Бывает, что документы приходят в негодность, теряются или даже похищаются.
Что же делать, если вы лишились такого важного документа, как трудовая книжка.
Порядок восстановления трудовой книжки регулируется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателя, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 и Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. №69.
Нужно сразу отметить, что, хотя мы и будем далее в статье использовать термин «восстановить утраченную трудовую книжку», по существу этот термин не совсем верен.
Никто вам не изготовит новую трудовую книжку с абсолютно теми же записями, буква в букву, взамен утраченной.
Правильнее будет говорить о выдаче дубликата трудовой книжки. Указанный дубликат выдается не только при непосредственной утере трудовой книжки, но и при приведении подлинника трудовой книжки в негодность (обгорела, порвана, испачкана).
- Также вы можете потребовать выдачи дубликата трудовой книжки, если в первоначальную трудовую книжку вам была внесена запись об увольнении или переводе на другую работу, признанная впоследствии недействительной.
- Это, пожалуй, единственный случай, когда дубликат будет максимально соответствовать оригиналу, так как в дубликат из трудовой книжки будут перенесены все записи, кроме той, которая была признана недействительной.
- Но и в этом случае в дубликате не будет ни печатей организаций, где вы работали ранее, ни подписей кадровых работников с предыдущих мест работы.
Кто восстанавливает трудовую книжку
Обязанность по восстановлению трудовой книжки возложена на последнего работодателя.
Однако следует учесть, что эта обязанность возникнет у него только (!) после того, как вы напишите ему заявление о выдаче дубликата трудовой книжки.
Кого же именно считать последним работодателем из тех, у кого вы работали ранее, зависит именно от вашего выбора.
Бывали случаи, когда работников «увольняли по статье» и, чтобы избавиться от «плохой» записи в трудовой книжке, эти работники якобы теряли трудовую и обращались за её восстановлением не к последнему работодателю, а к более раннему.
- Также о факте утраты или порчи трудовой книжки вы можете заявить и при устройстве на работу к новому работодателю, к которому только устраиваетесь.
- Тогда обязанность выдачи дубликата трудовой книжки будет возложена на него.
- Почему же трудовую книжку должен восстанавливать работодатель, причем чаще всего бывший?
- Ведь потеряли трудовую книжку скорее вы сами, тогда как работодатель вашу трудовую книжку хранил настолько ответственно, что отказывался выдавать её даже вам.
- Более того, за нарушение порядка хранения трудовых книжек кадровику грозило дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения.
- Объясняется это в основном двумя моментами:
- Во-первых, ведение трудовой книжки, в том числе внесение в неё записей и их содержание, требует определенных знаний, которыми обладает не всякий работник, не искушенный в области кадрового делопроизводства.
- Неправильно же внесенная запись может повлечь для вас негативные последствия.
- Вас, например, могут не взять на государственную или муниципальную службу, не засчитав период стажа работы по специальности, или вам будет назначена пенсия в размере меньшем от возможного.
- Хотя нужно признать, что и опытные кадровики допускают ошибки, за исправлением которых приходится обращаться в суд.
- Во-вторых, заполнение трудовой книжки именно работодателем лично, в случае ИП, или кадровым работником, то есть должностным лицом, отвечающим за внесенные им записи, правильность которых он заверяет собственной печатью и подписью, в какой-то степени ограждает будущих работодателей от произвола работников.
Можно представить, какая бы царила неразбериха, если бы работники писали себе в трудовые книжки записи по своему разумению и желанию.
Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки
- Непосредственно правилами ведения трудовых книжек форма заявления о восстановлении трудовой книжки не предусмотрена, но, так как от правильности этого заявления зависит реакция работодателя, мы приведем образец такого заявления и отметим некоторые особенности его составления и вручения.
- Итак:
- В соответствии с действующими правилами дубликат трудовой книжки должен быть выдан работодателем по последнему месту работы.
- О том, что последним работодателем являлся именно ООО «Компакт» говорит первый абзац приведенного заявления.
- Второй абзац содержит в себе основание обращения за дубликатом трудовой книжки – утеря, кража, приведение в негодность.
- Причем, если утрата трудовой книжки ничем подтверждаться не должна, да и не может, в случае порчи трудовой книжки целесообразно будет эту испорченную книжку приложить к заявлению, отметив, естественно, факт передачи испорченной трудовой книжки в тексте заявления.
На возможное возражение об отсутствии такого преступления, как хищение трудовой книжки, сошлюсь на ч. 2 ст. 325 Уголовного кодекса РФ, которая предусматривает ответственность за «похищение у гражданина паспорта или другого важного личного документа».
- Несомненно, что трудовая книжка является важным документом.
- Поскольку бывшему работодателю не очень-то хочется заниматься вашими проблемами, третий абзац напомнит работодателю, что, в соответствие с действующими правилами, дубликат трудовой книжки должен быть изготовлен и выдан в течение 15 дней с даты обращения.
- Во избежание споров об этой дате обращения заявление рекомендуется делать в двух экземплярах.
- Один экземпляр вручается секретарю или иному должностному лицу, ответственному за прием корреспонденции, а на втором экземпляре, который останется у вас, делается отметка о вручении, обязательно с проставлением даты.
- Если соответствующий работник отказывается делать отметку, заявление (в одном экземпляре) нужно отправить по почте заказным письмом с уведомлением и описью вложения.
- Тогда 15-дневный срок начнет течь с даты, указанной в почтовом уведомлении о вручении.
- Исключением является ситуация, когда дубликат трудовой книжки делает текущий работодатель, трудовой договор с которым действует в настоящее время.
В этом случае ни о каких 15 днях речи идти не может. Дубликат трудовой книжки вы получите только при увольнении.
На основании каких документов вносятся записи в дубликат трудовой книжки
В соответствии с правилами ведения трудовых книжек записи в дубликат трудовой книжки вносятся на основании надлежаще оформленных документов.
К таким документам могут относиться:
- письменные трудовые договоры;
- справки, выдаваемые работодателямис предыдущих мест работы;
- справки из государственного или муниципального архива, подтверждающие периоды работы у предыдущих работодателей;
- выписки из приказов о приеме на работу (увольнении) или их копии;
- лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы;
- решение суда об установлении трудового стажа и т.п.
Под фразой о надлежащем оформлении указанных документов подразумевается, что все документы должны быть представлены в подлинниках или в копиях, заверенных надлежащим образом.
То есть в любом случае, подлинник это или копия, документ должен иметь «живые» подписи и печати.
В связи с этим хочется отметить некоторые разночтения между Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 и Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. №69.
- Если в первом к документам, на основании которых в дубликат трудовой книжки вносятся записи, относятся также копии приказов о приеме на работу (увольнении), то в Постановление Минтруда к таким документам относятся только оригиналы, с которых сам работодатель по последнему месту работы снимает копии и сам же заверяет.
- В этом отношении Постановление Минтруда не очень обоснованно, ведь зачастую на руки работнику выдается даже не копия приказа, а лишь выписка из него, которую, строго говоря, никак к оригиналу приказа не отнесешь.
- Благо, что Постановления Правительства имеет более весомую юридическую силу, которая нивелирует противоречия в указанных нормативных актах.
- Работодатель обязан содействовать в сборе указанных документов, но фактически он ограничен в своих действиях.
- Ему каждый раз будет необходимо доказывать, что он запрашивает личные данные не просто так, а в рамках содействия работнику.
- Сам же гражданин, как непосредственный участник трудовых правоотношений, может собрать все документы с меньшими временными затратами.
- Посмотрите ментальную карту, где рассказано о пределах материальной ответственности работника
- Или узнайте ЗДЕСЬ сколько мы должны работать
Какие записи вносятся в дубликат трудовой книжки
В общем, правила заполнения дубликата трудовой книжки те же, что и первоначальной трудовой книжки.
Однако, так как редко удается собрать все приказы о приеме и увольнении, о поощрении, присвоении классных чинов (именно сами приказы, а не документы с ссылками на эти приказы), существуют требования к минимально необходимым записям в дубликат трудовой книжки.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.
После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке:
- в графе 2 (форма трудовой книжки с разбивкой по графам указана ниже ) указывается дата приема на работу;
- в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник. Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.
- Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора),
- а в графе 3 — причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные. В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.
- В графе 4 указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.
Особенностью внесения записей именно в дубликат трудовой книжки является то, что, если в первоначальной трудовой книжке основанием внесения записи является именно приказ, в дубликате это может быть другим документом, который лишь содержит ссылку на приказ или трудовой договор.
Так вот в дубликат записываются реквизиты именно такого документа (например выписка из архива, судебное решение и т.п.), даже если в таком документе есть ссылка на приказы о приеме (переводе, увольнении) работника.
| N записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указаниемпричин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
| число | месяц | год | |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
Пункт 34 Постановления Правительства РФ №225 предусматривает случай, когда в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) происходит массовая утрата трудовых книжек.
- Можно отметить несколько особенностей при таком массовом восстановлении, в отличие от оформления дубликата трудовой книжки в индивидуальном порядке.
- Так, в целях восстановления трудовых книжек работает не один только кадровый работник, а целая комиссия по установлению стажа.
- Причем комиссия эта создается органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а не исключительно пострадавшей организацией.
- В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.
- Если в индивидуальном порядке трудовой стаж может быть подтвержден только документами, то в случае массовой утери трудовых книжек стаж, при отсутствии каких-либо документов, может устанавливаться на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе.
- Предусмотрено, что внесение записей в дубликат трудовой книжки производиться на основании акта комиссии, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.
Насколько обязательно восстанавливать утраченную трудовую книжку
- С одной стороны, в соответствии с существующими правилами, работник обязана подать заявление о восстановлении трудовой книжки в случае её утраты или порчи.
- Также трудовая книжка является одним из документов, обязательных к предъявлению при устройстве на работу, за исключением случаев заключения трудового договора впервые или работы по совместительству, и за отсутствие трудовой книжки работодатель может быть подвергнут наказанию.
- При этом, однако, для работника никакой ответственности за неисполнение обязанности по подаче заявления о выдаче дубликата трудовой книжки не установлено.
Более того, статья 65 Трудового кодекса РФ предусматривает, что в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.
И эта новая трудовая книжка никоим образом не будет являться дубликатом старой, утерянной или поврежденной.
Таким образом, говорить о безусловной необходимости восстановления трудовой книжки не приходится, особенно с учетом того, что, если ранее трудовая книжка была необходима для подтверждения своего трудового стажа при назначении трудовой пенсии, то с 1997 года все сведения о трудовом стаже конкретного гражданина хранятся в Пенсионном фонде в рамках индивидуального (персонифицированного) учета, и трудовые книжки в виде бумажного документа при назначении пенсии свою роль утрачивают.
Скачать Образец заявления о выдаче дубликата трудовой книжки.
Трудовая книжка утеряна в 2021 году: как восстановить документ?
Нахожусь в отпуске по уходу за ребенком. Организация, в которой ранее работала, ликвидирована. Трудовую книжку выдали мне на руки вместе с другими документами, но при переезде она была утеряна. Как восстановить документ? Куда обращаться и что делать, если трудовая книжка найдется?
То, что работник потерял трудовую книжку, не означает, что утрачена вся информация о трудовом стаже. В большинстве случаев она есть в базе Пенсионного фонда России, а также ее можно подтвердить документами предыдущих работодателей.
В случае утери/порчи работником трудовой книжки законодательство регламентирует возможность получить ее дубликат или оформить новую. В новую трудовую книжку сведения о предыдущей работе не вносятся.
Трудовую книжку восстанавливает работодатель
При работе с трудовыми книжками необходимо руководствоваться нормами Трудового кодекса РФ, а с 1 сентября 2021 года — и новым Порядком ведения и хранения трудовых книжек[1].
Если работник потерял трудовую книжку в период, когда не работал, и при трудоустройстве в заявлении сообщил об этом новому работодателю, работодатель оформляет новую трудовую книжку (не дубликат).
Дубликат трудовой книжки по заявлению лица, ее утратившего (пример), может оформить только работодатель по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжку.
В срок не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления (п. 27 Порядка) работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки с внесенными в него записями в т. ч.
об общем стаже, сведениях о награждениях и поощрениях[2].
- Документы, подтверждающие трудовой стаж, работник может запросить как у прежних работодателей (их правопреемников), так и в государственном либо муниципальном архиве (если прежний работодатель ликвидирован или прекратил свою деятельность).
- Также работник может принести сведения о трудовой деятельности по форме СТД-ПФР[3], полученной им в ПФ РФ.
- Если у работника на руках есть нотариально заверенная копия трудовой книжки, ему не надо собирать дополнительные документы.
- Если работник имеет незначительный трудовой стаж, при приеме на работу он может написать заявление об оформлении ему новой трудовой книжки, а не дубликата.
[1] Утвержден Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Далее — Порядок.
[2] Дубликат трудовой книжки заполняется в соответствии с требованиями п. 28 Порядка.
Отвечает ли работодатель за невыдачу трудовой книжки при увольнении, если ее не было при приеме на работу
Может ли уволенный работник требовать от работодателя компенсацию за несвоевременный возврат трудовой книжки, которой у него не было? В вопросе разбирался Восьмой кассационный суд общей юрисдикции (определение от 24.11.2020 № 88-17980/2020).
Что случилось
Бухгалтеру при увольнении не была выдана трудовая книжка. В результате она в течение полугода не могла трудоустроиться. Обратившись к работодателю, бухгалтер потребовала вернуть ей трудовую книжку, а также выплатить компенсацию за все время вынужденного прогула.
Работодатель в удовлетворении этих требований отказал.
Отказ был мотивирован тем, что в отделе кадров трудовой книжки сотрудницы не было. При трудоустройстве книжку она не предъявляла, о ее утрате не заявляла и не просила работодателя завести новую. Трудовая книжка на нее не велась, и работодателю нечего было возвращать. Поэтому он считал, что у сотрудницы не было оснований требовать компенсацию за несвоевременный возврат трудовой книжки.
Тогда уволенная сотрудница обратилась в суд с иском, в котором просила выдать ей трудовую книжку и выплатить денежную компенсацию.
Свои требования она обосновывала тем, что обязанность по вручению увольняемому работнику трудовой книжки действующим трудовым законодательством возложена на работодателя.
Работодатель в любом случае обязан выдать работнику трудовую книжку в день его увольнения. Поэтому непредъявление трудовой книжки при трудоустройстве не освобождает работодателя от заведения на работника новой трудовой книжки и ее выдачи в момент увольнения.
В противном случае работодатель должен возместить работнику доход, который он не смог получить по причине отсутствия трудовой книжки.
Что решил суд
Рассмотрев материалы дела, суд кассационной инстанции встал на сторону уволенной работницы и признал действия работодателя незаконными. Суд разъяснил, что в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним окончательный расчет (ст. 84.1 ТК РФ).
При этом работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться (ст. 234 ТК РФ). Такая обязанность, в частности, наступает, если заработок не получен в результате задержки работодателем трудовой книжки.
При отсутствии у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой или повреждением работодатель обязан оформить новую трудовую книжку (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, и работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней (ст. 66 ТК РФ).
В спорном случае истец при поступлении на работу к ответчику обязана была предъявить трудовую книжку, а работодатель имел право потребовать ее предъявления. В случае отсутствия у истца трудовой книжки работодатель должен был взять у работника заявление и не позднее недельного срока со дня приема на работу оформить новую трудовую книжку.
Данных действий работодатель не выполнил. Поэтому задержка выдачи трудовой книжки уволенной сотруднице произошла именно по вине работодателя, вследствие чего она была лишена возможности трудиться и получать заработную плату.
В связи с этим судьи удовлетворили исковые требования уволенной сотрудницы, взыскав с работодателя компенсацию в размере 105 744 рублей.
Источник: канал БУХ.1С в Яндекс.Дзен
Как восстановить утраченную трудовую книжку? — Лайфхакер
Этот вопрос прислал наш читатель. Вы тоже можете задать свой вопрос Лайфхакеру — если он будет интересным, мы обязательно ответим.
Как восстановить утраченную трудовую и какие есть обязательства у работодателя?
Сергей
Если вы потеряли трудовую книжку, не расстраивайтесь. Лучше вспомните, что весь 2020 год был посвящён переходу на так называемые электронные трудовые. С 1 января 2020 года все сведения о трудовой деятельности работника передаются напрямую в Пенсионный фонд Российской Федерации.
Поэтому просто зайдите на официальный сайт Пенсионного фонда и в личном кабинете закажите выписку СТД‑ПФР (Сведения о трудовой деятельности). Она формируется буквально за минуту, и в ней вы увидите всю информацию о вашей трудовой деятельности начиная с 2020 года.
А совсем недавно, с декабря 2020 года, в этой выписке начала отображаться информация до 1 января 2020 года. Но только в виде наименования работодателя и периодов работы. Вы не найдёте названия должностей, переводов и причин увольнения. Эту информацию можно будет добавить с 7 марта 2021 года, самостоятельно обратившись в Пенсионный фонд со своей бумажной трудовой книжкой.
Далее обратитесь к своему последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Он должен сделать это не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.
В дубликате работодатель может указать только те сведения, что были представлены работником. В идеале нужны справки от предыдущих работодателей, но и выписка СТД‑ПФР, которую мы получили на сайте Пенсионного фонда, тоже годится .
Кроме этого, в дубликате работодатель должен указать ваш общий стаж работы суммарно. Например: «Общий стаж работы 5 лет, 4 месяца, 23 дня». Такая запись делается только в том случае, если у вас были предыдущие места работы.
Иногда трудовую книжку может потерять и работодатель. Но и в этом случае заниматься восстановлением придётся работнику. А порядок действий особо не меняется.
Впрочем, работодатель обязан оказать содействие в получении указанных документов. Как правило, он просто даёт работнику сопроводительное письмо, в котором просит предыдущих работодателей предоставить справку о периоде работы с указанием всех приказов о приёмах, переводах и увольнениях.
Но если работодатель отказывается содействовать таким образом, то законом не предусмотрены методы воздействия на него. Поэтому всегда старайтесь сохранять документы с предыдущих мест работы. Тогда восстановить запись и стаж будет намного проще.
Что делать, если потеряна трудовая книжка?
Есть строгие правила, регулирующие заключение трудового договора. Работник обязан ознакомиться с условиями работы, поставить свою подпись в соглашении и предоставить личные документы. Паспорт, ИНН, СНИЛС трудовая книжка — вот обязательный минимум, без которого вас вряд ли примут на работу.
И если паспорт и идентификационные номера налогоплательщика и застрахованного гражданина вы подаете не в оригинальном виде (в личном деле хранятся копии), то трудовая книжка должна быть не просто оригинальной, а еще и подлинной.
Именно в ней фиксируется факт приема на работу и все должностные движения, влияющие в итоге на страховой стаж.
Но что делать, если трудовая книжка утеряна? Как устроиться на новую работу? Если трудовую книжку потеряли вы сами, то вариант один — восстанавливать сведения о стаже и заполнять новый документ.
В тех случаях, когда книжку теряет работодатель (не важно, новый или предыдущий), срабатывает другой алгоритм действий. Если же руководство компании, из которой вы ранее уволились, не идет вам навстречу, то обращайтесь к юристу и подавайте в суд.
Восстановление утерянных данных — это обязанность работодателя, и пренебрежение этой обязанностью должно наказываться по всей строгости закона.
- Хотите разобраться, но нет времени читать статью? Юристы помогут
- Поручите задачу профессионалам. Юристы выполнят заказ по стоимости, которую вы укажете
- С этим вопросом могут помочь 59 юристов на RTIGER.com
Решить вопрос >
Трудовая книжка утеряна работником
Потеря трудовой книжки — это серьезно. Это не как с паспортом, который можно восстановить в течение месяца, подав обращение на сайте государственных услуг.
В данном случае не получится купить новый бланк и просто заполнить его заново.
Если трудовая книжка утеряна, вам придется очень долго и кропотливо собирать сведения о своем стаже, трудовых перемещениях и соответствующих приказах и распоряжениях у всех работодателей.
Хорошо, если вы сменили не так много мест работы или же только начали свою трудовую деятельность — тогда вам не нужно делать слишком много движений для восстановления трудовой книжки.
Но если вы постоянно меняли места работы или (еще хуже) переезжали в другой город, то мы вам не завидуем. Остается только собирать, собирать и собирать. И, как вы понимаете, далеко не все работодатели с удовольствием копаются в архивах и предоставляют данные о вашем стаже.
Но это все детали. Мы же расскажем, что вам нужно сделать, если трудовая книжка потеряна по вашей вине.
Итак, трудовая книжка потеряна. Куда идти, к кому обращаться в первую очередь? Мы изначально подразумеваем ситуацию, что потерянная книжка может быть только у уволенного работника, так как во время трудоустройства работодатель обязан хранить документ у себя (в сейфе).
Трудовую книжку нельзя выдавать на руки работнику, делать это запрещено даже в тех случаях, когда сотруднику требуются трудовые сведения для вышестоящих инстанций (налоговая инспекция, Пенсионный фонд). Кадровик оформляет заверенную копию по запросу. И хорошо бы, чтобы она у вас осталась.
Тогда вам фактически ничего не придется делать — если потерян оригинал трудовой книжки, то просто передайте официальную копию новому работодателю.
Если же у вас нет никаких документов, подтверждающих ваш стаж, обращайтесь в кадровую службу предыдущего работодателя и пишите заявление. В обращении указывайте, что трудовая книжка потеряна, описывайте обстоятельства, при которых это произошло, и запрашивайте кадровые сведения.
Если у вас остались ваши экземпляры договоров и дополнительных соглашений с работодателем, расчетные листки с указанием должности и начислений, приказы о кадровых перемещениях (ну а вдруг!) — отлично, прикладывайте их в дополнение к заявлению, это ускорит процесс восстановления утерянной трудовой книжки.
Важный момент — никто не будет заново расписывать каждый период работы и каждое кадровое передвижение. Вам нужно подтвердить трудовой и страховой стаж (а для этого и нужна трудовая книжка), кадровик будет вносить записи блоками и ссылаться на распорядительные документы.
Именно поэтому всегда важно иметь на руках копию трудовой, заверенную не только работодателем, но и нотариусом. И если вы потеряли трудовую книжку, вам придется:
- Решить, что вы хотите делать. Завести новый документ или восстановить старый — решаете только вы. И действительно, если в трудовой зафиксировано несколько незначительных должностей, а стаж составляет от силы год, то нет смысла гоняться за такими сведениями. Если же страховой стаж значительный и в будущем повлияет на пенсионные начисления, то восстановить документ действительно необходимо.
- Обратиться к предыдущему работодателю (начальнику кадровой службы) за восстановлением трудовой. Точнее, за оформлением дубликата. Вот что должен делать работник по закону — если вы обнаружили пропажу трудовой книжки, незамедлительно пишите заявление работодателю по последнему месту работы (пп. 31–32 ПП РФ № 225 от 16.04.2003). Кадровик оформляет дубликат в течение 15 дней. В документ вносят сведения о непрерывном стаже и награждениях у всех предыдущих работодателей, а также информацию по последнему месту работы. Записи вносятся в обобщенном виде и со ссылками на распорядительную документацию.
- Попросить оформить трудовую у нового работодателя. Если вы устроились на новую работу, но при этом ваша трудовая книжка потеряна, вот что вы можете сделать — написать заявление об оформлении нового регистра на имя руководителя (ст. 65 ТК РФ). Если ваше обращение будет обоснованным и аргументированным, вам не откажут. Но учтите — сведения о предыдущем стаже никто туда вносить не будет. Вам оформят новый документ, где первой строкой будет стоять запись о приеме на работу именно у этого работодателя.
Все эти правила касаются не только потери, но и порчи трудовой.
Если сведения восстанавливаются, то делается это так: приобретается новая трудовая книжка, на первой странице бланка строгой отчетности в правом верхнем углу указывается «дубликат», сведения о сотруднике формируются в соответствии с персональными документами (паспорт, диплом об образовании), информация о стаже заполняется по локальным распорядительным документам. Стаж у другого работодателя отмечается в обобщенном виде.
Но есть еще один нюанс. Что делать работнику, если трудовая книжка требует срочного восстановления, а предыдущий работодатель ликвидировался? Первый вариант — проверить, была это окончательная ликвидация или же реорганизация.
Если бывший работодатель реорганизовал свою структуру и присоединился к другой компании, то восстановить документы вполне возможно.
В случае окончательной ликвидации все документальные регистры (в том числе и кадровые документы) передаются в городской/районный архив. Бывший работник может обратиться в архивную службу и восстановить данные по кадровым перемещениям.
Приказы, трудовые договоры, зарплатные ведомости с указанием должности, расчетные листы, табеля учета рабочего времени — все это основания для включения сведений в дубликат трудовой.
Если же бывший работодатель до сих пор активно функционирует и отказывается предоставить вам необходимую информацию, пишите жалобу в Региональную трудовую инспекцию и подавайте в суд.
Судебные органы обяжут руководство не только восстановить положенные сведения, но и выплатить компенсацию в размере упущенной выгоды за все то время, что вы не работаете по причине отсутствия трудовой книжки, а также погасить юридические и моральные издержки.
Трудовую книжку потерял работодатель
Но бывает и обратная ситуация — когда трудовая книжка потеряна самим работодателем. В таких случаях вся ответственность ложится на руководство — самому работнику ничего делать не нужно (писать заявление о восстановлении, обращаться к предыдущим работодателям), даже бланк трудовой книжки работнику обязаны предоставить там, где ее потеряли.
Причина потери также не имеет значения.
Потерял ли документы кадровик, произошла ли в организации массовая утеря, было ли в компании чрезвычайное происшествие (например, пожар), в результате которого испортились все документы — все это неважно, потому что ответственность за хранение трудовых книжек несет исключительно работодатель.
Порядок восстановления для кадровика ничем не отличается от тех действий, которые предпринимает сам работник. С одним уточнением — собирать всю информацию придется ответственному сотруднику.
Перед тем как начать восстановление, необходимо сформировать базу — подготовить распорядительные документы по каждому сотруднику. Если у человека данная организация — не первое место работы, то стаж будет указываться обобщенно по каждому предыдущему работодателю. Вот что нужно делать, чтобы подготовить дубликаты трудовых книжек:
- определить количество испорченных или пропавших трудовых книжек;
- собрать все основания для внесения записей — договоры, приказы, бухгалтерские регистры;
- поднять отчетность в Пенсионный фонд — формы СЗВ-К;
- запросить у работника выписку из его страхового счета по форме СЗИ-5 (по возможности);
- проверить информацию по предыдущим местам работы.
После того как все сведения будут в наличии, кадровик сверяет данные и заполняет дубликаты.
Следующее, что делает ответственное лицо — уведомляет работников о том, что их трудовые книжки восстановлены (вам обязательно понадобится роспись каждого сотрудника). Запомните, все нужно делать оперативно и по закону.
Трудовая книжка — это официальный и юридически значимый бланк, и работники вполне могут подать коллективную жалобу или иск, если что-то случится с их персональными документами.
- Источники:
- О выдаче дубликата трудовой книжки
- О документах, проверяемых при заключении трудового договора
Электронная трудовая книжка: ответы на популярные вопросы
С какой даты вводятся электронные трудовые книжки на территории Российской Федерации?
— Ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде началось с 1 января 2020 года.
Вместе с тем термина «электронная трудовая книжка» ТК РФ не содержит. Статья 66.1 ТК РФ говорит о сформированной работодателем в электронном виде основной информации о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (сведения о трудовой деятельности). Сведения о трудовой деятельности ведутся работодателем только в электронном виде.
- Источник 1 и Источник 2
- Какие сведения вносятся в электронную трудовую книжку?
- — Это информация о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах работника на другую постоянную работу, об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора, об установлении второй и последующей профессии или иной квалификации, а также другая предусмотренная ТК РФ или иным федеральным законом информация.
- При этом информация, содержащаяся в сведениях, в основном повторяет информацию, содержащуюся в трудовой книжке.
- Источник
В трудовую книжку в бумажной форме сведения о награждении вносятся, а в ЭТК — нет. Почему?
— В сведения о трудовой деятельности информация о награждении за успехи в работе не вносится, потому что такая обязанность работодателя законодательством РФ не установлена. Представляемая работодателем в ПФР форма «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)» также не содержит раздела для указания сведений о награждении за успехи в работе.
- Источник
- Что должен сделать работодатель в связи с введением электронной трудовой книжки?
- — До конца 2020 года работодатели должны:
- принять или изменить локальные нормативные акты с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии);
- подготовить и обсудить с уполномоченными представителями работников изменения в соглашения и коллективные договоры в порядке, установленном ТК РФ;
- обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР;
- до 31 октября 2020 года включительно уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор, подав письменно одно из заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде.
Источник: Ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», п.2 постановления Правительства РФ от 19 июня 2020 № 887 «Об особенностях правового регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в 2020 году»
Нужно ли рассылать уведомление о формировании сведений о трудовой деятельности в электронном виде внешним совместителям, если трудовые книжки на них ведут на основной работе? Необходимо ли от них получать заявления на ведение бумажных трудовых книжек, если книжки ведутся в основной организации?
— Нет, не нужно. При оформлении трудовых отношений по совместительству работник трудовую книжку не представляет. В связи с тем что работодатель не ведёт трудовые книжки работников-совместителей, уведомлять их о переходе на ЭТК и получать заявления на ведение бумажных трудовых книжек нет необходимости.
Источник
Уведомления о переходе на электронные трудовые книжки с подписью работника об ознакомлении нужно хранить в личных делах? Подшивать ли их к делу при увольнении сотрудника? Хранить ли их в отдельных папках?
— Хранить уведомления работодатель вправе как в личном деле, так и в общей папке.
Источник
Разъясните порядок действий работодателя с заявлениями о выборе способа ведения трудовой книжки.
После выдачи трудовой книжки на руки работнику заявление о выборе ЭТК вкладывается в трудовую книжку или хранится у работодателя, которому подано заявление? Какой срок и порядок хранения такого заявления? Где хранится заявление о выборе бумажной трудовой книжки? Если оно остается у прежнего работодателя, то как новый работодатель узнает о том, что работник уже сделал выбор о продолжении ведения бумажной трудовой книжки и дату этого заявления, ведь в данном случае СТД-Р работник не предоставляет?
— Если гражданин не впервые поступает на работу, то при заключении трудового договора он обязан предъявить работодателю трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен трудовой книжки.
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения утверждён Приказом Росархива от 20.12.2019 № 23. В настоящее время заявления о выборе способа ведения трудовой книжки в этот перечень не внесены. Вероятно, работодателю следует определить срок хранения указанных заявлений самостоятельно — не менее 5 лет.
Источник
Что делать, если работник в отпуске или на больничном и поэтому не успевает обратиться к работодателю с заявлением о сохранении бумажной трудовой книжки?