Если постоянно заваливает работой и домашними делами, возможно, стоит пересмотреть подход к планированию. Управление временем — целая наука. Рассказываем, как работает тайм-менеджмент и как управлять своим временем
Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.
Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.
Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают.
Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях и не отклоняться от курса.
Принципы тайм-менеджмента
Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.
- Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
- Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
- Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.
Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.
Лучшие методы тайм-менеджмента
1. Подготовка с вечера
Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.
План задач на завтра можно составлять в блокноте на бумаге или в приложении
2. Хотя бы N минут
Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять.
По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией.
Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.
3. Дедлайны
Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией.
Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3].
При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.
4. Поедание «лягушки»
Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.
5. Мелкие задачи
Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].
6. Автофокус
Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение.
Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас.
Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.
7. Сделайте это завтра
Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.
Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.
Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».
8. Деление большой задачи
Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать.
Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования».
Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.
9. Одна задача в один промежуток времени
Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8].
Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить.
Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.
10. Методы фиксированного времени
Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.
Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.
Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.
Чаще всего таймер Pomodoro выглядит так ( bakunin.com)
Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.
Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.
Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.
11. Принцип девяти дел
Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.
Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям.
По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели.
Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.
12. Канбан
Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать.
Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.
Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.
13. Хронометраж
Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.
- Зафиксировать. В течение нескольких недель раз в один-два часа фиксируйте выполненные задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Дела на две-три минуты можно опустить. Цель этапа — фиксация, стороннее наблюдение за собой.
- Найти важное. По прошествии этих недель отметьте в той же тетради, когда время было потрачено с пользой, когда можно было сделать задачу быстрее, а когда время пропало впустую.
- Планировать. Скорректируйте расписание и процесс работы на основе своей статистики.
14. Матрица Эйзенхауэра
Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.
Матрица Эйзенхауэра
- Важно и срочно — сделать. Это задачи с дедлайнами. Например, завершить проект для клиента, отправить черновик статьи, ответить на важные письма, забрать детей из школы. Если их не сделать, это чревато неприятными последствиями.
- Важные и несрочные — запланировать. Это дела без крайнего срока, которые, нужны для вашего роста. Например, сходить в спортзал, заняться изучением иностранного языка, пойти на нетворкинг-сессию. Такие дела нужно планировать заранее, чтобы не потерять.
- Неважные и срочные — делегировать. Рутина, которая не требует специфических навыков. Например, выложить посты в блог, приготовить еду, сделать рассылку для коллег, поставить одежду в стирку. Эти задачи стоит делегировать, чтобы освободить время для важных и срочных.
- Неважные и несрочные — удалить. Это занятия, которые не приносят пользы в работе и не помогают достигать цели. Например, листать ленту в соцсетях, играть в видеоигры, смотреть телевизор. Такие дела забирают много времени, поэтому их нужно контролировать или отказаться вовсе.
15. Тайм-менеджмент по хронотипу
Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:
- «Медведи». Им комфортно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а отход ко сну должен быть не позднее 23 часов.
- «Львы». Могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 до 17, уйти на боковую им лучше до 22:30.
- «Волки». Очень тяжело встают по утрам, их время с 7:30 до 12 часов, эффективно работают до 20 часов и легко уходят спать в 00:00.
- «Дельфины». Люди с беспокойным режимом сна, поэтому даже если они встают с 6 до 10, могут легко заснуть обратно. Чтобы уснуть к полуночи, им нужно убрать любые экраны за два часа до сна. Пик их активности — с 10 до 18 часов.
Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше.
Приложения для управления временем
Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.
- Focus To-Do — таймер Pomodoro и таск-менеджер одновременно.
- Trello — канбан-доска для личных нужд и работы в команде.
- Forest — таймер для телефона: пока вы не трогаете свой смартфон, на его экране растет дерево. Стоит вам разблокировать его в неположенное время, дерево погибает.
- Notion — база данных для хранения и систематизации практически любой входящей информации.
- Todoist — планировщик, который можно настроить под разные методы планирования, в том числе матрицу Эйзенхауэра.
- SingularityApp — таск-менеджер, который умеет переделывать письма из электронной почты в задачи.
Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.
Секреты правильного тайм-менеджмента для юристов | Legal IT
Юристу достаточно сложно охватить все: и ответить на звонки, и отследить изменения законодательства, и сделать текущие дела, и поработать на перспективу. Часто просто рук не хватает объять необъятное и все успеть.
Многие юристы пытаются соблюдать простые правила тайм-менеджмента:
- вести ежедневники,
- все записывать,
- смотреть календари судебных заседаний
- и вести собственные.
Но часто это не эффективно, поскольку много времени тратится на записывание тех дел, половину из которых не сделаешь. Поэтому в тайм-менеджменте очень важно соблюдать некоторые важные правила.
Определите стратегические цели
Часто юристы планируют свои дела не в стратегических целях, например, стать успешным адвокатом или выйти на международный уровень, а планируют только повседневные дела. Потом жалуются, что их жизнь превратилась в рутину и они не могут справиться со стрессом. Но любой юрист работает для того, чтобы состояться в профессиональном плане прежде всего. Для этого нужно видеть конечную цель.
Хотите стать известным адвокатом как Плевако или Кони? Перенимайте их опыт, учитесь ораторскому искусству, не лишним будет и зарубежное образование. Вместо этого многие юристы просто сидят и мечтают о своей карьере, ничего не планируя в стратегических целях.
Любой тайм-менеджмент нужно начать с целепологания — выбрать одну или несколько глобальных целей, к которым вы хотите идти душой и сердцем, и написать те действия, которые нужно предпринять для того, чтобы этой цели достичь.
Чтобы идти вперед, а не увязнуть в повседневности, нужно понять, куда вы идете.
Многие российские юристы не воспринимают зарубежные корпоративные ценности, такие как стратегия и миссия компании.
Они кажутся чуждыми в работе с большим массивом документов и данных, но в целеполагании есть здравое зерно.
Любая корпорация, любая структура и любой отдельный юрист стремится к развитию, поэтому важно понять, каким образом она будет развиваться. Конечно, иногда развитие происходит спонтанно, но часто это следствие конкретных усилий.
Крупные задачи делите на мелкие подзадачи
Есть хорошая пословица «глаза боятся, а руки делают», а еще говорят, что веник лучше ломать по прутику. Чтобы справиться с каким-то большим заданием или осуществить большую сделку, важно разделить одну большую проблему на много мелких. Часто большие юридические проекты «пробуксовывают», поскольку нет детального алгоритма действий.
Например, вы хотите открыть юридическую компанию. Если подходить к этому формально, то достаточно заполнить заявление, подготовить устав, оплатить госпошлину, заверить документы у нотариуса и обратиться в налоговую.
Но при таком подходе, открыв юридическую компанию, вы не получите желаемого результата, он будет далек от того, что вы хотите. Вам важно мыслить более глобально и подумать, чем вы будете отличаться от других компаний на рынке, в чем ваша эксклюзивность, сколько юристов будет работать в компании и в каких направлениях будут оказывать консультации.
Для того, чтобы «побороть» большую задачу, нужно правильно ставить вопросы, которые могут возникнуть при ее реализации.
Секрет «дробления» больших задач на маленькие заключается также в том, что наш мозг запоминает легче простые действия, небольшие числа. Например, если вы сформулируете 120 вопросов, то вряд ли ответите на все. А вот если те дела, которые предстоит сделать, мы скомпонуем по три, то их запоминать будет легче.
Чтобы было легче выполнять задания сгруппируйте их по тематике или по степени сложности — от простого к сложному.
Например, в отношении судебных споров нам легко запомнить, что нужно:
- составить исковое заявление,
- уточнить основание для отказа в кассационной жалобе
- и узнать срок проведения экспертизы.
В отношении договоров три важных дела будет:
- регистрация договоров,
- написание заключения по договору поставки
- и проверка договора комиссии.
- На практике многие срочные дела на день так и остаются не выполненными.
- Почему так происходит?
- Все очень просто, если вы не решили, что для вас наиболее важно, а что нет, то будете хвататься за все дела сразу или за те, которые можно сделать еще через месяц.
Нужно понять — что важно сделать именно сегодня.
Конечно, подсознательно мы пытаемся перенести неприятные обязанности и дела на более поздний период, мы не хотим неприятных ощущений, хотим делать то, что приносит нам радость, что у нас хорошо получается.
Но Брайан Трейси, известный специалист по тайм-менеджменту, советует сначала сделать самое неприятное и сложное дело — «съесть лягушку».
Также определить важные и второстепенные задачи позволяет метод, который можно назвать АБВГДейкой. Напишите список дел, а потом расставьте буквами (или цифрами) приоритеты. Дела могут быть как ежедневные рутинные, новые проекты, так и личные вопросы.
Дело в том, что иногда личные проблемы отнимают гораздо больше времени, и мы весь день думаем о них, но если их быстро решить, например, сделать один звонок педагогу или перенесли визит к врачу, то можно не отвлекаться на личные заботы и заниматься юридическими вопросами.
Если мы сначала выполняем самые трудные дела, то остальные вопросы будут решаться сами собой, а в конце дня останется заняться только приятными вещами. Поэтому многие зарубежные юристы заполняют вечера деловыми встречами в кафе и ресторанах, где за чашечкой кофе можно в непринужденной атмосфере и расслабиться и обсудить новые перспективные проекты.
Еще одним приемом является «Матрица Эйзенхауэра», она говорит нам о том, что нужно ранжировать дела на несколько частей. Это позволяет иметь четкое представление о том, какие дела являются важными, а какие нет.
| Дела | Срочные дела | Несрочные дела |
| Важные дела | Разрешение кризисных ситуаций, главные проекты | Планирование новых задач, налаживание отношений |
| Неважные дела | Деловые телефонные звонки, письма, совещания | Рутинная механическая работа, пожиратели времени |
Используйте принцип Парето
Принцип Парето можно применить практически ко всем отраслям нашей жизни:
20% наших усилий приносит нам 80% результатов,
а остальные 80% наших усилий — лишь 20% результатов.
Часто же юристы выполняют и выгодные, и невыгодные заказы, и даже консультируют клиентов бесплатно. Но это не правильно, поскольку нужно сначала делать то, что приносит максимальную прибыль, браться за те дела, которые могут принести деньги и известность и лишь потом те, которые приносят меньше дохода.
Если брать конкретный пример, то если у юриста есть несколько заказов, один на 120 000 рублей, а 5 на 3 000 рублей, то со стратегической точки зрения нужно начать с того заказа, который мы оцениваем в 120 000 рублей, несмотря на то, что мелкие заказы нам сделать проще и быстрее.
Используйте системы автоматизации рутинных процессов
Конечно, бесконечные мессенджеры и социальные сети фактически тратят наше время, отрывая от нужных дел. И здесь важно полностью отказаться от социальных сетей до того момента, пока работа не будет выполнена.
Многие возразят и скажут, что очень удобно вести переписку с коллегами и запросить недостающий документ, но часто это только иллюзия, поскольку мы погружаемся в переписку на отвлеченные темы, переходим к поиску информации, которая никак не соотносится с нашей работой.
С другой стороны, существуют программы, созданные помочь в автоматизации рабочего дня. Например, с помощью Casebook и Caselook можно сократить время на поиск информации по судебным спорам, спланировать свои судебные заседания или быстро проверить компанию.
Не нужно тратить много времени как раньше на то, чтобы искать информацию, которая отсутствует в открытом доступе, такую как баланс компании, не нужно названивать клиентам и разговаривать со всеми сотрудниками, начиная от секретаря и заканчивая бухгалтером, достаточно воспользоваться простыми механизмами.
С точки зрения тайм-менеджмента интересна система автоматизации юридической деятельности Case.one.
В едином интерфейсе юрист может управлять делами и проектами, документами, задачами, отчетами и счетами.
Таймеры позволяют контролировать затраченное на работу время и правильно распределять свою нагрузку, а AI Ассистент автоматически анализирует работу в системе и сам предлагает вам следующие шаги.
Прямые и косвенные затраты по делу, а также рабочее время и ставка юристов автоматически учитываются при выставлении счетов клиенту. Благодаря автоматизации рутинных процессов специалисты юридических департаментов могут экономить до 60% своего времени.
Подводя итог, важно отметить, что нет единого универсального ответа на вопрос, каким образом строить планы на год, месяц или текущий день, насколько детально нужно заниматься тайм-менеджментом. Но безусловно, современный юрист сталкивается с таким колоссальным массивом информации, что совсем обойтись без тайм-менеджмента просто не может.
специалист по налоговым проверкам и налоговому планированию
Топ-5 советов по тайм-менеджменту для юристов
5 советов по тайм-менеджменту от Максима Лапина, члена правления, финансового директора ПАО «Московская Биржа».
Вопрос «Где найти время всё успевать?» — это неправильный вопрос. В нем содержится целых три заложенных мины, которые не дают возможности ответить на проблему.
Во-первых, всё успеть невозможно, успевать надо не всё. Во-вторых, время нельзя найти, его надо сделать.
В-третьих, нужно не только время, но и силы.
Поэтому правильный вопрос звучит гораздо рутиннее: «Как сделать время и обеспечить силы, чтобы сделать то, что надо?». Пять советов по существу ниже.
Почему «сделать», а не «найти»? Потому что искать время в календаре — означает одно дело принести в жертву другого дела. Если вы сделали один проект, то не сделали другой. Если вы сходили в кино, то не попали на каток. У каждого часа есть альтернативный вариант использования.
Поэтому найти время невозможно, можно только принять решения, кому и чему какой слот отдать. Живя по принципу «найду» время — постоянно приносишь в жертву долгосрочные задачи и неприятные проекты.
Если включить на работе и в жизни принцип «сделать» время, то уверенно решаются даже сложные проблемы.
1. Поставить пределы рабочего.
Прожив в своей карьере всенощные бдения (allnighters), работу до десяти каждый день, работу по выходным — пришел к нескольким выводам — больше и лучше сделать от того, что вкалываешь по 16 часов — не получится. Все то, что делали ночью, все потом переделывали.
Все то, что делали после восьми вечера — получало встроенные ошибки. Человек просто устроен так, что он не может тянуть эффективно единообразную умственную работу больше десяти часов в сутки. Происходит выключение. Точка.
Поэтому я перестал требовать со своих сотрудников и команд совещаний в 8:00 утра (хотя сам предпочитаю приезжать на работу в 7:30 утра), и все внутренние встречи после 18:00 перевожу в формат ужина, либо ставлю в следующий день.
Честно скажу, разницы в долгосрочной производительности своих команд, которые работали до десяти или до шести — я не заметил. Это может звучать крамольно в современной корпоративной культуре топ-менеджмента. Но работает.
2. Переназначить форматы текущих совещаний.
Полностью убить совещания невозможно. Уход в мессенджеры и электронную почту не дает возможности нормально обсуждать сложную тематику. Видео не дает химии личного присутствия. Поэтому совещания можно переназначить по сути.
Всю текучку я увожу в формат совещания раз в неделю быстрым темпом все прямые подчиненные по своим вертикалям делают быструю пробежку по реестру существующих задач. Обычно у каждого руководителя по десятку-двум задач в портфеле. Итого за 60 минут надо пройти по реестру порядка сотни-двух задач.
По каждой задаче нужно за ~30 секунд (как в лифте) быстро понять статус и определить приоритет от одной до пяти звезд. Смысл такого совещания — все мои вертикали, проекты, команды находятся в теме, у кого, что на радаре находится. Можно сравнить это совещание с диспетчерской вышкой в аэропорту.
Задача диспетчера — обеспечить очередь с приоритетами по важности. На выходе все имеют понимание радара и ключевые приоритеты по своим и смежным задачам. Побежали. Вы за один час сделали время (план работ) для всех своих.
3. Переделать подход к совещаниям по существу.
Уничтожив с помощью одного статусного совещания в неделю около 50% текучки, оставшаяся переводится в формат либо открытой двери, либо электронной почты, либо звонков. Соответственно, появляется огромного количество времени для работы по существу.
У каждого руководителя в подчинении обычно есть с полдюжины ключевых задач и проектов, которые надо решать на протяжении дольше, чем одна неделя. Поэтому каждый из них получает два слота по часу в моем календаре в неделю, для решения проблемы по делу.
Если рутинный ответ на обычный запрос министерства решается по электропочте, так как подход делегирован. То продуктовая стратегия, проработка инвест-проекта, реализация сделки, ход проекта по снижению операционных затрат — эти вещи занимают время и занимают его интеллектуально и много.
Поэтому половина времени в календаре в неделю наперед расписана именно на эти встречи и проектные задачи. Двойная выгода — сразу и время сделано, и долгосрочные приоритетные задачи в работе.
4. Иметь свой святой час-два в день на размышления и отношения.
Почему приезжать на час-два раньше официального начала рабочего дня выгодно? Потому что в этот час вас никто обычно не трогает, вы можете спокойно утром разобраться с оценкой происходящего, расписать для себя на ватмане, что надо, что не надо.
Этот золотой час уничтожает ощущение контроля задач над вами, когда вы сами начинаете контролировать задачи.
Затем перерыв на обед — лучшая возможность для построения отношений внутри компании с другими руководителями, а также для проведения сессий один-на-один со своей командой по оценке их эмоционального состояния и индивидуального развития.
За 240 рабочих дней в году вы вполне можете с каждым из своих сотрудников уровня -1 и -2 организовать индивидуальную встречу и не раз пообедать со всеми остальными директорами компании. Эти два часа уничтожают 80% стресса и налаживают 80% внутренних отношений. Ужин является лучшим способом для внешних отношений. Вы «сделали» время для этого.
5. Поставить границы личного и рабочего.
Организовав порядок в рабочем времени, остается наладить в личном. Мои три публичных обещания — испанский за год, немецкий за год, 50 книг за год, а сверх этого регулярные тренировки — удалось сделать используя опять правило «сделать время».
Для испанского и немецкого работало правило — еду утром и вечером с водителем в машине (в самолете, в метро — главное, не сидеть за рулем) — делаю упражнения. Это давало 300-400 часов в год на эти задачи. Для книг работает правило читать каждый день 50-100 страниц. Просто не ложишься спать, пока не прочитаешь.
Для тренировок и занятий с преподавателем работает правило ставить занятие в календарь наперед. Таким образом, сделано время для каждого из процессов, а если процесс повторять регулярно, то приходит результат. Здесь мы подходим к важному вопросу — как сохранить семью, успевая на работе и развивая себя.
Простой ответ — безоговорочно проводить выходные вместе, отпуск вместе, и раз в неделю позволять роскошь самому отвозить в школу/детсад.
— Блог Макса Лапина
Хотите рассказать свою историю успеха, заявить о себе на аудиторию в 40 тыс человек? Есть уникальный кейс по продвижению юридических услуг? Пишите нам на press@platforma-online.ru. Самые интересные истории будут опубликованы на PLATFORMA Media.
Тайм-менеджмент для руководителя: 10 ключевых правил
Тайм-менеджмент критически важен для каждого руководителя, нацеленного на достижение корпоративных и личных целей. Прокрастинация, лень и апатия способны выбить из колеи даже самого ответственного человека. Чтобы такого не было, следует взять на вооружение ключевые правила тайм-менеджмента для руководителя.
Тайм-менеджмент – это технология правильной организации личного и рабочего времени с целью его эффективного использования. Грамотное управление временем приводит к более быстрому и продуктивному достижению целей, что важно для каждого руководителя. Тайм-менеджмент включает в себя массу процессов от планирования и распределения до делегирования и анализа. Узнаем об этом подробно.
3 распространенных мифа о тайм-менеджменте
Как и любая сфера, связанная с темой личностного развития и повышения личной эффективности, управление временем обросло массой мифов и заблуждений.
Сама суть тайм-менеджмента была сформулирована Сенекой более 2000 лет назад в Древнем Риме.
Неудивительно, что за это время за истину были приняты серьезные заблуждения, которые, вопреки первоначальной задаче, мешают человеку продуктивно достигать собственных и корпоративных целей.
Миф №1 – время неподвластно человеку
Это заблуждение одновременно и верно, и ошибочно. Человек не может физически повернуть время вспять или изменить скорость его протекания. Однако каждый способен управлять собственными действиями так, чтобы за меньшее время делать больше полезной работы. Именно это и подразумевается в понятии «управление временем». По сути, это контроль человека над собственной жизнью.
Люди, которые начинают осваивать тайм-менеджмент, нередко удивляются тому, сколько свободного времени у них появляется на выполнение рабочих и личных задач.
Этим пользуются и успешные люди – ученые, актеры, спортсмены, творческие люди. Они планируют собственные дела так, чтобы выполнять аналогичное количество работы за меньшее время.
Они не подчиняют время своим законам, но управляют им эффективно, а значит, это получится сделать и у вас.
Миф №2 – придется интенсивно работать
Культивация этого заблуждения происходит из-за того, что люди не понимают сути управления временем. Вовсе не значит, что придется работать больше, упорнее и без перерывов.
Напротив, это прямой путь к переутомлению с последующей апатией и даже депрессией. В таком состоянии не получится достигать целей даже в прежнем темпе, не говоря уже о повышении продуктивности.
Поэтому настраиваться на беспробудную работу не нужно.
Суть тайм-менеджмента заключается не в увеличении выполняемого объема работы, а в концентрации только на полезных задачах.
Ненужные действия, которые отвлекают человека от достижения целей, при этом строго отсеиваются либо откладываются на конец рабочего дня.
Существуют десятки так называемых «хронофагов», которые пожирают свободное время, а человек этого даже не замечает. Борьба с ними и есть суть методики.
Миф №3 – тайм-менеджмент лишает свободы
Люди, которые придерживаются этого мнения, считают, что в рамках управления временем придется работать, подобно роботу.
Они заблуждаются, полагая, что запланированные задачи выполняются строго по расписанию без свободы выбора.
Примечательно, что роботами, по сути, являются те люди, которые идут на поводу своих привычек и сиюминутных желаний, отвлекающих от важных дел. Тайм-менеджмент, напротив, дарит свободу.
Грамотное временное планирование и правильное распределение ресурсов – ключ к выполнению большого количества рабочих и личных задач без перенапряжения. Руководитель, который берется за все сразу или прокрастинирует, испытывает психологическое давление из-за навалившихся дел. Разве можно его назвать свободным? Даже строгий график работы можно разбавлять отдыхом и творчеством.
10 правил тайм-менеджмента
Теперь, когда вы знаете, что управление временем не заблуждение, а вполне реальный навык, поддающийся развитию, пора перейти к практической части.
Сразу стоит сказать, что перечисленные ниже правила тайм-менеджмента настоятельно рекомендуется использовать в комплексе.
Поначалу это может быть сложно, но только в таком случае можно достичь продуктивных результатов и заметно повысить личную эффективность.
Правило №1 – планирование действий
Планирование используется во многих профессиональных отраслях, а не только в повседневной жизни. Однако в личной эффективности этот действенный метод почему-то использует далеко не каждый руководитель.
Даже в том случае, если для выполнения рабочих задач предусмотрен строгий регламент, следует иметь собственный план более продуктивного и оперативного осуществления задач.
В деле планирования помогут три методики:
- Записывайте планы и цели. Пока цель или план не будут подробно записаны на бумаге или в электронном документе, они больше походят на мечту или абстрактное желание. Для мозга такие «цели» не существуют. Следовательно, он не тратит ресурсы на их достижение.
- Заранее составляйте план на день. По возможности, это надо делать вечером накануне дня, для которого формируется план. Распишите действия, которые надо осуществить, расставьте их в порядке важности и срочности. В первую очередь, делайте сложные и крупные задачи. В этом поможет следующий метод.
- Разделяйте большие задачи на малые. Этот метод по-простому называется «Съесть слона по кусочкам». Суть проста – крупная задача делится на небольшие шаги, последовательное выполнение которых в итоге приводит к реализации цели. Этот метод решает проблему, когда человек откладывает начало работы.
Планирование надо делать каждый день – это должно стать полезной привычкой, работать без которой будет попросту некомфортно.
Если в планах фигурируют сроки закрытия задач, обязательно оставляйте небольшой запас на случай возникновения непредвиденных обстоятельств (5-10% от основного времени на выполнение задачи).
Попробуйте составлять план каждый раз перед началом рабочего дня. Убедитесь, что потраченные пару минут на план в итоге экономят часы рабочего времени.
Правило №2 – точная формулировка целей
Стратегическое и краткосрочное планирование идет неразрывно с грамотной постановкой цели. И правда, как можно планировать достижение цели, если неизвестно, к какому результату надо прийти? Чтобы таких ситуаций не было, следует вооружиться методом декомпозиции целей. Он предполагает разделение целей на комплекс отдельных этапов.
Другой метод, которым надо пользоваться на этапе постановки целей, – SMART. Согласно ему, цель должна быть конкретизированной, измеримой, достижимой, актуальной и ограниченной во времени. Проверьте текущие цели на предмет соответствия перечисленным пяти требованиям. Методика SMART неоднократно доказала эффективность на тысячах примеров.
Правило №3 – фиксирование плана действий
Просто записывать цели на лист бумаги или на другой носитель не идеальное решение. Оптимальной стратегией будет использование особых методов фиксации целей. Например, применение диаграммы Гранта. Согласно этой методике, в заранее подготовленной таблице описываются все этапы выполнения задачи. Для задач прописываются сроки выполнения, приоритетность и точная длительность.
В диаграмме Гранта разрешается группировать похожие или очень мелкие задачи в единый пункт. Большие и сложные задачи при этом, напротив, разбиваются на мелкие, каждая из которых подробно расписывается.
Плюс такого метода в том, что план получается наглядным. Сразу видно, какой объем работы выполнен, сколько еще предстоит сделать и какое время на это нужно.
Также становится понятно, сколько времени займет весь проект.
Правило №4 – устанавливайте приоритеты
Когда рабочих задач слишком много, возникает следующая проблема – руководитель не знает, с чего начать.
Часто это становится причиной прокрастинации, из-за чего начало работы откладывается на неопределенный срок. Чтобы этого не происходило, надо пользоваться особыми методиками.
Особой популярностью пользуется метод под названием «АБВГД». Согласно методике, приоритеты обозначаются буквами слева направо в порядке убывания:
- А – наиболее важные задачи.
- Б – задачи средней значимости.
- В – менее важные поручения.
Соответственно, под буквами «Г» и «Д» находятся наименее важные задачи, выполнение которых можно без последствий отложить на последний момент. Также надо помнить о законе Парето. Он гласит, что 20% усилий приносят 80% результата, тогда как оставшиеся 80% усилий приносят 20% результата. Это значит, что надо выявить те самые 20% усилий, которые приведут к оперативному выполнению задачи.
Еще один эффективный способ расстановки приоритетов – это матрица Эйзенхауэра. Оно названа по имени создателя – бывшего президента США. Это был продуктивный и успешный человек, в чем ему помогла его матрица. Согласно этой методике, дела, которые надо выполнить, подразделяются на следующие категории:
- Срочные и важные.
- Важные и не срочные.
- Срочные и не важные.
- Не важные и не срочные.
Наибольший акцент надо уделить первой категории дел. Они осуществляются в первую очередь в начале дня. Откладывание этих дел на потом обязательно повлечет за собой негативные последствия, поэтому делать этого не стоит.
Удивительно, но самым эффективным «квадратом» рассматриваемой матрицы считается второй, где содержатся важные, но не срочные дела. Их выполнению нужно уделять много времени, стараясь не отвлекаться на другие срочные задачи.
Дела из третьей категории отнимают много времени, при этом не приносят особого результата. Эти задачи можно делегировать подчиненным, по возможности. Дела из четвертой категории для экономии времени и повышения концентрации вообще вычеркиваются из ежедневного плана – они лишние.
Правило №5 – концентрация на главном
Одним из главных навыков продуктивного руководителя считается способность работать, при этом не отвлекаясь на посторонние отвлекающие факторы. Второстепенные дела и сиюминутные желания сбивают концентрацию, из-за чего общее время на достижение целей заметно увеличивается. Чтобы этого не происходило, вам следует использовать особые техники.
- Делегирование. Поручение неважных и срочных, а также других дел подчиненным – это действенная техника высвобождения свободного времени у руководителя. Делегирование представляет собой один из классических частей тайм-менеджмента.
- Перенос несрочных дел. Задачи, выполнение которых не играет значимой роли и не требует срочного вмешательства, рекомендуется переносить на так называемые «нересурсные часы». Это период дня, в который падает личная продуктивность, а ресурсов не хватает на выполнение важных действий.
- Умение отказывать. Крайне простой в исполнении метод, который освобождает от многих обязанностей и переживаний. Однако это не значит, что нужно отказывать всем окружающим в ущерб развитию компании. Отказывать надо только людям и желаниям, которые напрасно тратят ваше время и не несут корпоративной пользы.
Еще один совет, уместный в этом разделе, – не переусердствуйте с организацией перерывов. Это весьма частая проблема, когда из-за низкой концентрации человек делает множество перерывов.
В конечном счете, они накапливаются и приводят к просрочке важных задач. Проблема кроется в непонимании корня явления.
Здесь нужно не увеличивать количество отдыха без явной необходимости, а работать над повышением концентрации на делах.
Правило №6 – анализируйте полученный опыт
В любом деле важен контроль, особенно в вопросе личной продуктивности руководителя.
Обязательно выделяйте немного времени на то, чтобы вернуться назад и узнать, какие результаты принесло увлечение тайм-менеджментом.
Отдельно внимание уделите рассмотрению ситуаций, в которых были потрачены большие энергетические и временные ресурсы без должной отдачи. Сделайте выводы и постарайтесь не повторять старые ошибки.
Сохраняйте осознанность, даже будучи увлеченным выполнением конкретной задачи.
Поддержание контроля поможет и в ситуации, когда концентрация упала, и вместо работы начинается «серфинг» в социальных сетях и потакание другим «хронофагам».
Если такое вдруг произошло, надо сделать непродолжительный перерыв для того, чтобы восстановить концентрацию. После этого можно снова сосредоточиться на выполнении задачи.
Правило №7 – не забывайте про отдых
Не рекомендуется гнаться за результатами, забывая при этом про отдых. В противном случае, в скором времени появится апатия и различные психические расстройства. Чередуйте выполнение рабочих задач с качественным отдыхом. Рекомендуется применять такой отдых, который значительно отличается от работы. То есть «отдыхать» за компьютером после работы за ним же не лучший вариант.
Не надо забывать и о правильном сне, общении с близкими, хобби и прочих радостях жизни. Работа и достижение корпоративных целей – это только часть жизнедеятельности руководителя, причем малая.
Чтобы постоянно оставаться на пике психофизиологических способностей, надо уметь отдыхать и радоваться жизни, регулярно восстанавливаться.
Еще один положительный аспект – это регулярные физические нагрузки (в меру возможностей и по силе личных желаний).
Правило №8 – ведение хронометража
Учет рабочего времени обязателен в том случае, если в конце рабочего дня вы регулярно выбиваетесь из сил, при этом не понимаете, на что вообще потратили время.
Сформируйте привычку вести учет рабочего времени. Записывайте на бумаге или в электронном виде выполняемые действия и учитывайте время, которое ушло на их реализацию.
В конце дня просмотрите статистику и оцените собственную продуктивность.
Наверняка после первого использования техники учета времени вы обнаружите, что большое количество временных ресурсов ушло на бесполезные дела.
Это социальные сети, просмотр развлекательного контента, компьютерные игры и другие малозначимые занятия. В этом и заключается главное преимущество методики хронометража.
Она дает отследить так называемых «убийц времени» и начать активную борьбу с ними.
Правило №9 – использование ожиданий
Под ожиданиями понимается «фоновое» времяпрепровождение в очереди или в транспорте, перед встречей или другим событием, начало которого затягивается.
Обычно в этом время человек не занимается ничем полезным, прожигая свободное время. Но это можно исправить, если во время ожидания делать полезные дела.
Например, в транспорте можно слушать ценные для саморазвития аудиокниги, совершать деловые телефонные звонки, размышлять на диктофон и т. д.
Правило №10 – принцип 15 минут и «Помодоро»
Принцип 15 минут отлично подходит для руководителей, которые постоянно откладывают начало дела на потом. Суть методики в следующим – заставить себя выполнять задачу в течение 15 минут.
Люди, которые пользуются этим методом, замечают, что после 15 первых минут работать становится легче.
Прерываться при этом нет желания, так как для мозга начатая, но не завершенная задача является помехой, которую он стремится устранить.
Техника «Помодоро» оптимальна и для руководителей, у которых плохо обстоят дела с концентрацией внимания. Суть – запустить таймер на 25 минут. Это рабочее время, в ходе которого выполняется текущая задача без отвлечения на сторонние факторы. По прошествии 25 минут идет перерыв – 5 минут. После этого идет следующая сессия длиной 25 минут. После 4 сессий – перерыв 15 минут.
Главный принцип продуктивного и грамотного тайм-менеджмента – комплексное выполнение правил. Обязательно уделяйте время планированию дня, расстановке приоритетов и формулированию целей. Не держите это в голове – записывайте в ежедневник или оформляйте в электронном формате. Даже если поначалу будет сложно, упрямо соблюдайте правила. Это войдет в полезную привычку, а дальше будет проще.
Многие известные личности добились успеха, славы и богатства благодаря правильному управлению жизнью. Тайм-менеджмент – один из способов такого управления. Обязательно попробуйте и убедитесь в этом лично.