Эксперимент по электронному кадровому документообороту

Тенденции современного мира подталкивают каждого руководителя задуматься об оптимизации и автоматизации бизнес-процессов в своей компании.

Тем более государство также не обделяет ее «вниманием»: помимо законодательных актов, принятых за последние годы, в 2017 году была утверждена глобальная «Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы», в рамках которой реализуется программа «Цифровая экономика».

Одним из мероприятий данной программы является переход на безбумажное взаимодействие работников и работодателей.

В ближайшем будущем каждый работник получит возможность подписать любой кадровый документ, поданный им или предназначенный для него, из любой точки мира со своего гаджета с помощью электронной подписи.

При этом перед подписанием будет выполняться многофакторная идентификация личности, а после обеспечено безопасное хранение персональных данных в соответствии с ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492: «Обеспечение сохранности электронных документов».

Выгодно ли переводить кадровый документооборот в электронный вид?

Рис.1 Выгоды электронного кадрового документооборота

Ведение цифрового документооборота в части кадрового учета и управления дает возможность не только контролировать работников, но и получить следующие преимущества:

сокращение трудозатрат работников;
возможность подписания документов работниками находящимися не в офисе;
ускорение процессов согласования и подписания кадровых документов;
возможность выстроить процесс контроля кадрового делопроизводства;
прозрачность ведения кадрового документооборота;
гарантии безопасности документации;
ускорение сдачи отчетности в государственные органы управления;
отсутствие необходимости хранения большого количество бумажных носителей;
уменьшение затрат на бумагу и оргтехнику, что считается более экологичным вариантом;
при использовании ЭЦП (усиленной сертификатом) снижение рисков подделки документов;
наличие быстрого доступа к любой необходимой документации;
оперативность передачи отчетности государственным органам.

Специалисты нашей компании имеют реальный опыт проектов перехода на электронный кадровый документооборот, а также разработали ряд решений, о которых мы поговорим ниже, для упрощения этого процесса.

Первые эксперименты Минтруда по внедрению кадрового ЭДО

В 2017 году при Минтруде России была предпринята первая попытка цифровизации кадровых процессов. Была создана рабочая группа, целью которой стала разработка и выпуск законодательной экосистемы, позволяющей реализовать электронный документооборот в кадровой службе.

В рабочую группу вошли представители крупнейших бизнес-структур, включая Сбербанк, МТС, Мечел, Северсталь Менеджмент и другие, федеральных ведомств (Минтруд, Роструд, Пенсионный фонд, Минфин, Минкомсвязь), а также общероссийских объединений работников и работодателей.

Для каждого участника были определены виды документов, по которым он должен был выполнить перевод процессов учета в электронный формат. При этом не отменялся учет на бумаге, что обеспечивало сохранность данных.

В результате участники проводили тесты технических решений для ведения учета и обмена данными, что помогло собрать рекомендации законодательного характера по массовому переводу на электронное оформление документов, связанных с трудовой деятельностью.

В рамках эксперимента с кадровыми документами проводились следующие виды работ с работниками:

заключение трудовых договоров;
оформление служебных командировок;
оформление всех видов отпусков;
извещение работников о составных частях заработной платы, причитающихся им за соответствующий период;
ознакомление с графиком отпусков и индивидуальное оповещение о дате начала отпуска;
ознакомление с внутрикорпоративными нормативными актами, связанными непосредственно с деятельностью сотрудников;
представление пакета документов при проверке контролирующими органами;
подача заявления сотрудником на получение заверенных копий документов, связанных с работой;
заявление о смене срока ежегодного оплачиваемого отпуска;
ведение табеля учета рабочего времени по факту отработанных работником часов;
фиксирование согласия работника на сверхурочную работу или в выходные и нерабочие праздничные дни;
оповещение работника о праве отказаться от сверхурочной работы.

Бесплатная консультация

эксперта

Итогом данного мероприятия Минтруда стал законопроект «О внесении изменений в ТК РФ (в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде)». Также был выявлен ряд сложностей, связанных с применением различных видов ЭП, защиты при передаче данных и юридической силы ЭД, в том числе в судебной практике.

Эти и другие проблемы необходимо было решать поэтапно, что и повлекло за собой принятие ФЗ N 439-ФЗ, вносившего изменения в ТК для регулировки работы с данными о трудовой деятельности в цифровом формате.

Согласно этому закону работодателям необходимо передавать в ПФР сведения, которые вносятся в трудовую книжку сотрудника, в цифровом формате.

Начиная с 1 января 2020 года, их следует передавать в ПФР каждый месяц, а с 1 января 2021 года – намного чаще (не позднее рабочего дня, следующего за днем издания всех кадровых приказов).

При заключении трудового договора и для подтверждения трудовой деятельности работник будет иметь возможность получить документы с предыдущего места работы у бывшего работодателя, а также в МФЦ или ПФР – на бумажном носителе или в цифровом формате.

Рис.2 Электронный трудовые книжки

После ознакомления с законопроектом Минтруда и результатами первого эксперимента в Правительстве было принято решение провести еще один дополнительный этап по внедрению кадрового электронного документооборота. Он регулируется законопроектом «О проведении эксперимента по ведению документов, предусмотренных трудовым законодательством, связанных с работой, в электронном виде у отдельных работодателей».

Ключевое отличие от предшествующих мероприятий заключается в том, что около десяти компаний в период с 2020 по 2022 год будут вести кадровое делопроизводство только в электронном формате без обязательного дублирования на бумажном носителе. Эксперимент является необязательным для работодателей, они приняли решение об участии в нем добровольно. Список желающих согласовывался с Правительством, а в результате чего был сформирован перечень участников.

Каждый из работодателей-участников выберет виды документации, по которым в период проведения эксперимента будет выполнен переход на электронный кадровый документооборот. Также они вправе сами определиться с видом цифровой подписи.

Важно отметить, что при подписании документов – трудового договора и договора о материальной ответственности – работодатели обязаны использовать усиленную квалифицированную электронную цифровую подпись, что должно обеспечить правовую ценность подписанию документации.

Оговорено, что добровольцы-работодатели возьмут на себя все сопутствующие расходы, возникшие в связи с проведением эксперимента, включая затраты на обеспечение работников квалифицированными сертификатами электронной подписи.

Проблемы внедрения электронного кадрового документооборота

Сложности внедрения ЭДО в части кадров не относятся к проблемам глобального характера, скорее, требуют неких точечных мер и затрат, а также формирования правильных «привычек», что характерно для запуска любого нового процесса в бизнесе. Перечислим их, чтобы убедиться в этом:

Отсутствие возможности подписания документов «задним числом»;
Затраты на разработку технического решения для автоматизации процессов кадрового документооборота;
Низкое качество подготовки персонала к взаимодействию с информационной средой;
Проблемы получения ЭЦП в масштабах всей организации;
Существует риск потери данных, особенно в том случае, когда пользователи не создают копии файлов;
Нужно озаботиться защитой данных от несанкционированных изменений;
Необходимость интеграции с системами государственных органов управления или возможность передачи данных в любом цифровом формате.

Представленные недостатки требуют единоразовых действий – провести обучение, инвестировать в автоматизацию – и при должном подходе решаемы практически полностью. Помимо этого все их можно решить, выбрав готовое решение, которое «заменит» все проблемы преимуществами современной автоматизации.

Например, сервис «Личный кабинет сотрудника», разработанный нашими специалистами, позволит не только выстроить прозрачную систему ведения электронного кадрового документооборота, но за счет своей адаптивности будет всегда соответствовать актуальным законодательным нормам.

Сегодня за счет сервиса можно легко организовать:

обязательный учет электронных трудовых книжек;
а в ближайшем будущем, следуя за изменениями законодательства, можно будет наладить процессы согласования и подписания кадровых документов с любого устройства работника.

Авторские технологии по электронному документообороту WiseAdvice позволяют автоматизировать как внешний, так и внутренний документооборот любой сложности, включая кадровый.

Быстро внедрим простой сервис взаимодействия с сотрудниками или реализуем индивидуальный проект

Станет ли кадровый ЭДО обязательным в 2020 году?

Введение электронных трудовых книжек можно считать первой ступенью процесса автоматизации регламентированного кадрового учета, который с каждым годом набирает обороты. Высокая степень вовлеченности государства в наращивание темпов автоматизации, вынудит бизнес принять участие в этом процессе, не важно – в 2020 или в 2021 году, но сделать это все равно придется.

Важно то, что уже сегодня существуют IT-решения, отвечающие текущему законодательству и способные быстро адаптироваться под любые изменения внешнего мира.

Они дают возможность бизнесу не только без потерь влиться в процесс перехода на ЭДО, но и извлечь из этого выгоду – сократить затраты и многократно ускорить процессы, что в конечном итоге благоприятно скажется на темпах роста и развития всего бизнеса в целом.

О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой

Общие сведения

В соответствии с Федеральным законом от 24 апреля 2020 г. № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой» с 5 мая 2020 г. по 31 марта 2021 г.

включительно реализуется эксперимент, в рамках которого отдельным работодателям предоставлена возможность формирования и ведения документов, предусмотренных трудовым законодательством, связанных с работой, в электронном виде без дублирования на бумаге.

Возможность ведения электронного кадрового документооборота для работодателя реализована двумя способами: использование собственной информационной системы работодателя, в рамкахкоторой подписание кадровых документов осуществляется посредством усиленной квалифицированной электронной подписи работодателя и усиленной квалифицированной или неквалифицированной электронной подписи (для трудовых договоров, ученических договоров и договоров о материальной ответственности), а также иных установленных локальным нормативным актом видов электроннойподписи работника (для остальных кадровых документов); использование подсистемы «Электронный кадровый документооборот» в системе «Работа в России» (далее – подсистема ЭКД), в рамках которой
применяется усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и простая электронная подпись работника, подтвержденная в Единой системе идентификации и аутентификации.

В целях получения предварительных результатов эксперимента, рассмотрения возможности доработки подсистемы с конца июля 2020 года по 30 сентября 2020 г. осуществлялась опытная эксплуатация, в которой приняли участие 18 работодателей-участников эксперимента.

Начиная с 1 октября 2020 г. обеспечена возможность для всех заинтересованных работодателей и соискателей (работников) принять участие в проведении эксперимента в части использования подсистемы ЭКД для формирования электронных кадровых документов и оформления трудовых отношений.

В эксперименте принимает участие 375 работодателей.

Работодателями-участниками эксперимента предоставляется в Минтруд России информация (отчеты) о результатах проведения эксперимента и предложения о внесении изменений в трудовое законодательство в части использования в сфере трудовых отношений электронных документов, связанных с работой, в сроки до 1 августа и до 1 декабря 2020 г., до 2 апреля 2021 г. и до 15 августа 2021 г.

Федеральный закон № 122-ФЗ предусматривает направление Минтрудом России в Правительство Российской Федерации с учетом мнения сторон РТК докладов о результатах проведения эксперимента и предложения о внесении изменений в законодательство – предварительный доклад (не позднее чем за 2 месяца до окончания эксперимента – до 31 января 2021 г.) и итоговый (не позднее чем через 2 месяца после его завершения – до 15 января 2022 г.).

Нормативные правовые акты по проведению эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой

Федеральный закон от 24 апреля 2020 г. № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных сработой».
Постановление Правительства Российской Федерации от 25 августа 2015 г. № 885 «Об информационно-аналитической системе Общероссийская базавакансий «Работа в России» (вместе с «Правилами формирования, ведения и модернизации информационно-аналитической системы Общероссийская база вакансий «Работа в России»).
Приказ Минтруда России от 14 мая 2020 г. № 240н «Об утверждении положения о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой».
Приказ Минтруда России от 14 мая 2020 г. № 241 «Об утверждении перечня работодателей — участников эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой».
Приказ Минтруда России от 30 июня 2020 г. № 391 «О внесении изменений в перечень работодателей — участников эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой, утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 14 мая 2020 г. № 241».
Приказ Минтруда России от 22 июля 2020 г. № 446 «О внесении изменений в перечень работодателей — участников эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой, утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 14 мая 2020 г. № 241».
Приказ Минтруда России от 31 августа 2020 г. № 545 «О внесении изменений в перечень работодателей — участников эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой, утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 14 мая 2020 г. № 241».
Приказ Минтруда России от 30 сентября 2020 г. № 686 «О внесении изменений в перечень работодателей — участников эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой, утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 14 мая 2020 г. № 241».
Приказ Минтруда России от 30 октября 2020 г. № 762 «О внесении изменений в перечень работодателей — участников эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой, утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 14 мая 2020 г. № 241».
Приказ Минтруда России от 1 декабря 2020 г. № 847 «О внесении изменений в перечень работодателей — участников эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой, утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 14 мая 2020 г. № 241».
Приказ Минтруда России от 11 февраля 2021 г. № 63 «О внесении изменений в перечень работодателей — участников эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой, утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 14 мая 2020 г. № 241».
Приказ Минтруда России № 297н от 29 апреля 2021 г. «О внесении изменений в Положение о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой, утвержденное приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 14 мая 2020 г. № 240н».
Приказ Минтруда России от 31 мая 2021 г. № 353 «О внесении изменений в перечень работодателей — участников эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой, утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 14 мая 2020 г. № 241».
Приказ Минтруда России от 24 августа 2021 г. № 571 «О внесении изменений в перечень работодателей — участников эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой, утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 14 мая 2020 г. № 241».

Эксперименты Минтруда: как кадровый документооборот становится электронным

В ходе эксперимента обнаружилась проблема — при утрате электронного документа из корпоративной информационной системы работнику затруднительно восстановить свои права. Это означает, что для массового перехода на безбумажный формат работы в первую очередь нужно обеспечить дублирование информации о работе в государственной информационной системе.

Эксперимент также выявил сложности, связанные с применением различных видов электронной подписи. Поэтому до принятия законопроекта о кадровом ЭДО в сфере информационных технологий должны быть выработаны решения, касающиеся электронной подписи, архивного хранения данных, защиты передачи данных и юридической значимости электронных документов, в том числе в судебных спорах.

Изменения в законодательство по итогам первого эксперимента

Правительство РФ поддержало поэтапный подход рабочей группы и на заседании 28 июня 2018 года дало соответствующие поручения.

Для начала было предложено разработать законопроекты о ведении сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде, предусмотрев в них постепенный переход к ведению трудовых книжек исключительно в электронном виде.

О сложностях внедрения электронных трудовых книжек мы рассказывали в прошлой статье о кадровом ЭДО.

Приняв во внимание итоги эксперимента и поручения Правительства РФ, Минтруд России разработал и разместил 29 октября 2018 года для общественного обсуждения законопроект «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде)» и сопутствующие проекты законов.

Согласно законопроекту работодатели будут передавать в ПФР сведения о трудовой деятельности, которые вносятся в трудовую книжку, в электронном виде.

Начиная с 1 января 2020 года их будут передавать в ПФР ежемесячно, а с 1 января 2021 года — ещё чаще (не позднее рабочего дня, следующего за днём издания всех кадровых приказов).

В связи с этим при заключении трудового договора и для подтверждения трудовой деятельности работник сможет получить документы с предыдущего места работы как у бывшего работодателя, так и в МФЦ или ПФР — на бумаге или в электронной форме.

На сведения о трудовой деятельности работников будет распространяться порядок хранения, предусмотренный для индивидуального лицевого счёта (его ПФР хранит в течение всей жизни застрахованного лица).

А вот работодатель после увольнения работника будет хранить сведения в электронном виде всего три года.

При увольнении работник получит у работодателя сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе, что исключит риск их несвоевременного получения в информационной системе ПФР, например, по техническим причинам.

Если законопроект будет принят и вступит в силу с 2020 года, уже в 2021 году сведения о трудовой деятельности работников будут вестись только в электронном виде, за исключением работников, подавших заявление о ведении трудовых книжек на бумажном носителе. А с 2027 года трудовые книжки на бумажном носителе отменят полностью.

В качестве одного из сопутствующих законопроектов Минтруд разработал поправки в Федеральный закон об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования.

Законопроект подразумевает, что индивидуальный лицевой счёт в ПФР дополнят новым разделом, содержащим сведения о трудовой деятельности застрахованного лица, в том числе выполняемой им работе и занимаемой должности, а также сведения об увольнении и основаниях прекращения трудового договора.

Работодатели будут формировать сведения в форме электронного документа с использованием своих программно-технических средств либо для этих целей ПФР будет бесплатно предоставлять электронный сервис.

Еще одним сопутствующим законопроектом стали поправки в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях, которые предусматривают с 2021 года административную ответственность в виде предупреждения должностных лиц за нарушения порядка передачи сведений о трудовой деятельности в ПФР (статья 5.27 КоАП РФ).

На момент написания статьи (апрель 2019 года) законопроект «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде)» размещён со статусом «Подготовка заключения об ОРВ». На следующем этапе документы направятся на рассмотрение в правительство.

Второй эксперимент: ЭДО без дублирования на бумаге

После рассмотрения в правительстве законопроекта Минтруда и итогов первого эксперимента было принято решение провести ещё один эксперимент по внедрению кадрового ЭДО. Второй эксперимент регламентирован законопроектом «О проведении эксперимента по ведению документов, предусмотренных трудовым законодательством, связанных с работой, в электронном виде у отдельных работодателей».

Эксперимент Минтруда: как вести кадры без бумаг

В России разрешили кадровый электронный документооборот. Теперь любой работодатель может абсолютно законно вести в электронном виде и не дублировать на бумаге: трудовые договоры, приказы, локальные акты, инструкции.

Для этого нужно стать участником кадрового эксперимента Минтруда. Он проходит на основании федерального закона 122-ФЗ от 24.04.20. Должен был завершиться 31 марта 2021. Но участникам эксперимента не хочется возвращаться к бумажному документообороту, поэтому эксперимент продлили до 15 ноября 2021. Чтобы за это время изменить Трудовой кодекс и «узаконить» ЭКДО для всех работодателей.

Электронный документооборот внедрят во все сферы жизни. Это приоритетная задача по указу Президента № 203 от 09.05.17 «О стратегии развития информационного общества до 2030 года».

В 2017 году

ввели электронные больничные,

в 2019

появились электронные трудовые книжки.

В 2020 году Минтруд запустил кадровый эксперимент. По нему любой работодатель получил право вести всю кадровую документацию в электронном виде и применять любой вид электронной подписи. В том числе, для дистанционных работников. Есть 1 исключение: трудовые договоры нельзя подписывать простой электронной подписью (ПЭП), но можно неквалифицированной (НЭП) и квалифицированной (КЭП).

Эксперимент планировали завершить 31 марта 2021, но по предложению Минтруда продлили до 15.11.21. Результатом его станут изменения в Трудовой кодекс РФ, которые узаконят КЭДО для всех остальных работодателей. Участниками эксперимента Минтруда

уже стали

РЖД, МегаФон, СберБанк, Почта России, Пенсионный фонд и компания «Тензор», разработчик системы электронного документооборота СБИС.

В Госдуму уже внесен законопроект о дополнении Трудового кодекса статьей «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений». Если закон примут, работодатели и работники будут подписывать кадровые документы в электронном виде с 16 ноября 2021.

Выполните требования закона ФЗ-122 от 24.04.20 и Приказа Минтруда 240н от 14.05.20.

До 1 декабря 2020 отправьте заявление в Минтруд на официальный адрес.Форма заявления рекомендуемая. По итогам рассмотрения Минтруд издает приказ о включении Работодателя в эксперимент.
Утвердите приказом по организации перечень документов, которые переводите электронный вид.
Примите Положение об использовании электронных подписей по требованиям п.22 Приказа Минтруда.Описываем в нем вид ЭП, порядок выдачи работникам, как сохранить конфиденциальность ЭП, как обмениваться электронными документами.
Подпишите с работниками:
Утвердите приказом список работников, согласившихся на участие.

Заявленные в эксперимент документы оформляются только электронно, без дублирования на бумаге. Бумажная форма остается для документов работников, отказавшихся от участия в эксперименте.

Директор подписывает электронные документы только КЭП.

Работники используют любую подпись: КЭП, НЭП, ПЭП. Но есть спец. условия для трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических, о получении образования:

Их нельзя подписывать ПЭП, но можно НЭП/КЭП.
Разрешено использовать подпись гражданина, сформированную на сайте Госуслуги (через ЕСИА). Но тогда подписание договоров надо организовать через федеральный портал «Работа в России».

За время эксперимента нужно 3 раза отчитаться в Минтруд. Форма отчета — рекомендуемая. Потребуется указать виды электронных документов, применяемые ЭП, внесенные в локальные нормативные акты изменения и описать возникшие при эксперименте сложности.

По п.4 ст.8 закона 122-ФЗ электронные документы ведут на федеральном портале «Работа в России» или в информационной системе Работодателя.

Как будет работать федеральный портал, пока не ясно. Систему работодателя можно доработать. Это занимает от 4 месяцев. Но в июле 2021 эксперимент закончится.

Есть готовая система СБИС. Для ее запуска пригласите работников, выдайте им ЭП и сразу начинайте оформлять документы электронно.

Можно, главное правильно оформить это внутренними локальными актами. А технические вопросы поможет решить СБИС. Почему мы так считаем.

Утверждено положение об электронных кадровых документах: что надо знать работодателям

Минтруд разработал положение (утв. приказом от 14.05.20 № 240н), в котором содержатся новые, важные для работодателей детали перевода кадровых документов в электронную форму.

Так, положением утверждены формы заявлений об участии в эксперименте и об отказе от участия, названы кадровые документы, которые можно переводить в электронную форму.

Кроме того, сообщается, какую информацию и как организации должны будут регулярно передавать чиновникам.

Напомним, что основы для перевода кадрового документооборота в электронный формат закреплены Федеральным законом от 24.04.20 № 122-ФЗ (далее — Закон № 122-ФЗ).

Пока для работодателей, сотрудников и кандидатов на работу участие в эксперименте по кадровому электронному документообороту (ЭДО) — строго добровольное. Закончится эксперимент 31 марта 2021 года.

С большой долей вероятности после этой даты электронные кадровые документы станут обязательными для всех. Соответствующие поправки будут внесены в Трудовой кодекс (см.

«Переход на электронные кадровые документы и сервис «Работа в России»: что надо знать работодателям»).

Работайте с электронными трудовыми книжками и готовьте всю сопутствующую отчетность Попробовать бесплатно

Минтруд разработал положение о порядке участия в эксперименте (утв. приказом от 14.05.20 № 240н; далее — Положение). Чиновники прояснили некоторые моменты, а также дополнили ряд положений Закона № 122-ФЗ.

Как присоединиться к эксперименту или отказаться от него

Чтобы стать участником, работодатель должен написать заявление и направить его в Минтруд до 1 декабря 2020 года. Рекомендованная форма приведена в приложении № 1 к Положению. В заявлении следует указать:

ИНН.
Основной вид деятельности.
Штатную численность работников.
Предполагаемое число сотрудников, которые будут участвовать в эксперименте.
Наличие профсоюзной организации.
Место проведения эксперимента.

Закон № 122-ФЗ не уточняет, какие именно работодатели — организации или ИП — могут присоединиться к эксперименту.

Но в форме заявления об участии предусмотрено поле для наименования работодателя — организации, а поле для ФИО работодателя — предпринимателя отсутствует.

В пункте 5 Положения говорится, что в заявлении необходимо указать «ИНН организации» (тогда как ИНН предпринимателя не упоминается). Отсюда можно сделать вывод: по версии Минтруда переходить на электронные кадровые документы пока могут только юрлица.

Участник эксперимента может в любой момент отказаться от него. Для этого тоже понадобится заявление. Его рекомендованная форма приведена в приложении № 2 к Положению. Работодателю нужно сообщить свое название, ИНН и причину отказа.

Какие кадровые документы можно переводить в электронную форму

Виды документов, подпадающих под эксперимент, перечислены в приложении № 3 к Положению. К ним, в числе прочего, относятся:

договоры: трудовой; коллективный; ученический; на получение образования без отрыва или с отрывом от работы; о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности;
приказы (распоряжения): о приеме на работу; о прекращении трудового договора;
графики: отпусков; сменности; работы на вахте;
отдельное соглашение к трудовому договору;
соглашение об изменении условий трудового договора;
локальный нормативный акт;
заявление;
согласие;
отказ;
уведомление;
извещение;
объяснение.

Список является открытым. Работодатель вправе перевести в электронную форму любые кадровые документов (кроме трудовых книжек). Каждая организация вправе определить свой собственный перечень.

Составьте и распечатайте трудовой договор под вашу ситуацию с помощью специального конструктора Составить бесплатно

Использование сервиса «Работа в России»

Электронный документооборот можно осуществлять одним из двух способов: при помощи собственной программы работодателя, либо при помощи сервиса «Работа в России». Возможен и смешанный вариант. Он подразумевает, что часть документов создается, используется и хранится в своей информационной системе, а часть — в сервисе «Работа в России».

Даже если компания планирует пользоваться только своим софтом, ей все равно придется взаимодействовать с системой «Работа в России».

Ведь, согласно Закону № 122-ФЗ, сотрудник вправе подать письменное заявление с просьбой размещать документы, связанные с его работой, в личном кабинете в указанной системе.

Поэтому нужно сделать так, чтобы программное обеспечение работодателя и портал «Работа в России» могли обмениваться данными.

Заказать электронную подпись для использования сервиса «Работа в России» Получить через час

В период с 20 июля по 4 сентября 2020 года «Работа в России» будет применяться для целей эксперимента в режиме так называемой «опытной эксплуатации». В это время пользоваться данным сервисом смогут лишь те организации, которые до 1 июля выразили свое согласие.

От них потребуется зарегистрироваться в единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) и проследить, чтобы там зарегистрировались работники, выразившие согласие участвовать в эксперименте.

Плюс к этому работодателям необходимо получить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП).

Начиная с 1 октября 2020 года, пользоваться сервисом «Работа в России» смогут все желающие.

Электронные подписи и обмен документами

Способ передачи сведений работнику (или кандидату в работники), а также вид электронной подписи (ЭП) зависит от информационной системы и типа кадрового документа (см. таблицу).

Таблица

Способ подписания электронных кадровых документов и передачи их сотрудникам (соискателям)

Сервис, который использует организация	Какая подпись используется при создании и изменении:	Как предоставить документ работнику (соискателю)
договоров: трудовых; ученических; о материальной ответственности; на получение образования без отрыва или с отрывом от работы	прочих кадровых документов
«Работа в России»	Усиленная квалифицированная ЭП работодателя; простая ЭП сотрудника (ее ключ можно получить на портале «Работа в России»)	Усиленная квалифицированная ЭП работодателя; вид ЭП работника определяется в локальном нормативном акте	Через личный кабинет работодателя. Работник (соискатель) может ознакомиться с документом через свой личный кабинет после аутентификации в системе
Собственная система	Две усиленные квалифицированные ЭП: работодателя и сотрудника. Работник вправе использовать усиленную неквалифицированную ЭП	Способ устанавливается в локальных нормативных актах и трудовых договорах

Комментируемое Положение крайне невнятно описывает процесс выдачи неквалифицированной электронной подписи работнику.

Вот все, что сказано об этом в Положении: «УНЭП работнику выдается работодателем только с письменного заявления работника с подтверждением получения сертификата такой подписи работником».

Соответственно, тем, кто хочет присоединиться к эксперименту, следует направить в Митруд запрос о том, как именно и с помощью каких программных средств работодатель может выдать работнику неквалифицированную электронную подпись.

Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час

О чем сообщать в минтруд

В пункте 12 Положения говорится, что работодатели — участники эксперимента будут регулярно представлять в Минтруд информацию. Делать это нужно в сроки:

до 1 августа 2020 года;
до 1 декабря 2020 года;
до 2 апреля 2021 года.

Для сообщения информации о ходе эксперимента следует использовать бланк, приведенный в приложении № 4 к Положению.

Там, в числе прочего, есть поля для отображения данных об общей численности персонала; о количестве сотрудников, участвующих в эксперименте, и о тех, кто от него отказался.

Есть поле, где нужно описать процедуру получения ЭП работника: через собственный или через внешний удостоверяющий центр. Есть строка для перечисления технических проблем, возникших при хранении электронных кадровых документов и проч.

Авторы Положения не назвали указанную информацию отчетностью, а ее представление — обязанностью. Штрафов за непредставление нет. Логично предположить, что регулярная передача данных в Минтруд является, по сути, делом добровольным.

Электронный кадровый документооборот: как это будет?

Все больше сфер деятельности организации переходит в электронный формат. Время и технологии диктуют данный процесс. Почему так происходит? За счет цифровизации удается существенно повысить скорость обратной реакции, в том числе для получения и обмена документами.

Кроме того, в таком формате документы легко хранить и невозможно потерять, не требуется специальных мест для хранения, повышается удобство и оперативность поиска. Процесс дошел и до сферы кадрового документооборота. В начале года «цифровые» изменения коснулись трудовой книжки.

А затем был запущен эксперимент по переходу на электронный формат кадровой документации.

Федеральный закон об этом эксперименте вышел еще весной, 24 апреля 2020 года.

В нем были описаны основные положения: предполагается, что работодатели откажутся от бумажных кадровых документов, формирование, ведение и хранение будет осуществляться только в электронном формате.

При этом это будет касаться наиболее ключевых документов: либо тех, наличие которых в бумажном виде обусловлено требованиями законодательства, либо тех, с которыми работник должен быть ознакомлен под роспись. Для отдела кадров это во многом будет упрощением работы.

Тем не менее, многие частные нюансы, касающиеся порядка эксперимента и требований для участия, оставались неясными. Разъяснения по этому поводу последовали от Минтруда РФ в приказе № 240н от 14.05.2020, который ответил на многие вопросы.

Какие документы можно перевести в электронный вид

Согласно приказу Минтруда, каждая компания, участвующая в эксперименте, сама определяет, какая документация будет переведена в электронный формат, к примеру, приказ о приеме на работу, трудовой договор, график отпусков, договор о материальной ответственности и др. В приложении №3 приказа содержится полный список доступных для «оцифровки».

Кто имеет право участвовать в эксперименте

По сути дела, большого количества ограничений нет – ни по уровню дохода, ни по количеству сотрудников. Единственный нюанс – очевидно, пока нет возможности подключиться у индивидуальных предпринимателей, поскольку в форме заявления не содержится нужных параметров.

Компания может подключить к эксперименту как работников-«новичков», так и давно трудящихся сотрудников, важно только получить от них письменное заявление на участие.

Однако одно ограничение все же есть: в цифровом эксперименте не могут принять участие те работники, которые:

Работают дистанционно
Временно отправлены в другую компанию по договору о предоставлении труда персонала.

Как подготовиться к эксперименту

Перед запуском эксперимента в своей компании работодателю необходимо:

утвердить список экспериментальных кадровых документов (напоминаем, что трудовые книжки включать нельзя);
выбрать структурные подразделения, которые будут участвовать;
за месяц до начала в письменной форме уведомить всех работников о проведении эксперимента и их праве согласиться или отказаться участвовать;
сформировать и утвердить список работников-участников;
при необходимости внести изменения в локальные нормативные акты и ознакомить с ними работников;
при необходимости подготовить изменения в коллективный договор.

Кроме того, в компании должна быть либо собственная информационная система, которая адаптирована под хранение электронной кадровой документации, либо подключенный доступ к системе «Работа в России» (представляет собой общероссийскую базу вакансий).

Как стать участником эксперимента

Для этого требуется подать в Минтруд заявление (образец которого содержится в приложении №1 к приказу № 240н от 14.05.2020. Срок подачи заявления – до 1 декабря 2020 года (после этого срока участие будет уже невозможно).

В заявлении потребуется указать:

1. Наименование организации.
2. ИНН организации.
3. Вид деятельности — код ОКВЭД и наименование.
4. Ориентировочное число работников, которые будут участвовать в эксперименте.
5. Отметку о наличии профсоюза и его наименование.
6. Место проведения эксперимента.
7. Должность, ФИО и подпись руководителя.

Окончание эксперимента приходится на 31 марта 2021 года. Дата старта в каждой компании назначается индивидуально.

При этом, даже если руководитель компании подал заявление об участии (и его приняли), но по каким-то причинам решил отказаться от эксперимента, он может отказаться в любой момент. Для этого тоже предусмотрено заявление, образец которого находится в приложении №2 к Приказу.

Как строить работу с информационной системой

Весь электронный кадровый документооборот можно построить либо через свою информационную систему (ИС), либо через систему «Работа в России». Возможен и смешанный вариант, тогда нужно выбрать, какие кадровые документы будут создаваться, использоваться и храниться в собственной ИС, а какие — в системе «Работа в России».

Обратите внимание, что совершенно без системы «Работа в России» обойтись будет невозможно.

Скорее всего, потребуется настройка собственной ИС для полноценного взаимодействия с ней, поскольку работники имеют право сообщить о своём желании размещать электронные документы в их личном кабинете в системе «Работа в России». Она будет доступна для всех желающих с 1 октября 2020 года.

С 20 июля 2020 по 4 сентября 2020 она будет находиться в режиме опытной эксплуатации. Чтобы присоединиться к её тесту, нужно быть зарегистрированным в ЕСИА, иметь усиленную квалифицированную подпись (УКЭП) работодателя и дать своё согласие.

Каким образом подписывать электронные кадровые документы

Все будет зависеть от того, каким сервисом будет пользоваться компания.

«Работа в России». Обмен документами осуществляется через личные кабинеты — от работодателя к работнику или соискателю. Подписывать УКЭП работодателя и простой ЭП работника нужно следующие документы:

трудовой договор;
договор о материальной ответственности;
ученический договор;
договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.

Прочие кадровые документы подписывают с использованием УКЭП работодателя и электронной подписи работника, вид которой определён в локальном нормативном акте.

Собственная информационная система. Способ обмена документами установлен в локальных нормативных актах и трудовых договорах. Подписывать УКЭП работодателя и УКЭП или усиленной неквалифицированной подписью работника нужно следующие документы:

трудовой договор;
договор о материальной ответственности;
ученический договор;
договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.

При этом все расходы по обеспечению работников электронными подписями работодатель должен взять на себя. Также нельзя отказать в приеме кандидату из-за того, что у него нет электронной подписи.

Как осуществляется хранение электронных кадровых документов

Электронные кадровые документы нужно хранить такие же сроки, как и их бумажных «братьев». Сроки утверждены приказом Росархива от 20.12.19 № 236. Если организация прекращает деятельность (ликвидируется) в период эксперимента, электронные документы нужно передать в государственные или муниципальные архивы.

Компания должна быть готова предоставить электронные документы по запросу надзорных органов и профсоюзов. Такие документы можно будет предоставить в двух вариантах: либо в виде заверенной бумажной копии, либо в электронном виде с УКЭП.

Как отчитываться о ходе эксперимента

В Положении предусмотрены отчёты в виде информации о ходе эксперимента, которые будут сдавать работодатели. За их несдачу пока не установлены санкции. Для передачи информации Минтруд установил следующие сроки:

1 августа 2020
1 декабря 2020
2 апреля 2021.

Образец информации дан в приложении № 4 к Положению.

В нём указываются данные компании, доля работников-участников эксперимента в штатной численности, перечень документов для эксперимента и причины их выбора/ не выбора, перечень мероприятий по работе с ИС, условия хранения электронных документов, жалобы работников на систему, предложения по улучшению законодательства РФ в части электронных кадровых документов и многое другое.

На основании полученных данных органы подготовят доклады с оценкой эффективности и результативности эксперимента, рассмотрят их с комиссией и передадут в Правительство РФ, чтобы там приняли меры по улучшению ситуации.

Можно ли получить поддержку

Минтруд РФ готов сопровождать эксперимент по внедрению электронного кадрового документооборота. Участники могут задать все свои вопросы на эл. почту Министерства mintrud@rosmintrud.ru.

Для этого потребуется указать тему письма «Эксперимент ЭКДО» и добавить в него файл с обращением. Файл должен называться в такой последовательности «статус участника.

Фамилия, имя, отчество (при наличии) (для работника или соискателя). Наименование работодателя».

Министерство обещает отвечать на вопросы в течение 10 рабочих дней с момента поступления обращения.
Документы:
Федеральный закон от 24 апреля 2020 г. № 122-ФЗ “О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой”
Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 14 мая 2020 г. № 240н “Об утверждении Положения о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой”