноценной замены, иначе вред от такого специалиста в разы перевесит пользу.

Победа признанием или проигрыш отторжением?

Когда в коллектив приходит новый руководитель, есть два варианта развития событий: коллектив либо примет его, либо отвергнет. При этом вектор движения будет понятен уже в ближайшие 2-3 месяца в зависимости от уровня ответственности руководителя и численности штата.

Многие руководители начинают свою работу с формирования нового штата сотрудников — набирают новых или приходят сразу со своей командой. Связано это не столько с боязнью руководителя не прижиться в новом коллективе, сколько с необходимостью быстро выполнить поставленные перед ним задачи.

Очень редко предыдущий менеджер оставляет наследство в виде профессиональной и сплоченной команды, готовой приступить к решению сложных бизнес-задач, которая к тому же будет разделять стиль управления нового руководителя.

Однако профессиональный управленец не будет рубить с плеча и обязательно проведет аттестацию текущей команды, постарается найти общий язык с сильными сотрудниками, замотивирует их на продолжение работы в компании под его руководством. Этот процесс обоюдный и болезненный для обеих сторон.

Бывали случаи, когда сотрудники сами «убегали» от нового руководителя, оставив попытки найти общий язык. Чтобы обойтись без лишних жертв, компания и руководитель должны внимательно оценить ситуацию, понять, насколько совпадают их взгляды на методы ведения бизнеса и корпоративную культуру, иначе попытка повысить эффективность работы отдельного департамента за счет привлечения нового руководителя может привести к долгосрочным проблемам на всех уровнях управления.

Leave a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *