Совещания для юристов: краткие правила проведения

Средняя оценка: 5

Количество голосов: 3

Как проводить совещания: инструкция для эффективного проведения совещаний 5 5 3 3

3 июля 2020

Совещания для юристов: краткие правила проведения

Всего лишь одна встреча с сотрудниками заменит десятки звонков по телефону и длительные переписки. Совещание необходимо для того, чтобы обсудить задачи бизнеса и получить обратную связь. В статье расскажем, как проводить совещания для эффективного управления компанией.

Наши продукты помогают вашему бизнесу оптимизировать расходы на маркетинг

Узнать подробнее

Зачем проводить совещания

Несмотря на возросшую во время пандемии популярность Skype и Zoom, приложения не заменят общения с глазу на глаз. На совещаниях руководитель может уловить настрой коллектива и понять, как воспринимается информация от него. 

Систематические собрания приучают сотрудников к дисциплине и мотивируют к эффективной работе. Сотрудники охотнее выполняют поставленные задачи, зная, что потом придется рассказать о них на совещании. 

Совещания помогают сплотить коллектив. На них коллеги обмениваются опытом, делятся впечатлениями и высказывают мнения о результатах работы и проектах.

Совещания для юристов: краткие правила проведения

Виды совещаний

Рабочие совещания делятся на два типа: 

Плановые:

  • 5- или 20-минутные планерки. Проводятся каждый день с утра. Руководитель распределяет задачи, обсуждает с сотрудниками результаты проделанной работы.
  • Совещания. Проводятся еженедельно или ежемесячно и могут длиться несколько часов. Их цель — найти решение проблемы, разработать новое предложение. Работники заранее знают время и тему. 

Внеплановые. Их организуют, если появилась проблема, требующая немедленного решения. Внеплановые собрания проводятся без расписания.

Причины низкой эффективности совещаний

Для того, чтобы совещания всегда были продуктивными, необходимо понимать причины их низкой эффективности:

  1. У совещания нет ведущего.

Большинство вопросов не решают без руководителя. Коллективу непонятно, кому задавать вопросы, кто и что решает, кому выступать, кто прав и не прав. Такие встречи не принесут ничего, кроме суеты, потраченного времени и сил. Необходим человек, который составит план действий и подведет итоги.

  1. Совещание без регламента.

Если к началу собрания сотрудники подтягиваются лениво или вовсе не приходят, встречи приходится задерживать либо переносить. Эффективность корпоративных собраний падает, поэтому необходимо четко устанавливать регламент и следить за его исполнением. 

  1. Никто не готовился к собранию. 

Если задачи не прописывали, и выступающих нет, то встреча заканчивается тем, что сотрудникам дают дополнительные задания, чтобы обсудить их позже на планерке. Получается совещание для того, чтобы подготовиться к следующему совещанию.

Руководители не продумали состав участников: должны ли на заседании присутствовать сотрудники, не владеющие ситуацией, нужно ли приглашать людей, которые не принимают решения, кого позвать — исполнителя или начальника отдела.

  1. Собрание без плана и цели. 

Без конкретной цели важные вопросы забываются. Сотрудники могут обсуждать то, для чего собрание в принципе не собирали. 

После совещания никто так и не понял, что же делать. Сотрудники разошлись с большим количеством вопросов — какой дедлайн, кому отчитываться, кто и что делает, а выполнение заданий откладывают до следующего совещания.

Принципы эффективных совещаний 

Чтобы сотрудники не засыпали и не приходили ради галочки, тщательно подготовьтесь к совещанию.

Соответствие задачам

Составьте план будущего собрания, чтобы не начался хаос. Импровизация сыграет злую шутку, отдаляя от главной темы. Запутаетесь сами и собьете с толку коллектив.

Конкретность

Определите нужный состав и отталкивайтесь от поставленной цели. Не приглашайте сотрудников, не участвующих в том или ином проекте, например, бухгалтера.

Кратковременность

Очень сложно быть сосредоточенным на совещании в течение нескольких часов. Не затягивайте, помните, что на встречах, которые длятся больше часа, работники устают и теряют внимание. Можно устраивать маленькие перерывы, если совещание двухчасовое.

Тайминг

Установите регламент: во сколько начинается и заканчивается совещание. Следуйте ему, даже если коллеги опаздывают. Обозначьте время для выступлений, чтобы сотрудники учились говорить только по делу, не уходить от темы. Не забывайте контролировать поток вопросов, а также останавливать затянувшиеся споры. 

Адекватность участников

Пригласите только тех сотрудников, которых касается тема совещания. Не стоит звать людей для массовки. Малое количество участников не отразится на эффективности совещания, ведь все нужные люди будут задействованы в решении рабочих вопросов.

Право на слово

Совещание — это не монолог. После каждого пункта спрашивайте у сотрудников, нет ли у них вопросов. Пресекайте выкрики с места и дайте коллегам свободно высказаться. Иногда сотрудник может сильно нервничать перед выступлением, поэтому поддержите его.

Закрепление результатов

В конце не забудьте подвести итоги. Убедитесь, что указания поняли правильно и никакая тема не нуждается в дополнительном обсуждении. Распечатайте протокол совещания и раздайте сотрудникам (и тем, кто не смог прийти на совещание) либо отправьте в электронном виде.

Плановость совещаний 

Старайтесь их не переносить и не отменять. Сотрудники должны знать время, чтобы успеть проанализировать этап работы и подготовить отчет. Пусть обсуждения на совещаниях станут привычным делом.

Совещания для юристов: краткие правила проведения

Как провести эффективное совещание

На всех этапах совещания строго придерживайтесь плана — это залог эффективного собрания. Рассмотрим все этапы собрания.

Совещания для юристов: краткие правила проведения

Подготовка к совещанию

Чтобы увеличить продуктивность, руководителю следует соблюдать правила подготовки к совещанию:

  1. Предупредите всех участников о совещании заранее. Можно отправить приглашения с темой и целью собрания. 
  2. Выберете комфортное место для совещания. Проверьте температуру воздуха в помещении и насколько хорошо будет видно всех присутствующих. 
  3. Составьте вопросы, которые собираетесь обсудить на собрании. Для спорных тем придумайте вопросы, которые направят разговор в нужное русло. 
  4. Напишите план-структуру планерки и время на каждое выступление:
  • вступление;
  • цели и задачи;
  • общие вопросы;
  • общие результаты работы;
  • выступления сотрудников;
  • анализ результатов и подведение итогов.
  1. Подготовьте необходимые материалы и форму протокола.

Начало совещания

Разбейте встречу на части, чтобы не запутаться и другим было легче понять обсуждаемые вопросы:

  1. Огласите план собрания. Кратко зачитайте список вопросов, подробности начнутся при обсуждении.
  2. Вспомните прошлое собрание. Какие задачи ставились, как идет работа, какие возникают трудности.
  3. Начните обсуждение с самых простых задач, постепенно переходя к более сложным.

Совещания для юристов: краткие правила проведения

Проведение совещания

Для эффективного проведения совещаний придерживайтесь нескольких советов:

Чем проще, тем лучше. Не затягивайте начало совещания, не выбирайте полчаса секретаря, сведите чрезмерную официальность к минимуму. 

Уверенность в себе поможет сохранить субординацию в коллективе даже в самых сложных ситуациях. Споров может возникнуть много, но терять спокойствие нельзя. Также не вдавайтесь в крайности, не нужно никого наказывать.

  • Замечайте трудолюбивых сотрудников. 

Говорите о них на собраниях, мотивируя их работать еще лучше. Также это станет примером для других.

  • Отмечайте достоинства сотрудников. 

Не только ругайте. Будьте справедливы и не заводите любимчиков. Работники чаще конфликтуют, когда чувствуют дискриминацию.

Лирические отступления (например, пара шуток) помогут разрядить обстановку. Материал легче воспринимается, если вовремя отвлечься.

Завершение совещания

После собрания подведите итог и подготовьте протокол совещания, чтобы сотрудники запомнили важные вопросы. Протокол состоит из следующих пунктов:

  • время собрания;
  • перечень задач;
  • список исполнителей;
  • сроки выполнения заданий;
  • подписи участников совещания.

Если на совещании более двадцати человек, то попросите помощника взять на себя часть работы, чтобы не отвлекаться на ведение протокола. Раздайте сотрудникам протокол в распечатанном или электронном виде. 

Совещание должно заканчиваться позитивно. Так коллектив поймет, что их участие в дискуссии было не напрасным.

Неприятности на совещаниях

На совещаниях могут случиться следующие неприятности:

Важно не терять самообладание и держать ситуацию под контролем. Внимательно прислушивайтесь к обеим сторонам конфликта и определите причину спора, чтобы уладить недоразумения.

Если никто не отвечает, то спросите у сотрудников, есть ли вопросы по теме, чтобы оживить обстановку. Повторите тему собрания и главную цель. Постарайтесь разговорить сотрудников, проговорите сложные моменты. На крайний случай перенесите затруднительный вопрос на конец совещания или сделайте перерыв.

  • Страх перед сложной проблемой.

Если сотрудники боятся рассказывать о самых сложных проблемах, скажите, что на совещаниях нет запретных тем для обсуждения и вы поощрите тех, кто выскажется. Поблагодарите каждого за идеи. 

  • Обсуждение одного вопроса слишком затянулось.

Если коллектив постоянно вспоминает уже обсуждавшийся вопрос, то напомните порядок совещания. Еще раз пройдитесь по всем пунктам и подчеркните, что пора приступить к следующему. 

Попросите сотрудников не обсуждать на повышенных тонах проблемы на собрании. Убедите коллег в преимуществах позитивного настроения и переведите внимание на суть вопроса. 

Особенности регулярных совещаний

Регулярные совещания систематически проводятся на одну и ту же тему и с одним и тем же составом, например: совет директоров, совещание по HR-направлению (комитет), проектные группы.

Подготовка к регулярным совещаниям занимает меньше времени и ресурсов, так как подготавливать ничего не нужно:

  • роли заранее распределены;
  • тема собрания неизменна;
  • встреча проходит в одно и то же время.

Многие вопросы будут повторяться от совещания к совещанию. Их нужно записать в регламент. Например, для HR-ов обязательное обсуждение следующих вопросов:

  • обучение главных менеджеров;
  • решение проблем при поиске новых сотрудников;
  • достижения отдела;
  • дальнейшее развитие отдела.
Читайте также:  Чрезмерное укрупнение лотов в госзаказе – угроза конкуренции. мнение апелляции фас россии

Особенности дистанционных совещаний

Главное в дистанционном совещании — демонстрация экрана выступающих и ведущего. Попросите коллег отключить микрофоны во время выступлений, чтобы не было лишнего шума. Узнайте, слышно ли ведущего и видна ли демонстрация. Заранее проверьте как работает запись экрана.

Для ведения протокола воспользуйтесь онлайн-документами. Так сотрудники увидят изменения, которые вносит помощник, и дополнят протокол.

Совещания для юристов: краткие правила проведения

Заключение

Если следовать правилам, то можно сделать совещания эффективным инструментом общения с коллективом и обеспечить тесную коммуникацию между сотрудниками.

Покажет, какая реклама приносит звонки, а какая просто тратит бюджет

  • Отслеживайте все звонки с сайта с точностью определения источника рекламы выше 96%
  • Отслеживайте звонки с оффлайн рекламы и визиток с помощью статических номеров
  • Получайте чистый пул номеров, который выделяется именно вашей компании
  • Анализируйте подробные отчеты по звонкам: источник перехода, браузер, девайс, гео и другое
  • Слушайте записи звонков в удобном плеере для повышения качества работы колл-центра и отдела продаж

Узнать подробнее

Похожие статьи

Бизнесхак

7 советов по проведению онлайн-совещаний (+опыт МИФа)

26 июня 2020 1 313 просмотров

Антон Бахарев

На первый взгляд, развитие технологий вносит кардинальные перемены во все области нашей жизни. Однако в основе применения новых технологий все еще лежат проверенные принципы, опирающиеся на факты и опыт. Групповые мероприятия не исключение.

Собрания, на которые люди обязаны являться, никогда не исчезнут, ведь, если исходить из цели и желаемых результатов, их невозможно ничем заменить.

Публикуем несколько советов по проведению онлайн-собраний из книги «Фасилитация на практике», а также из собственного опыта издательства МИФ.
 

Кто должен присутствовать на собрании?

Совещания для юристов: краткие правила проведения
Фасилитация на практикеПосле того как вы определите цель и желаемые результаты, тщательно продумайте, кого следует пригласить. Придерживайтесь такого правила: приглашать нужно только тех членов команды, участие которых необходимо для получения желаемых результатов. В этом случае соблюдать правило даже важнее, чем при проведении очных собраний, поскольку технологическая логистика, дополнительные трудности межличностного взаимодействия в связи с удаленностью участников, а также сложность достижения консенсуса на расстоянии делают решение о количестве приглашенных на групповое мероприятие первостепенно важным.

Для виртуальных собраний хорош принцип «чем меньше, тем лучше».

Впрочем, из этого правила есть исключение: если вы планируете провести одностороннее информационное совещание, охватывающее несколько территориально удаленных мест, с ограниченным временем сеансом вопросов и ответов. В таком случае количество участников мероприятия не имеет значения.

Обеспечьте личную заинтересованность

Обдумайте потребности или интересы тех, кого вы намерены пригласить. Позаботьтесь о том, чтобы любые особые вопросы или проблемы участников собрания были изучены и сопоставлены с желаемыми результатами, так вы дадите им дополнительный стимул прибыть на предстоящую встречу. Не приглашайте тех, кого, как вам известно, не заинтересует содержание запланированной повестки в полной мере.

Совещания для юристов: краткие правила проведения

Распределите роли

На виртуальных совещаниях роли основного фасилитатора, в качестве которого выступает организатор мероприятия, кофасилитаторов — а это все его участники, — а также хронометриста и протоколиста имеют такое же большое значение, как и на обычных собраниях. Назначить хронометриста и протоколиста можно либо заранее, либо определить во время его обзора.

Проверьте выполнение подготовительной работы

Задания по подготовке к собранию нужно распределять заранее, как и четкие инструкции, чтобы участникам хватило времени на выполнение этой работы.

Удостоверьтесь в том, что она будет сделана, не полагаясь на то, что все участники мероприятия осознают важность розданных им заданий и последуют вашим инструкциям.

Если к виртуальному совещанию подготовятся лишь несколько участников, это приведет к потере эффективности обработки информации и огромным тратам времени.

Держите желаемые результаты в центре внимания

Если собрание заблудилось в трех соснах, еще раз сформулируйте желаемые результаты, чтобы вернуть дискуссию в правильное русло.

Основному фасилитатору и кофасилитаторам необходимо проверять, соответствуют ли подведенные итоги желаемым результатам, а также следить за тем, чтобы широта и глубина этих итогов соотносились с вопросом.

В противном случае продолжайте ссылаться на желаемые результаты и выдвигайте провокационные идеи, чтобы стимулировать людей к поиску новых направлений исследования.

Придерживайтесь темы

На виртуальных групповых мероприятиях с отличной фасилитацией все обсуждаемые вопросы имеют отношение к делу, здесь не допускается отклонение от темы. Для вовлечения участников в процесс обсуждения это совершенно необходимое условие, иначе они будут постоянно отвлекаться.

Причина такого поведения проста: у них просто есть такая возможность.

Удаленность участников группового мероприятия и легкость, с которой они могут заниматься другими делами незаметно для остальных, позволяет им читать электронные письма, выполнять работу, не имеющую отношения к собранию, или заниматься чем-то другим, уделяя теме собрания только часть своего внимания.

Задавайте вопросы и давайте обратную связь

Относительно всех обсуждаемых на собрании тем постоянно задавайте открытые вопросы, какую бы форму в итоге они ни приняли — прямого, общего, встречного или перенаправленного вопроса. Обратная связь и ответы на вопросы имеют очень большое значение для эффективного проведения виртуального совещания.

Без этого присутствующие становятся наблюдателями, а не участниками.

Им начинает казаться, что они здесь одни, потому что эффект присутствия на таких встречах не слишком силен по причине малого отклика или полного отсутствия реакции остальных участников на их замечания или предложения. Недостаток или отсутствие обратной связи заставляет людей терять интерес к собранию, что не способствует активному обсуждению и согласованному принятию решений.

Совещания для юристов: краткие правила проведения

Из опыта МИФа

Возможно, в онлайне вам понадобится больше встреч, особенно поначалу, для регулярных синхронов. Одним командам достаточно одной встречи в неделю, кому-то нужно видеться каждый день: зависит от специфики задач. На собственном опыте мы убедились, что важно проводить встречи в видеоформате, чтобы видеть людей и их реакцию. Это очень помогает общению и взаимодействию.

Старайтесь всегда уточнять, правильно ли вы поняли собеседника. Вообще, здесь и везде крайне важна регулярная обратная связь: вы не прячете свои эмоции и мысли, а идете на прямой разговор.

Встречи в видеоформате хороши и тем, что так вы сможете увидеть, если человека что-то беспокоит. Конфликты — это нормально, это необходимый и важный этап развития команды. Члены команды выражают свое мнение, и мнения могут не совпадать. Но все-таки любой конфликт лучше предотвратить, и заметить негатив онлайн гораздо проще, чем, например, по электронной почте или в телефонном разговоре.

Вы не против, если я поем?:-)

  • Чтобы участники заранее подготовились, ссылки на материал прошиваются в календаре, либо отправляется презентация или гугл-док с повесткой.
  • В каждой онлайн-встрече используются:
  • — check-in («Чего я хочу достичь на сегодняшней встрече?»),
    — тайминг,
    — обращение к конкретным участникам (чтобы все были в теме и в тонусе),

— check-out («С чем я выхожу со встречи?»).

  1. Еще несколько правил проведения встреч в МИФе:
  2. — общаемся с включенной камерой
    — если не говоришь, выключаешь микрофон
    — в один момент говорит только один человек
    — если хочешь поесть, уточняешь у коллег, не против ли они:-)
  3. — дети и животные в кадре разрешены:-)

Совещания для юристов: краткие правила проведения

Подготовлено с использованием материалов из книги «Фасилитация на практике».

Картинки: pixabay

Правила проведения совещаний — подготовка и основные этапы совещания

Один час личного общения с подчиненными может заменить недельную переписку. Да, технически можно вообще не встречаться. Но куда лучше собрать сотрудников в офисе и, глядя в глаза, рассказать о задачах бизнеса, а заодно и получить обратную связь. В этой статье мы расскажем, как эффективно проводить рабочие совещания, правильно их организовывать и оформлять.

Проведение совещаний нужно сделать системой

Если для сотрудников каждая оперативка — словно снег на голову, толку от таких совещаний будет мало. Работники просто не успеют подготовиться и будут слабо вовлечены в движуху. Поэтому проведение собраний нужно максимально систематизировать.

В идеале такие вещи проводятся по графику, разработанному заранее. Если планерок и оперативок много и все они разные, то и график нужен подробный.

Например: каждую среду — совещание у директора, 25 числа каждого месяца — у начальника отдела продаж и так далее. Это в идеале и когда штат большой. Для маленького бизнеса можно собираться с удобной периодичностью.

Главное — участники совещания должны знать: каждую неделю их вызывают на оперативку.

Зачем проводить совещания

Согласитесь: рабочие вопросы лучше решать лично, глядя друг другу в глаза. Да, связаться миллионом способов вроде скайпа или по переписке в соцсетях — не проблема. Но это все не то. Руководитель, размахивающий руками и с огнем в глазах всегда более убедителен, чем обезличенный голос по телефону, не говоря уже о сухих строках сообщения.

Совещания для юристов: краткие правила проведения

На собраниях можно угадать и настрой сотрудников. Сидят и радостно кивают головами — значит, все в порядке и атмосфера в коллективе нормальная. Даже по глазам опытный босс сразу поймет, доходят его послания до подчиненных или нет.

Еще совещания дисциплинируют работников. Если сотрудник точно знает, что раз в неделю с него спросят за все поставленные задачи, он куда ответственнее относится к их выполнению.

И получать нагоняй при всех, на ковре у начальника гораздо обиднее, чем по телефону. Стоишь, солидный и в костюме от “Бриони”, а тебя отчитывают, как первоклассника.

Нет уж, лучше подобрать перед совещанием все хвосты и гордо рапортовать о выполненных поручениях.

Еще одна важная цель собраний — сплотить коллектив. Когда каждый варится в собственном соку и не имеет площадки для высказываний — это плохо.

Виды совещаний

Совещания бывают плановыми и внеплановые:

  • на плановых совещаниях обсуждаются текущие вопросы работы. Как раз они проводятся по графику, спланированному заранее — отсюда и название. Это могут быть ежедневные пятиминутки для планирования дня, еженедельные и ежемесячные собрания;
  • внеплановые совещания собираются для оперативного решения конкретной задачи, возникшей здесь и сейчас. Могут состояться в любое время.

Совещания для юристов: краткие правила проведения

Готовимся к совещанию правильно

Оперативки не должны стать формальностью вроде “Ну сегодня у нас понедельник, надо бы собраться и пообщаться”. Для того, чтобы встреча прошла с пользой, нужно готовиться. Вот алгоритм подготовки:

  • составьте план совещания. Так вы ничего не забудете и избежите сумбура при изложении задач. Нет плана — нет четкой структуры. Будете плавать, перескакивать с одного на другое. Запутаетесь сами и собьете с толку коллектив;
  • составьте список сотрудников, которых надо пригласить. Здесь все зависит от тематики и поставленных задач. Если собираетесь пообщаться с начальниками отделов касательно повышения продаж, бухгалтера звать не нужно;
  • определите тайминг. Оптимальное время совещания — от 30 минут до часа. Если общаться меньше — вряд ли получится охватить все рабочие вопросы и дать всем высказаться. А провозитесь больше часа — сотрудники начнут сладко зевать и терять нить разговора. Не можете уложиться в час — разбейте совещание на 2 части с небольшим перерывом — 5-7 минут;
  • вспомните прошлое совещание. Рекомендуем начинать общение с того, чтобы пробежаться по задачам, поставленным на прошлой оперативке. Пускай ответственные за их выполнение доложат, как идут дела;
  • прикиньте структуру собрания. Важные и приоритетные задачи ставьте на первый план, а всякие корпоративы и поездки на природу обсуждайте под конец;
  • заранее предупредите сотрудников, которых хотите позвать. Лучше лично или по телефону. Сделаете рассылку — скажут, что не успели прочитать письмо;
  • подготовьте документы. Если нужны какие-то материалы — распечатайте их заранее, чтобы не беситься в последний момент или, хуже того, прерывать для этого совещание. Сделайте копии для всех работников, которым это может понадобится;
  • попросите сотрудников захватить блокноты и ручки. 90 % из того, что прозвучит на собрании, будет тут же забыто. А что написано пером — не вырубишь топором. Пусть сидят и делают свои пометки — самим же потом будет удобнее вспоминать сказанное.
Читайте также:  В мировом соглашении возможно прощение долга под отменительным условием

Совещания для юристов: краткие правила проведения

Правила проведения рабочего совещания

Никаких секретных рецептов здесь не существует. Есть набор базовых правил, которые помогут провести совещание с наибольшим эффектом.

Не делайте встречу однобокой

Если совещание, вместо обсуждения рабочих вопросов и полезностей превращается, например, в публичную порку провинившихся или монолог руководителя, толку будет мало. Нужно построить собрание таким образом, чтобы отработать как можно больше разных вопросов. Разбейте встречу на части:

  1. Оглашение плана собрания. Сначала перечислите список вопросов повестки. Совсем кратко — подробности начнутся во время обсуждения самих вопросов.
  2. Пробегитесь по прошлому собранию. Какие задачи ставились, как идет их выполнения, какие возникают трудности.
  3. Начните обсуждение с важных и срочных задач, постепенно переходя к менее значимым.
  4. Если нужно, проведите мозговой штурм.
  5. Попросите собравшихся задать интересующие вопросы. Иногда для них это единственный шанс сделать это. Возможно, не все собравшиеся видят друг друга вне вашего кабинета, а тут, пока все собрались, нужно пользоваться случаем.
  6. Завершите собрание. В конце, как мы уже говорили, можно обсудить вопросы, не касающиеся бизнеса напрямую: жизнь вне офиса, дни рождения сотрудников и так далее.

Не превращайте оперативку в набор формальностей

Проводите встречу как можно проще. Избегайте протокольности и чрезмерной официальщины.

Три правила эффективного совещания: подготовка, контроль, фиксация

Совещание — это способ общения между людьми внутри организации. Оно нужно для того, чтобы выработать групповое решение проблемы и тут же распределить ответственность за его исполнение.

Вот три правила подготовки и проведения совещания, которые сэкономят всем время и сделают встречу результативной

Сперва нужно выбрать метод проведения совещания, который зависит от повестки. Также можно учесть и темперамент сотрудников, которые будут ее обсуждать.

Методы проведения совещания:

  • доклад;
  • мозговой штурм;
  • обмен мнениями;
  • обсуждение.

Доклад читает один участник. Важно, чтобы выступление было хорошо подготовленным и структурированным. Чем короче оно будет, тем лучше слушатели усвоят информацию. Затем они делают замечания по докладу.

Если совещание проходит в формате мозгового штурма, его участники высказываются на заданную тему в произвольном порядке. Сотрудники говорят все, что думают о проблеме. Критиковать идеи коллег нельзя — в этом и суть.

Руководитель выслушивает, выбирает подходящие предложения и принимает единое решение.

Обмен мнениями отличается от обсуждения тем, что при таком формате высказаться должен каждый, кто приглашен для обсуждения повестки. Обсуждение — наименее структурированный метод проведения совещаний и подходит для повторного обсуждения повестки.

Итак, руководитель выбрал метод. Что дальше?

Нужно составить повестку на бумаге — перечислить, какие вопросы будут рассмотрены и каков лимит времени на каждый вопрос. Это поможет придерживаться плана во время встречи. Такую повестку можно заранее разослать сотрудникам вместе с уведомлением о совещании.

Чем более подготовленными они будут, тем быстрее найдут решение повестки. Поэтому нужно заранее решить, какую подготовительную работу провести каждому сотруднику. В совещании должен участвовать возможный минимум сотрудников. Некоторых можно пригласить только на то время, когда обсуждается вопрос из их компетенции.

Главное — из уведомления сотрудники должны четко понять, каковы тема и цель совещания. Иначе они не смогут подготовится к нему.

Первым делом участники должны познакомиться друг с другом. Ведь кто-то из них работает в разных отделах. В большой компании некоторые люди могут не помнить коллег по имени, а общение в таких условиях создаст лишнюю напряженность.

Затем руководитель должен кратко изложить повестку и факты, нужные для обсуждения — лучше уложиться с выступлением в 5-10 минут, чтобы никто не заскучал.

Далее все зависит от метода проведения. Мозговой штурм — самый свободный из них. Все другие требуют соблюдения регламента. Мозг не способен долго концентрироваться на одном виде деятельности.

Учтите, что совещание дольше часа — это ужас для человеческого терпения и корпоративной продуктивности. Все начнут шуметь, отвлекаться или зевать. Поэтому и выступления каждого участника нельзя затягивать.

Если без этого никак — нужны перерывы на 10-15 минут после каждых 40 минут обсуждения.

Стоит придерживаться повестки, которую руководитель составил при подготовке. Иначе совещание не решит заявленную проблему. Как только начинается обсуждение темы вне повестки, нужно зафиксировать ее на будущее и вернуться к тому, ради чего все собрались.

Все решения, принятые на совещании, нужно зафиксировать — составить протокол с датами исполнения и ответственными по каждой задаче. Согласуйте черновик протокола на месте, а затем разошлите. И пусть его получат даже те, для кого вдруг не оказалось поручений, чтобы люди чувствовали ответственность за решения и причастность к делам компании.

Вот и все, теперь руководителю остается только контролировать исполнение поручений и оценивать результативность совещания.

***

Проанализируйте эффективность прошедших совещаний, чтобы исправить недочеты в подготовке и организации. Четкая структура совещания поможет сэкономить время и поставить четкие задачи исполнителям по итогу мероприятия.

Организация рабочего совещания – дело тонкое

Подскажем приемы, которые помогут вам превратить совещания из поглотителей времени в эффективный способ решения задач. Покажем, как можно составить и утвердить повестку дня, как проинформировать о мероприятии участников, как сузить их число, как мотивировать быстрее решать запланированные вопросы.

«Никакие действия, мероприятия или процессы не могут сравниться по важности поддержания здоровья организации с совещаниями. Несмотря на сложившееся в корпоративном мире негативное отношение к совещаниям, именно они имеют решающее влияние на жизнь организации»

Патрик Ленсиони, автор бестселлеров в жанре бизнес-фикшн, персональный тренер для руководителей крупнейших компаний

Зачем нужны совещания?

Они нужны для обмена информацией, выработки командных решений, оповещения сотрудников о важных переменах… думаю, вы сами можете продолжить этот список. Практика менеджмента показывает, что 90% плодотворных идей возникает при обмене мнениями. Именно поэтому в бизнесе так часто проводятся совещания, конференции, корпоративные собрания и деловые встречи.

И все же очень часто мы воспринимаем совещания как поглотители времени – скучное, утомительное, порой бессмысленное занятие. В некоторых компаниях совещания длятся часами и ничего хорошего после них не происходит.

От них устают сами менеджеры, когда после 2-3-часового марафона «выползают» из переговорной с чувством выполненного долга, но без удовлетворения процессом или результатом.

Судите сами, если совещание затягивается на лишний час, то при количестве участников в 8 человек в общей сложности теряется 8 рабочих часов, а в пересчете на одного человека – целый рабочий день топ-менеджера.

Кроме того, очень часто руководитель из-за большого количества совещаний не успевает к ним готовиться и за 15 минут до начала перекладывает этот груз на подчиненных. Те вынуждены бросать все свои задачи и включаться в поиски необходимой информации.

Бывает и такое, когда руководители приводят на совещание своих подчиненных, которые «нужные цифры помнят», и эти дополнительные люди сидят и также «совещаются». Но у подчиненных ведь тоже есть свои невыполненные задачи! При этом сотрудники подвергаются стрессу и демотивации, зная, что у них «горит» работа, а они тут теряют время попусту.

Говорят, совещания позволяют понять, без какого количества людей компания может работать. Но, как в каждой шутке, здесь только доля шутки, ибо совещания – лакмусовая бумажка, проявляющая настоящее положение дел в компании.

Известный американский экономист Джон Кеннет Гэлбрейт говорил: «Совещания совершенно незаменимы, если вы ничего не хотите делать».

А что хотят делать современные менеджеры? Менеджеры хотят общаться, транслировать информацию, взаимодействовать со своими коллегами, делиться мыслями, мнениями, и об этом говорит статистика.

Читайте также:  «Тонкий лед» совместительства. О чем должен знать работодатель?

Статистика, собранная англичанами и американцами

Исследование лондонской консалтинговой компании STL Microsoft Training, проведенное в начале 2018 года, показало: засильем совещаний, которое всегда считалось проблемой корпораций, в равной степени страдают малые и средние предприятия. Там подсчитали, что сотрудники компаний в среднем посещают 207 совещаний в год, 67% из которых являются непродуктивными, поскольку участники не достигают поставленных целей.

То, что совещания – это по большей части пустая трата времени, давно понимают и сами управленцы. Опросив 182 старших менеджера компаний, занятых в самых разных сферах, исследователи Университета Северной Каролины выяснили:

  • 65% опрошенных считают, что совещания отвлекают их от работы;
  • 71% назвал их непродуктивными и неэффективными;
  • 62% уверены, что с помощью совещаний не удается сплотить команду.

Совещания часто называют пережитком индустриальной эпохи, когда руководители предпочитали действовать директивными методами, не имели современных средств коммуникации и не слишком заботились об эффективности труда. Но это мнение ошибочно: за последние полвека совещания сотрудников стали и чаще, и длиннее, чем были, например, в 1960-е.

«Схватить за грудки» с первых секунд: 10 «золотых» правил публичных выступлений для юристов — Сфера

Многие юристы считают, что пока они не выступают в суде или арбитраже, знания о публичных выступлениях им вряд ли когда-нибудь пригодятся, но это не так, уверен адвокат, глава практики разрешения международных споров в адвокатском бюро «Иванян и партнеры» Бейжу Васани.

Конференции, совещания, юридические форумы, общение с клиентами — во всех этих случаях умение выступать перед большой аудиторией может стать отличным подспорьем в профессиональной деятельности.

Для наработки этого навыка не нужны тайные знания, достаточно помнить о десяти золотых правилах.

«Вне зависимости от того, насколько важна презентация, сколько вам потребуется времени, я советую всегда готовить выступление. Правильным подходом будет прописать все выступление, сделать выжимку, а затем свести ее к минимум, записав на отдельных карточках ключевые тезисы. Это поможет сфокусироваться. Вы будете четко знать, что хотите сказать», — говорит Бейжу Васани.  

Практикуйтесь: вставайте перед зеркалом, записывайте себя на телефон, выступайте перед родными и близкими. Такая репетиция поможет не только подготовиться, но и правильно рассчитать время.

Важно помнить, что публика способна честно слушать спикера около часа, далее восприятие и концентрация снижаются, предупреждает адвокат.

Хороший временной диапазон — 20 минут, но если это крупная лекция, все равно старайтесь контролировать время выступления.  

Бейжу Васани советует в самом начале выступления представить план презентации. Тогда и спикер, и слушатели будут понимать, к чему все движется и на какие опорные пункты стоит обратить внимание. При этом все должно быть простым и понятным абсолютно всем в зале. Не перегружайте выступление фактами и деталями. В конце желательно оставить время на вопросы и ответы.

«Не нужно отвлекаться. Некоторые выступающие любят рассказывать анекдоты, вставлять шутки, и мы теряем время. Все эти дополнительные вещи можно оставить на конец», — отмечает эксперт.  

Другое важное правило, которое поможет структурировать презентацию, — правило трех. Как поясняет адвокат, мозг человека предпочитает воспринимать информацию тройками, будь то цифры, идеи, утверждения. Например, если вы выступаете в арбитражном суде, то можно сказать: «Мой клиент представляет три основных аргумента в данном деле».

Жесты — крайне важный элемент в любом выступлении, но им нужно пользоваться с умом. Они могут стать как мощным инструментом, так и причиной потери концентрации слушателей.

Не суетитесь, не допускайте лишних телодвижений, каждый жест — средство выражения и подчеркивания. Чтобы правильно задействовать язык тела, представьте себе текст речи.

Те слова, которые вы бы хотели графически выделить, в устной речи можно подчеркивать жестами.

«Следующий момент — зрительный контакт. Прямой взгляд очень важен. Иногда на каких-то важных совещаниях спикер смотрит на одного человека, который кажется ему самым важным, и не обращает внимание на остальных, это тоже неправильно», — поясняет Бейжу Васани.  

Улучшить выступление поможет правильное использование пространства. Не только жестикуляция, но даже скорость шага способна многое сказать аудитории. Например, спикер может две минуты ходить и что-то говорить, а потом остановиться и произнести одну ключевую фразу. Такая подача мысли обязательно отложится в голове слушателей.

«Научитесь дышать. Можете предварительно сделать дыхательную гимнастику, используйте диафрагму, не надо дышать полной грудью. 30 секунд правильного дыхания может привести к тому, что у вас изменится и успокоится пульс, добавится энергия и снизится стресс», — рекомендует специалист.   

Важно помнить о паузах, так как это одна из самых сильных техник любого оратора, отмечает эксперт. Пауза — это интрига, некий саспенс, который заставляет зрителей прислушаться и сконцентрировать все внимание на последующих словах.

Не стоит забывать про громкость, высоту голоса, скорость и артикуляцию. «Часто мои коллеги говорят слишком быстро, хотят выплеснуть все свои мысли. Такое ощущение, что им кажется, что аудитория может заскучать. Старайтесь говорить медленнее, позволяйте впитывать каждое ваше слово.

Помните, что нужно проецировать голос и общаться с людьми не только впереди, но и сзади. Мне кажутся скучными те, кто предпочитают использовать монотонный голос, только одну тональность. Иногда можно разогнаться, чтобы продемонстрировать свою страсть, иногда вы, наоборот, успокаиваетесь, уходите глубже в свою мысль.

Вариативность позволяет аудитории следить за вашим выступлением», — подчеркивает адвокат.  

Все, что вы говорите, должно быть привязано к тематике, говорит Бейжу Васани. Если времени не хватает, убирайте в первую очередь то, что не развивает и не углубляют вопрос.

«И еще важно: запоминается то, что в начале и конце. Поэтому в конце возвращайтесь к теме. Обычно перед судом я говорю так: «Господа присяжные заседатели, я начал свое выступление с того…».

Я обеспечиваю идеальное рондо цикличностью выступления», — делится опытом адвокат. 

«Некоторые спикеры начинают с такой фразы: «Спасибо большое организаторам за то, что меня пригласили, это огромное удовольствие присутствовать сегодня здесь. Я впервые на конференции, здесь замечательно, потрясающая погода…». На этом моменте вы потеряли аудиторию», — говорит Бейжу Васани.  

По словам эксперта, людей нужно «хватать за грудки» с самого начала. Обычно у спикера есть только 90 секунд, чтобы завладеть вниманием, и их нужно использовать с толком.

Действенным способом завладеть аудиторией являются повторы, замечает адвокат. Используйте ключевые слова и постоянно к ним возвращайтесь. Самое главное — быть при этом динамичным. Речь не идет о том, чтобы развлекать людей. Однако когда слушатели не чувствуют никакой страсти, видят, что спикер монотонно читает с листа, презентация выйдет не настолько хорошей, подмечает специалист.  

Перед тем, как составлять контент, следует узнать, перед какой аудиторией он будет представлен, и что вы хотите от нее добиться: убедить в каком-то предложении, защитить клиента, преподнести новую идею.

«Конечно, часто аудитория бывает смешанная, но, если вы знаете, что перед вами, например, судьи, которые специализируются на строительном арбитраже, разговаривайте с ними на своем уровне. Если перед вами студенты первого курса, то разговаривать с ними на латыни или использовать сложные строительный лексикон не стоит. Считывайте зал», — объясняет Бейжу Васани.  

При этом всегда нужно гибко подходить к выступлению: где-то прерваться, задать вопрос, перейти к новой теме, если связь с аудиторией теряется.

Нужно верить в то, что вы говорите, быть подлинным в своем поведении. «Не нужно пытаться представить себя кем-то другим, иначе аудитория почувствует этот разрыв. Особенно это важно во время арбитражных разбирательств. Также не читайте с бумажки, иначе вам не удастся убедить. Нужна свободная речь», — подчеркивает адвокат.  

Слайды — прекрасный помощник в любом выступлении. Но они не должны быть перегружены, иначе аудитория будет не слушать вас, а пытаться успеть прочитать полотна текста. Пишите короткие тезисы, которые станут ключевыми фразами вашего устного выступления, так слушатели точно не потеряют мысль. Воспринимайте слайды как дорожную карту.  

«Можно использовать визуализацию. Очень здорово, когда выводят информацию в схему, когда мы видим что-то красивое, какой-то график, где кратко представлена информация.

В таком случае вы убеждаете членов трибунала, что проблема не у вас, это что-то у другой стороны.

Мне также нравится заранее распечатывать материалы, я их раздаю членам арбитражного суда и, может быть, всем присутствующим», — советует Бейжу Васани.

Как и с презентациями, различные технические средства могут стать как другом, так и врагом. Именно поэтому эксперт настоятельно рекомендует протестировать все заранее: проверить звук и картинку. Это особенно важно на виртуальных слушаниях. Во время онлайн-выступлений уже нельзя в той же мере использовать язык тела, смотреть в глаза, почувствовать энергию аудитории.

Как научиться преодолевать страх перед аудиторией и контролировать эмоции во время выступлений? На эти и другие вопросы Бейжу Васани ответил в своем вебинаре «Десять золотых правил публичных выступлений: как эффективно привлечь и заинтересовать аудиторию».

Источник изображения: flickr.com

Leave a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *