Для бухгалтера 1С — это не только учетная программа, но и помощник для создания многих печатных форм документов. Оформлять их необходимо правильно, иначе документ «не признают» налоговики, а это чревато для организации финансовыми потерями.
- В соответствии с Законом:
- Это значит, что в 1С необходимо правильно настроить список ответственных лиц для указания их в первичных учетных документах и регистрах БУ.
- В этой статье мы расскажем, как настроить подписи:
- ответственных лиц организации;
- уполномоченных лиц организации;
- представителя налогового агента по регламентированной налоговой отчетности.
Подписи ответственных лиц организации
Основные ответственные лица организации 
Заполнение сведений о лицах
Сведения по главным ответственным лицам для вывода в печатные формы заполняются из карточки организации: раздел Главное — Настройки — Организации:
- Руководитель;
- Главный бухгалтер;
- Кассир.
- Указанные данные отображаются в печатных формах документов в местах, где проставляются подписи ответственных лиц.
В печатные формы каких документов выводится подпись руководителя?
Полный список документов, в печатные формы которых выводится подпись руководителя, можно посмотреть здесь. PDF
В печатные формы каких документов выводится подпись главного бухгалтера?
Полный список документов, в печатные формы которых выводится подпись главного бухгалтера, можно посмотреть здесь. PDF
В печатные формы каких документов выводится подпись кассира?
Полный список документов, в печатных формах которых выводится подпись кассира, можно посмотреть здесь. PDF
Изменение сведений о лицах
- При изменении информации об основных ответственных лицах новые данные в карточку организации вносятся по ссылке История.
- Новые данные вводятся по кнопке Создать.
- В форме данных ответственного лица указываются сведения:
- Действует с — дата, с которой сведения по ответственному лицу будут отображаться в документах;
- Физическое лицо — ответственное лицо, выбирается из справочника Физические лица;
- Должность — должность ответственного лица, выбирается из справочника Должности.
Дорабатываются требования к машиночитаемым доверенностям на ЭП
Минцифры РФ подготовило несколько законопроектов: первый – о новых требованиях к формам машиночитаемых доверенностей (МЧД), второй – о требованиях к формам доверенностей, используемых для подтверждения полномочий в электронной форме. Предполагается, что оба вступят в силу с 1 января 2022 года.
Подготовка новых требований к доверенностям связана с тем, что с 1 января 2022 года начинают действовать поправки в 63-ФЗ «Об электронной подписи», внесенные законом от 27.12.2019 № 476-ФЗ. В составе поправок – правовые основы для использования квалифицированной ЭП при участии в правоотношениях физлиц и ИП, а также доверенностей для подтверждения полномочий в электронном виде.
Первый законопроект устанавливает единые требования к машиночитаемым формам документов, на основе которых физлицо подтверждает полномочия действовать от имени другого физлица, юрлица и ИП. Такие документы называются машиночитаемые доверенности (МЧД).
Требования, которые предъявляются к МЧД:
1. МЧД составляется в формате XML и подписывается УКЭП в формате XMLDSIG или в соответствии с форматом, утв. приказом Минцифры от 14.09.2020 № 472, либо в другом машиночитаемом формате, предусмотренном соглашением сторон, т.е. участниками информационного взаимодействия;
2. Если для подтверждения полномочий нужна передача МЧД в информационную систему, в которой нет возможности автообработки и визуализации документа, то МЧД может быть составлена в формате PDF;
3. МЧД должна быть подписана УКЭП соответствующего физического лица – доверителя, юрлица или ИП.
Одновременно второй законопроект устанавливает требования к формам доверенностей, используемых для подтверждения полномочий в электронной форме.
Чтобы быть в курсе последних изменений законодательства об электронных подписях, доверенностях и Удостоверяющих центрах, следите за новостями в нашем специальном разделе Базы знаний. А также читайте новости об ЭДО, электронной отчетности и кадровой отчетности, маркировке и прослеживаемости, 54-ФЗ и онлайн-ККТ.
Такском – удостоверяющий центр с 21-летним опытом работы на рынке ЭП. УЦ Такском первым в России получил аккредитацию по новым правилам 63-ФЗ и продолжает выдавать ЭП физическим, юридическим лицам и ИП.
Обширный каталог ЭП позволяет выбрать подпись под любые задачи: для сдачи отчетности, участия в торгах и госзакупках, получения госуслуг в электронном виде, ЭДО с контрагентами, регистрации ККТ в ФНС, регистрации в системе маркировки товаров «Честный ЗНАК» и еще множества других целей.
- Отправить
- Запинить
Инструкция: как передать право первой и второй подписи
Такой безусловной компетенцией наделен руководитель компании. Например, в ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» четко указано, у кого есть право подписи в ООО, — у единоличного исполнительного органа (директор, гендиректор и др.).
Руководитель представляет интересы общества, в рамках устава без дополнительных согласований подписывает соглашения и совершает сделки.
Чтобы определить, нужно ли заверять у нотариуса право подписи на договорах за руководителя, требуется установить форму сделки. Договор требует нотариальной формы — сделка совершается у нотариуса.
В остальных случаях, когда нотариальная форма не является обязательной, заверение у нотариуса производится по желанию сторон.
Нюансы в подписании бумаг главным бухгалтером
До внесения изменений в правовые акты в 2014 году обязательность наличия в некоторых бумагах визы главного бухгалтера, как и понимание, что это право второй подписи, были закреплены на законодательном уровне.
В настоящее время определения в законодательстве не предусмотрено. По сути, это визирование некоторых актов еще одним работником, помимо руководителя, — главным бухгалтером.
Оно не предоставляется само по себе при назначении на должность главбуха.
В приказе указывается, что главный бухгалтер получает полномочия на подписание конкретных бумаг, и это право финансовой подписи в случае его отпуска или болезни временно перейдет другому лицу.
Кому и как передать полномочия по подписанию документов
Специального федерального закона о подписи в документах не принято. Отдельные нормы по различным вопросам, касающимся подписания бумаг и делегирования полномочий, содержатся в разных правовых актах (Гражданский кодекс, Трудовой кодекс, Инструкция Банка России №153-И от 30.05.2014 и др.).
Передаются соответствующие полномочия несколькими способами:
- издание приказа;
- выдача доверенности;
- включение положений в учредительные документы.
Издание приказа
Это возможно, если наделяемое полномочиями лицо является сотрудником организации, но не для всех правоотношений этого достаточно. Например, в суде могут потребовать доверенность дополнительно к приказу (ст. 61 АПК РФ, ст. 53 ГПК РФ). В приказе отражаются:
- дата, номер акта, место и цель издания;
- Ф. И. О. лица, при наличии — должность в организации;
- перечень передаваемых полномочий;
- дата и срок делегирования;
- заверение уполномоченного лица.
Образец приказа на заключение договоров поставки (шаблон)
Доверенность
Это универсальный способ делегировать полномочия.
Она выдается как сотруднику, так и любому другому лицу, не состоящему в трудовых отношениях с компанией, подпись доверенного лица — это чья подпись стоит в документе на основании выданной ему доверенности на совершение оговоренных в ней действий. Доверенность оформляется по нормам Гражданского кодекса РФ (ст. 185–187). Обязательным реквизитом является дата совершения, без ее указания доверенность недействительна.
Эксперты КонсультантПлюс подготовили доверенности на все случаи жизни. В том числе для передачи права подписи. Используйте бесплатный доступ в систему, чтобы найти и скачать нужные.
Получите бесплатный доступ, чтобы прочитать.
Включение положений в устав компании
Это наиболее редкий способ. Подходящий вариант — когда зама наделяют правом первой подписи, так как:
- он является одним из членов руководящего состава;
- предполагается, что он будет осуществлять трудовую деятельность на предприятии в течение долгого времени.
Для большинства случаев данный способ не подойдет, поскольку при изменении обстоятельств придется вносить изменения в учредительные документы, а это трудоемкий и небыстрый процесс.
Отдельно рассмотрим, кто имеет право подписи на банковских документах, так как здесь есть особенности. Общее правило: правом обладает тот, кто указан в банковской карточке с образцами (инструкция №153-И).
Кому же и каким образом делегировать такое полномочие, соответствует ли закону утверждение, что право подписи в банковской карточке по доверенности можно передать только сотруднику или работнику?
Из инструкции Банка России №153-И следует:
- Подписывает только тот, кто указан в карточке. Например, если в банковской карточке не указан главный бухгалтер, это означает, что на предприятии главный бухгалтер без права подписи банковских документов, это допускается.
- В отношении юридического лица допускаются только его сотрудники/работники, за некоторыми исключениями.
- Изменения вносятся путем замены имеющейся карточки на новую.
- Есть возможность предоставить подписание лицу, не указанному ранее в карточке, на некоторое время, для этого изготавливают к основной временную карточку.
Проекты о доверенностях на подписание цифровых документов от имени компаний
Кратко напомним: с нового года представители компаний, которые не вправе действовать от их имени без доверенности, смогут заверять служебные документы только личными квалифицированными электронными подписями с приложением специальных доверенностей. На уровне закона определили лишь основные требования к этим доверенностям. Более подробные правила поручили установить правительству и Минцифры. Последнее разработало проекты таких правил.
Форма доверенности
Доверенность будут создавать в формате XML и заверять ее квалифицированной электронной подписью в формате XMLDSIG или в формате, который Минцифры утвердило в сентябре 2020 года.
Доверенность должна содержать ряд составляющих. Среди них следующие:
- наименование документа;
- сведения о доверителе;
- информация о представителе и перечень его полномочий;
- дата оформления доверенности и ее номер;
- срок ее действия (при наличии).
Представление доверенности
По общему правилу закона доверенность нужно будет включить в пакет электронных документов, которые, например, работник заверил личной подписью. В проекте порядка представления доверенности указано: каждый раз этого делать не нужно в следующих случаях:
- компания взаимодействует с контрагентом в электронной форме на основании соглашения об однократной передаче доверенности в специальную систему головного удостоверяющего центра (УЦ);
- компания взаимодействует с федеральными органами исполнительной власти на основании документа о полномочиях, который получили из той же системы.
Если доверенность передать вместе с электронным документом, в нем потребуют указать ее номер.
Представить доверенность можно будет несколькими способами, например:
- через систему головного УЦ;
- аккредитованный УЦ;
- аккредитованную доверенную третью сторону.
Если воспользоваться, в частности, одним из этих 3 способов, в электронном документе нужно будет отразить не только номер доверенности, но и сведения о системе ее хранения.
Хранение, использование и отмена доверенности
Доверенность разрешат хранить в системе одного из следующих лиц:
- представителя компании, который вправе действовать от ее имени без доверенности;
- получателя электронного документа;
- третьего лица (оператора системы головного УЦ, аккредитованного УЦ и т.д.).
По проекту использование доверенности может включать:
- ее получение в пакете с электронным документом или из системы третьего лица;
- прием от хранителя доверенности результата проверки ее действия на момент подписания электронного документа;
- проверку полномочий представителя, которого указали в доверенности;
- проверку квалифицированной электронной подписи доверителя.
Сформировать заявление об отмене доверенности нужно будет в системе хранителя или в другой системе. Если доверенность находится, например, в системе лица, которому передали электронный документ, заявление разрешат направить хранителю напрямую или через оператора электронного документооборота.
Для подписания электронных документов от имени организаций появились проекты правил
Минцифры разработало проекты правил для подписания электронных документов от имени компаний. Проект находится на публичном обсуждении. Об этом сообщается на сайте КонсультантПлюс.
Данные проекты необходимы для обеспечения запуска нововведений о подписании цифровых документов от имени компаний с 2022 года.
«С нового года представители компаний, которые не вправе действовать от их имени без доверенности, смогут заверять служебные документы только личными квалифицированными электронными подписями с приложением специальных доверенностей. На уровне закона определили лишь основные требования к этим доверенностям. Более подробные правила поручили установить правительству и Минцифры. Последнее разработало проекты таких правил», – отмечается в сообщении.
Доверенность будет создаваться в формате XML, а заверяться квалифицированной электронной подписью в формате XMLDSIG.
Что должна содержать доверенность:
- наименование документа;
- сведения о доверителе;
- информация о представителе и перечень его полномочий;
- дата оформления доверенности и ее номер;
- срок ее действия (при наличии).
Представление доверенности
Доверенность включается в пакет электронных документов, заверенных личной подписью работника. Есть случаи, когда эту операцию не нужно повторять регулярно:
- компания взаимодействует с контрагентом в электронной форме на основании соглашения об однократной передаче доверенности в специальную систему головного удостоверяющего центра (УЦ);
- компания взаимодействует с федеральными органами исполнительной власти на основании документа о полномочиях, который получили из той же системы.
Когда доверенность отправляется вместе с электронным документом, в нем нужно будет указать ее номер.
Способы представления доверенности:
- через систему головного УЦ;
- аккредитованный УЦ;
- аккредитованную доверенную третью сторону.
- Если воспользоваться, в частности, одним из этих 3 способов, в электронном документе нужно будет отразить не только номер доверенности, но и сведения о системе ее хранения.
- Хранение, использование и отмена доверенности
- Доверенность можно будет хранить в системе одного из следующих лиц:
- представителя компании, который вправе действовать от ее имени без доверенности;
- получателя электронного документа;
- третьего лица (оператора системы головного УЦ, аккредитованного УЦ и т.д.).
По проекту использование доверенности может включать:
- ее получение в пакете с электронным документом или из системы третьего лица;
- прием от хранителя доверенности результата проверки ее действия на момент подписания электронного документа;
- проверку полномочий представителя, которого указали в доверенности;
- проверку квалифицированной электронной подписи доверителя.
- Заявление об отмене доверенности необходимо будет создать в системе хранителя или в другой системе.
- «Если доверенность находится, например, в системе лица, которому передали электронный документ, заявление разрешат направить хранителю напрямую или через оператора электронного документооборота», – заключается в сообщении.
- Документы, использованные в материале:
- Проект приказа Минцифры
Машиночитаемые доверенности в ЭДО
C 1 января 2022 года вступят в силу изменения в законодательстве, которые уже повлияли на бизнес.
В рамках новых нормативно-правовых актов на подписантов компании необходимо выпускать доверенность в машиночитаемом виде. Её формат и порядок работы с ней уже утверждены Федеральной налоговой службой РФ.
В статье подробно рассмотрим, что такое машиночитаемая доверенность (МЧД), когда и в каком формате её можно использовать.
Предпосылки появления МЧД
На основании п.3 ст. 40 №14-ФЗ только руководитель предприятия вправе совершать сделки и представлять интересы и от имени фирмы. Он является ответственным за обмен документами между контрагентами и сдачу отчётности в государственные органы.
Согласно п. 14 ст. 1 №476-ФЗ, с 2022 года работники компаний смогут получать электронные подписи (ЭП, ЭЦП) для физлиц. Подпись для юридического лица будут выдавать только руководителям организаций. Чтобы регламентировать работу уполномоченного сотрудника в рамках компании в сфере электронного документооборота, в организациях будут использовать МЧД.
Что такое машиночитаемая доверенность
Это доверенность от имени руководителя организации на имя уполномоченного лица, созданная в электронном виде и имеющая машиночитаемый формат, который обеспечивает возможность декодирования информации компьютером. Электронный документ не требует нотариального заверения.
Его подписывают с помощью ЭП доверителя и отправляют заранее в территориальный налоговый орган по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Сделать это может как руководитель, так и доверенное лицо. Её составляют для налоговых агентов, плательщиков страховых взносов и сборов.
Уполномоченным представителем может быть директор, ответственный сотрудник или бухгалтер компании, а также наёмный работник сторонней организации. С последним заключают договор на оказание соответствующих услуг.
Сроки внедрения МЧД
Формат доверенности утверждён приказом ФНС № ЕД-7-26/445@ от 30.04.2021 года. Документ уже вступил в силу. Согласно тексту приказа, применять МЧД можно с 30 августа 2021 года. Использовать свою электронную подпись от имени организации или ИП работникам будет запрещено с 1 января 2022 года.
Как изменится порядок работы с электронной подписью
Сегодня электронная подпись на руководителя и сотрудника выдаётся как на организацию. Она содержит в себе информацию о принадлежности физлица к конкретной компании.
Уполномоченные представители используют свою подпись от имени юридического лица или индивидуального предпринимателя. Электронный документ подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
Именно такой вид подписи делает документы юридически значимыми.
Приобрести УКЭП можно только в аккредитованном удостоверяющем центре. Аккредитацией удостоверяющих центров занимается Минкомсвязь РФ.
1 января 2022 года вступит в силу п. 14 ст.
1 Федерального закона от 27 декабря 2019 года № 476-ФЗ, согласно которому электронная подпись юридического лица выдаётся исключительно на имя уполномоченного представителя организации (ИП), а сотрудники организации (ИП) должны использовать в своей деятельности ЭП физлица. Чтобы сотрудник, подписывая документы своей электронной подписью, мог действовать от имени компании (например, отправлять отчётность в ПФР, ФСС и другие ведомства), необходима машиночитаемая доверенность.
МЧД наделяет полномочиями работника, который представляет интересы компании. Данный вид электронной доверенности передаёт право на подписание электронных документов от имени фирмы. Это значит, что с такой доверенностью сотрудник организации сможет использовать ЭЦП физлица компании в рамках ЭДО.
Кроме того, МЧД освобождает от регистрации на информационном ресурсе ФНС, заполнения бумажных копий и личного предоставления документа в местное
Требования к МЧД
Формат представления сведений и единые требования к машиночитаемым формам документов о полномочиях опубликованы на Федеральном портале НПА. Согласно документам, МЧД необходимо создавать, соблюдая следующие условия:
- формат XML;
- формат pdf, если автоматизированная обработка и визуализация данных документа отсутствует в информационной системе;
- подтверждение доверенности УКЭП доверителя;
- подписание документа УКЭП, с поддержкой формата XMLDSIG или иного формата, который утверждает приказ Минцифры № 472.
Поддержка МЧД в продуктах «Калуга Астрал»
АО «Калуга Астрал» занимается разработкой продукта, который позволит использовать МЧД в электронном документообороте. Проект находится на стадии тестирования. Для производства задействованы сервисы компании, которые отвечают за формирование, использование и проверку МЧД:
- новый сервис «Астрал.Доверенность» создаёт документ, регистрирует его в контролирующем органе или добавляет уже действующую МЧД. После выпуска государством необходимых подзаконных актов сервис будет дополнен.
- «Астрал.ЭДО» — подключает организацию от имени физлица, добавляет данные в первичные документы, подписывает исходящие и входящие электронные файлы.
- Оператор ЭДО — передаёт электронные документы между контрагентами, проверяет актуальность МЧД.
Сделать МЧД с помощью нового сервиса можно будет бесплатно. После успешного тестирования и получения обратной связи от пользователей «Астрал.ЭДО», возможность использования электронной доверенности будет реализована и в других сервисах компании.
Как будет работать сервис «Астрал.Доверенность»
Для начала работы руководителю организации необходимо:
- Зайти в Единый личный кабинет «Калуга Астрал».
- В виджете продуктов выбрать «Астрал.Доверенность».
- На главной странице сервиса нажать «Создать доверенность». Если МЧД уже имеется нажать «Добавить по номеру».
- При создании новой МЧД необходимо заполнить данные о доверенности: срок действия, сведения о доверителе, сведения об уполномоченном лице, данные об удостоверении личности.
- Подписать шаблон доверенности личной УКЭП и направить в контролирующий орган на регистрацию.
- Как только доверенность будет зарегистрирована в ФНС, отобразится статус «Действует».
Для работы с электронными документами уполномоченному сотруднику понадобится:
- Войти в «Астрал.ЭДО» через Единый личный кабинет «Калуга Астрал».
- Зарегистрироваться в качестве физлица и выбрать свою ЭП.
- Сервис автоматически определяет наличие доверенности. Если МЧД не найдена, то необходимо отправить уведомление на выпуск документа своему руководителю.
- Если доверенность выпущена сторонним сервисом, понадобится перейти в «Астрал.Доверенность» и указать номер-идентификатор полученной МЧД.
- Сотрудник выбирает необходимую доверенность и подключает свою организацию.
Если сотрудник был уволен, у него изменились полномочия или срок годности доверенности закончен, то контрагент получит уведомление о нелегитимности МЧД. Право подписания электронного документа, в данном случае закрепляется за получателем.
Также МЧД можно будет отозвать по решению руководителя. Тогда подпись электронных документов становится невозможной.
Подробности о том, как будет работать МЧД в рамках сервисов ЭДО, мы опубликуем в нашем телеграм-канале.
Машиночитаемая доверенность (МЧД): перенос
Межведомственная рабочая группа при Правительстве РФ, в состав которой входят представители Минцифры, ФНС и других госорганов, решила ввести переходный период для использования электронной доверенности (иначе «машиночитаемой доверенности», МЧД). Об этом сообщает РБК со ссылкой на представителя вице-премьера Дмитрия Чернышенко. Участники заседания отметили, что переходный период необходим, чтобы информационные системы и участники ЭДО успели подготовиться к работе с МЧД.
Точные сроки переходного периода еще не определены. По данным РБК, участники правительственного заседания обсуждали отсрочку «в течение 2022 года». Также пока неясно, как именно будет организован переходный период. Эксперты УЦ Контура ожидают, что нормативно-правовые акты (НПА), которые подтвердят введение отсрочки и разъяснят ее сроки и порядок, будут приняты к концу 2021 года.
Предполагалось, что с 1 января 2022 года сотрудники и уполномоченные лица компаний должны быть готовы перейти на новый формат подписания документов: использовать личную электронную подпись физлица и прилагать к ней МЧД. Такой порядок вводили поправки в 63-ФЗ «Об электронной подписи».
В связи с поздним появлением соответствующих НПА, участники рынка ЭДО могли не успеть перейти на МЧД к 1 января 2022 года, а ряд документов, регламентирующих правила работы с МЧД, только утверждаются. Информационные системы только с их появлением смогли начать перестраивать свои процессы.
Планируемый переходный период временно вводит добровольное применение электронной доверенности. То есть сотрудники юрлиц смогут:
- либо получать электронные подписи по текущим правилам (с данными и физлица, и организации),
- либо работать по-новому: получить электронную подпись физлица и применять МЧД (если к этому готова информационная система).
С одной стороны это усложнит работу, ведь надо быть готовым к двум сценариям, с другой — даст участникам рынка время, чтобы доработать свои системы для работы с электронной доверенностью.
В силе останутся изменения для руководителей. С 1 января 2022 первому лицу организации и ИП нужно обращаться за новой ЭП в УЦ ФНС (в том числе к доверенным лицам ФНС), либо в УЦ Центробанка или в УЦ Казначейства — в зависимости от типа организации.
Руководители и сотрудники могут получить электронную подпись в УЦ Контура по прежним правилам до конца 2021. Действовать такие подписи будут до истечения своего срока.
Эксперты УЦ Контура ожидают, что в течение переходного периода сотрудники и уполномоченные лица смогут получать электронные подписи по текущим правилам, обращаясь в аккредитованные УЦ. Мы сообщим, когда соответствующие нормативно-правовые акты будут опубликованы.
Контур по-прежнему планирует поддержать работу МЧД в своих сервисах. А также разрабатывает сервис для работы с МЧД, где руководитель и сотрудники смогут управлять электронными доверенностями организации. Если у вас есть запрос на сервис, в котором можно формировать и подписывать МЧД — напишите об этом на trust@kontur.ru
В тексте мы говорим «получить электронную подпись», хотя по факту в удостоверяющем центре (УЦ) получают «сертификат электронной подписи». Мы упростили термины сознательно.
Эцп и электронное согласование проектов документов с использованием сэд
Сегодня большинство руководителей считают, что в процессе электронного согласования проектов в СЭД необходимо обязательно использовать ЭЦП. Такая позиция значительно повышает стоимость проекта, т.к.
увеличивает количество владельцев сертификатов ключей подписей, а также усложняет процедуру согласования.
Действительно ли электронное согласование невозможно без ЭЦП? Какова потребность использования ЭЦП в процессе согласования, если документы все равно будут «подписывать на бумаге»?
В последнее время во многих организациях, а также государственных органах появилась новая актуальная задача, связанная с переходом от традиционного согласования проектов документов на бумажном носителе к электронному согласованию с использованием системы электронного документооборота (далее – СЭД). Действительно, электронное согласование имеет достаточно существенный перечень преимуществ, на котором мы уже останавливались на страницах нашего журнала1.
Но переход на новую технологию согласования может быть затянут и сильно осложнен из-за процесса внедрения электронной цифровой подписи2 (далее – ЭЦП) в организации. Сегодня большинство руководителей считают, что в процессе электронного согласования проектов в СЭД необходимо обязательно использовать ЭЦП.
Даже в том случае, если в дальнейшем согласованный проект документа будет распечатан из СЭД и подписан на бумажном носителе. А если ЭЦП не использовать, то, по мнению большинства руководителей, после электронного согласования в обязательном порядке необходимо пересобрать визы с собственноручными подписями на листе бумаги.
Однако в этом случае эффективность электронного согласования практически сводится к нулевым показателям.
Но действительно ли электронное согласование невозможно без ЭЦП? Какова потребность использования электронной цифровой подписи в процессе согласования и нужно ли внедрение ЭЦП, если документы все равно будут «подписывать на бумаге»? Давайте попробуем вместе разобраться в этих актуальных вопросах.
Согласование, виза согласования и юридическая сила документа
- Для поиска ответа на вышеуказанные вопросы сначала необходимо рассмотреть, что представляет собой процесс согласования и как он влияет на юридическую силу документа.
- Итак, согласование представляет собой анализ уполномоченными должностными лицами содержания проекта документа на его соответствие действующему законодательству и нормативным документам организации, а также целесообразности издания документа.
- Напомним, что согласование бывает внутренним и внешним.
Внешнее согласование выражает согласие с содержанием проекта документа организации, не являющейся его автором. И результаты внешнего согласования отражаются в реквизите «гриф согласования документа».
При внутреннем согласовании (или визировании3) проект документа анализируют уполномоченные должностные лица внутри организации4.
Результат внутреннего согласования должностное лицо оформляет визой, которая выражает его согласие или несогласие с содержанием проекта документа.
Если у должностного лица есть принципиальные замечания по тексту проекта документа, то он их указывает и прикладывает к проекту.
Когда проект документа согласован, он передается на подписание (некоторые документы после подписания должны быть утверждены). Во время подписания (утверждения) осуществляется принятие решения, и именно после подписания (а в некоторых случаях – после утверждения) проект документа становится документом.
Теперь рассмотрим, что же подразумевается под юридической силой документа.
Фрагмент документа
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Другими словами, документ будет иметь юридическую силу при соблюдении следующих условий:
- во-первых, положения, содержащиеся в документе, не должны противоречить действующему законодательству;
- во-вторых, документ должен быть издан органом, имеющим компетенцию на создание документов такого вида;
- в-третьих, документ должен быть оформлен в соответствии с принятыми нормами. Здесь также подразумевается, что документ должен быть подписан (утвержден) внутри организации должностным лицом, обладающим необходимыми для этого полномочиями (т.е. правом подписи (утверждения) данного документа).
Какие документы уполномочено подписывать то или иное должностное лицо, устанавливается внутренними документами организации (например, уставами, положениями, приказами и т.п.). Так, от имени организации документы подписывает ее руководитель.
По ряду отдельных вопросов право подписи могут иметь и другие сотрудники организации. Приказы, регламентирующие деятельность структурных подразделений, имеют право подписывать руководители этих подразделений.
Если руководитель отсутствует, документ может подписать должностное лицо, исполняющее его обязанности.
В зависимости от вида или тематики документов на них должна стоять одна подпись или две и более. На документах, издаваемых, например, руководителем единолично, стоит только его подпись.
Одним лицом подписываются приказы по основной деятельности или по личному составу, распоряжения и др. А вот количество подписей на письме будет зависеть от его тематики.
Так, если письмо затрагивает финансовые вопросы, то оно должно быть подписано двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером.
Исходя из вышеизложенного делаем вывод: завизированные, но не подписанные (утвержденные) документы не будут иметь юридическую силу. А вот будет ли иметь подписанный (утвержденный) документ юридическую силу, если на нем отсутствуют визы?
В Российской Федерации требования к подготовке и оформлению документов разных видов устанавливаются разными нормативно-правовыми актами, которые издают разные государственные органы.
Соответственно, влияние визы согласования на юридическую силу документа нужно рассматривать отдельно для каждого вида документа.
Остановимся на тех видах документов, которые чаще всего создаются в большинстве организаций и для согласования которых начинают использовать СЭД.
Визирование проектов писем
Реформе электронной подписи добавили год
Власти дали бизнесу еще год на подготовку к новому порядку применения электронной подписи. На 2022 год использование машиночитаемой доверенности, которая подтверждает право сотрудника компании электронно подписывать документы от ее имени, остается добровольным.
Ранее предполагалось, что уже с 1 января это требование станет обязательным. Сохранение добровольного порядка означает, что не весь бизнес успел подготовиться к новым требованиям, в том числе из-за того, что выход подзаконных нормативных актов задержался.
Эксперты отмечают, что годовая отсрочка позволит компаниям без сбоев перестроить необходимые процессы.
Для плавного перехода компаний к новому порядку использования квалифицированной электронной подписи (КЭП) юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями в 2022 году применение машиночитаемых доверенностей (МЧД) будет добровольным, сообщил “Ъ” представитель вице-премьера Дмитрия Чернышенко.
Поясним, что с 1 января 2022 года по закону «Об электронной подписи» сотрудники компаний для подтверждения своих полномочий подписывать документ от имени организации обязаны использовать личную КЭП только на основании машиночитаемой доверенности, заверенной электронной подписью руководителя. Кроме того, КЭП юрлица должна выдаваться только руководителям. При смене или обновлении подписи они должны обращаться в налоговую службу и к ее доверенным лицам, а сотрудники для получения КЭП физлица — в аккредитованные удостоверяющие центры.
Из слов чиновников об отсрочке следует, что теперь в закон будут внесены необходимые поправки.
Напомним, реформа электронной подписи направлена на то, чтобы сделать этот инструмент более безопасным для пользователей и недоступным для мошеннических действий. «Левые» электронные подписи часто применяются в криминальных схемах с НДС, при получении кредитов и в сделках с недвижимостью.
Для борьбы с мошенниками и было решено выдавать сертификаты цифровых подписей юрлицам и ИП силами налоговой службы.
Технический директор компании «Такском» Александр Тупицын пояснил “Ъ”, что дополнительным плюсом для бизнеса от реформы будет то, что полномочия подписантов в общем случае можно будет проверить автоматизированно, так как будет вестись реестр полномочий с соответствующими кодами, которые будут включаться в машиночитаемую доверенность.
Готовя реформу, в октябре Минюст зарегистрировал три приказа Минцифры с требованиями к МЧД: «О порядке формирования, актуализации классификатора полномочий и обеспечения доступа к нему», «Об утверждении единых требований к формам доверенностей, необходимых для использования квалифицированной электронной подписи» и «Об утверждении единых требований к машиночитаемым формам документов о полномочиях». Представитель Дмитрия Чернышенко сообщил, что до конца месяца будет выпущено еще три документа, которые полностью сформируют нормативно-правовую базу применения МЧД.
Тем не менее «для более органичного перехода компаний было принято решение, согласованное участниками межведомственной рабочей группы под председательством вице-премьера Дмитрия Чернышенко, в которую входят представители общественных организаций и бизнеса, смягчить этот процесс» — применение доверенностей в 2022 году будет добровольным.
В течение переходного периода аккредитованные удостоверяющие центры смогут, как и раньше, выпускать на сотрудников компаний электронные подписи с привязкой к организации.
Председатель комитета по госзаказу и цифровой экономике «Опоры России» Илия Димитров считает позитивным то, что реформа не останавливается и просто продлена. Бизнес, по его словам, в его большой части готов к переходу на новые правила.
По словам же источника “Ъ”, переходный период понадобился властям для того, чтобы работа бизнеса не остановилась и чтобы документы по МЧД заработали в полной мере.
Советник президента Центра стратегических разработок Алексей Рябов указывает, что ключевые нормативные акты с требованиями к МЧД были приняты регулятором только в середине года и, несмотря на то что они вступают в силу только с 1 марта 2022 года, времени перестроиться бизнесу под новые требования могло не хватить. Так что, по его словам, отсрочка позволит компаниям без сбоев перестроить необходимые процессы.
Венера Петрова