Об электронных трудовых книжках — статья 66.1 Трудового кодекса
Электронная трудовая книжка — это та же книжка, только хранится не в сейфе кадровика, а на сервере Пенсионного фонда. Внешне она не выглядит книжкой, это просто файл с информацией, но содержание почти не изменилось: когда приняли на работу, когда уволили, какое проходил обучение, работал ли по совместительству.
В электронной книжке будут сведения за период после 31 декабря 2019 года.
Электронную книжку невозможно потерять, и в любой момент ее можно просмотреть через сайт Пенсионного фонда и портал Госуслуг. А еще с такой книжкой работодателям легче жить: не нужно покупать, оформлять и хранить бумажные книжки. Из минусов: прибавится забот со сдачей электронной отчетности.
Кто должен работать с электронными книжками
С электронными книжками должны работать все. У работодателя нет выбора, вести или нет: даже если у всех работников бумажные книжки, всё равно нужно отправлять сведения в Пенсионный фонд. А вот у работников выбор есть: можно оставить бумажную или перейти на электронную.
Образец уведомления — на сайте Роструда
До 30 июня 2020 года работодатель выдает каждому работнику уведомление о введении электронных трудовых книжек и необходимости сделать выбор. Уведомление печатают и подписывают в двух экземплярах: один остается у работника, второй — у работодателя. На экземпляре работодателя нужно поставить дату ознакомления.
До 31 декабря 2020 года работник пишет ответочку — заявление, какую трудовую книжку он выбирает. Заявление пишут в свободной форме, но, если работник растерялся, можно предложить ему образец, например вот такой:
Это заявление поможет работнику перейти на электронную трудовую книжку
Если до конца года работник заявление не напишет, за ним автоматически останется бумажная книжка. Вот несколько сценариев развития, если сотрудник выберет электронную или бумажную трудовую:
Вернуться к бумажной нельзя
Работодатель выдает бумажную трудовую под роспись на руки, работник хранит ее дома
Можно в любой момент перейти на электронную
Работодатель хранит и ведет бумажную трудовую, как раньше
Иногда бывает так, что человек протянул до последнего, а потом заболел или ушел в отпуск. Если на 31 декабря получится такая ситуация, написать заявление сотрудник сможет, когда выйдет на работу.
Отдельная история с людьми, которые впервые в жизни идут на работу. Если это произойдет в 2021 году, выбора у них не будет: только электронная трудовая книжка.
Рассказывает Екатерина, читательница Дела
Недавно наша организация переходила на электронные трудовые книжки. Нам предложили написать заявление, как мы хотим, чтобы было: в электронном виде или в бумажном. Я сказала, что хочу в электронном виде, и на меня все посмотрели удивленно. На мой вопрос, в чем проблема, сказали: бумажные надежнее.
В приемной руководителя собрались обеспокоенные сотрудницы. Все они обсуждали, что электронные книжки сделают людей рабами: никогда в жизни не докажешь, что отработал много лет, и будешь всю жизнь работать. Интересно, что это были не пенсионерки, а в основном молодые женщины 25-35 лет.
«Не соглашайся на электронную трудовую книжку, — сказали мне в канцелярии, — посмотри на наш отдел кадров. Точно напортачат что-то, когда будут данные переносить».
Некоторые мои коллеги уверены, что за электронные трудовые книжки зарплату будут платить в электронном виде, а за бумажные — наличкой.
Есть такой вид награды для врачей — благодарность от министерства здравоохранения. Это не медаль и не диплом в рамочке. Это запись в трудовую книжку: объявлена благодарность от федерального ведомства. Она дает возможность получить заслуженного врача или звание ветерана труда. Спросила, что будет с моей записью, если перейду на электронную трудовую. Никто не знает, а для меня это важно.
В итоге из двух тысяч сотрудников ни один не стал переходить на электронную трудовую книжку.
Как передавать сведения
Форма СЗВ-ТД — на сайте Консультанта
Электронная трудовая книжка — это сведения, которые работодатель передает Пенсионному фонду. Делает он это по форме СЗВ-ТД. Эту форму работодатель должен заполнять и отправлять в ПФР уже с этого года — до 15-го числа следующего месяца. Например, до 15 февраля отчитывались за январь.
Но не каждый месяц, а только когда что-то изменилось в кадровой истории человека: приняли на работу, перевели в другой филиал, уволили. Поводом для отчета является и заявление работника, какую книжку он выбирает.
ООО «Лосось» попросил сотрудников написать заявления, переходят они на электронную книжку или нет. Сотрудники подумали и решили, что сделают это в декабре. Если в компании не будет кадровых изменений, подавать отчетность в Пенсионный фонд «Лососю» нужно только в январе 2021 года. Но если один сотрудник всё же решит написать заявление в мае, уже в июне компании придется сдавать отчетность.
Как сдавать отчетность в электронном виде — в Деле
Компании с численностью от 25 сотрудников сдают отчетность только в электронном виде, меньше 25 — можно в бумажном или электронном. Подавать в электронном виде можно через Сбис, Контур, 1C.
Порядок заполнения формы СЗВ-ТД — на сайте Консультанта
Неважно, в каком виде сдавать форму, в любом случае ее нужно правильно заполнить. Мы выделили желтым цветом поля для заполнения:
Основные графы стандартные, с информацией о компании и работнике, но есть и новые — вот как их заполнять:
Подано заявление о… (заполняется только в первый раз)
Если сотрудник выбрал оставить бумажную книжку, ставите дату рядом с «о продолжении ведения трудовой книжки»
Если электронную книжку, рядом с «о предоставлении сведений о трудовой деятельности»
Период, за который отчитываетесь, — если нет нарушений, то это прошлый месяц
Сведения о приеме, переводе, увольнении
- Пишем код цифрой и словом, вот так:
- 1 — прием
- 2 — перевод
- 5 — увольнение
- Все коды
Не заполняется в 2020 году
Заполняется только при увольнении, как в бумажной трудовой книжке
Если сдаете отчетность в первый раз, первой строкой в сведениях о деятельности укажите информацию о последнем кадровом событии работника в вашей компании. Это может быть прошлогодний прием на работу или перевод.
Обычно СЗВ-ТД сдают в следующем месяце, но есть исключения. Если оформляете увольнение или прием на работу, предоставить отчет в Пенсионный фонд нужно уже на следующий день после того, как сотрудник уволился или устроился в компанию.
Читать подробнее на сайте ПФР
Счет для ИП и ООО в Модульбанке
Удобный сервис, недорогие тарифы, защита от блокировок по 115ФЗ
Замглавы Роструда Иван Шкловец о том, что ждет работников и работодателей при переходе на электронные трудовые книжки
31.03.2020 15:37:00
Как правильно оформлять работников, принятых в этом году? Как в электронных формах отразить переименование должности? Как рассчитывать больничные, если работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки? На эти и другие вопросы читателей «Российской газеты» ответил заместитель руководителя Роструда Иван Шкловец на горячей линии, прошедшей в редакции.
Как правильно оформлять работников, принятых в этом году? Как в электронных формах отразить переименование должности? Как рассчитывать больничные, если работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки? На эти и другие вопросы читателей «Российской газеты» ответил заместитель руководителя Роструда Иван Шкловец на горячей линии, прошедшей в редакции.
— Если работник трудоустраивается в этом году, он имеет право сразу же выбрать электронный вариант трудовой книжки?
Иван Шкловец: Прежде чем сделать выбор работнику, работодатель должен выполнить ряд действий. Так, нужно оформить с сотрудником трудовой договор, издать приказ о приеме на работу, не позднее недельного срока после издания приказа внести запись в трудовую книжку, а потом письменно уведомить его об изменениях, которые произошли в законодательстве, о его праве подать заявление о выборе. Также вы должны внести изменения в свои локальные нормативные акты в компании, в которых наверняка прописано только бумажное ведение трудовых книжек, и только после этого нужно будет получать от работника заявление. Вы должны обязательно у себя зафиксировать то, что работнику уведомление выдали, зарегистрировать заявление в журнале приема заявлений, чтобы подтвердить выбор работника.
— Мы новых работников устно уведомляем о новом законе и праве выбора. И после подписания трудового договора и приказа о приеме на работу он пишет заявление о выборе. Так неправильно?
— Закон требует именно письменного уведомления работников. И после 30 июня инспекции труда будут проверять, выполнил ли работодатель это требование. Это обязательное условие. Поэтому поменяйте свое устное уведомление на письменное. Это несколько усложнит процедуру оформления, но это требование закона. Если вы это не сделаете, возникают риски претензий со стороны инспекции труда.
Источник фото: www.rostrud.ru.
— Согласно ст. 66.1 Трудового кодекса, в сведения о трудовой деятельности работника (СТД-Р) включается такая информация, как место работы, трудовая функция, переводы, увольнение.
При этом по недавно принятому порядку заполнения формы СТД-Р мы включаем еще и дополнительные события, такие, как переименование организации работодателя, присвоение второй квалификации, и данные о том, что работнику запрещено занимать какую-то должность или заниматься некой деятельностью.
То есть наблюдается противоречие между Трудовым кодексом и порядком заполнения. Чем все-таки руководствоваться и какие данные включать в эти формы?
— Никакого противоречия нет. В законе указаны только основные кадровые мероприятия, это прием, перевод и увольнение. Но в этом же законе указано, что форму сведений о передаче такой информации в ПФР и форму сведений, которые передаются работнику, утверждают соответствующие органы власти. В первом случае это Пенсионный фонд, который в форме СЗВ-ТД, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда России от 25 декабря 2019 г. № 730п установил шесть кадровых мероприятий, которые вы назвали. Своим приказом Минтруд России от 20 января 2020 года № 23н, утвердил сведения, которые должны предоставляться работникам. Так называемая форма СТД-Р. И там уже не шесть кадровых мероприятий, а пять. Там отсутствует запрет занимать определенные должности. Поэтому при предоставлении сведений и в ПФР, и работнику на основании его заявления или при увольнении вы руководствуетесь теми формами, которые утверждены ПФР и минтрудом. Ориентируйтесь на эти приказы и постановления.
— Что делать, если должность просто переименована, а перевода на другую должность не было. Как это отразить в электронной трудовой книжке?
— Трудовое законодательство не содержит понятия «переименование должности». Любое изменение наименования должности — это перевод, изменение трудовой функции. И как только вы «переименовали» должность, это означает, что вы должны издать приказ о переводе работника на другую должность. А это уже кадровое мероприятие, которое должно попасть в отчет ПФР. Если был приказ не о переводе работника на другую должность, а о переименовании должности, и это именно так отражено в трудовой книжке, значит, нужно признать эту запись недействительной и внести правильную запись в соответствии с инструкцией по заполнению трудовых книжек. Работник, выбравший «электронную трудовую книжку» у предыдущего работодателя, должен представить при приеме на работу форму СТД-Р.
— При составлении отчета необходимо указать кадровое мероприятие — переименование. В отведенной графе умещается 150 символов. А в переименовании больше двухсот. Как быть?
— В отчете наименование организации указывается в соответствии с учредительными документами (допускается наименование в латинской транскрипции). В случае переименования указывается как прежнее наименование организации, так и новое, что существенно увеличивает количество знаков. Если такая запись не помещается в графе, следует заранее связаться с ПФР и проконсультироваться. При этом такое кадровое мероприятие, как переименование, само по себе не является основанием для направления отчета, у вас есть время выяснить данный вопрос.
— Мы 28 февраля издали приказ о найме работника со 2 марта. Сведения об этом включаем в СЗВ-ТД за февраль или март?
Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки и вернуться к бумажной
Заместитель руководителя Роструда Иван Шкловец пояснил в ходе «горячей линии», почему работник, выбравший электронную трудовую книжку, уже не сможет вернуться к ведению бумажной.
Представитель ведомства отметил, что законодательство не предусматривает перехода от электронной формы ведения трудовой книжки к бумажной.
Иван Шкловец пояснил: «Для работодателя, согласившегося принять обратно трудовую книжку, возникают риски, связанные с признанием записи недействительной, необходимостью изменения кадровых документов, корректировке отчетов в ПФР. В связи с этим целесообразно об этом предупреждать работников заранее».
Представитель Роструда уточнил, что закон допускает выбрать сначала бумажную трудовую книжку, а через 1-2 года перейти на электронную.
«Работник, подавший заявление о продолжении ведения трудовой книжки может впоследствии подать заявление об отказе ведения трудовой книжки в любое время — в 2021, 2022 и последующих годах», — приводит слова Ивана Шкловца «Российская газета».
БУХПРОСВЕТ
По закону каждый работник до 31 декабря 2020 года должен определиться с выбором варианта ведения его трудовой книжки.
Также до этой даты все работники обязаны подать работодателю письменное заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или о переходе на электронную трудовую книжку.
Вместе с тем неисполнение данной обязанности не повлечет для работников никаких негативных последствий.
Заставить работника подать соответствующее заявление работодатель не сможет. Это будет расцениваться как нарушение трудовых прав сотрудника по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф для организаций может составить до 50 000 рублей). Если работник не подаст работодателю ни одного из указанных заявлений, работодатель обязан будет продолжить вести его бумажную трудовую книжку.
Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, имеет право в последующем перейти на электронную трудовую книжку.
Работнику же, подавшему письменное заявление о переходе на электронную книжку, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение.
В дальнейшем все сведения на такого работника будут формироваться исключительно в электронной форме.
Истек срок уведомления о переходе на электронные трудовые книжки. Что дальше
Ответим на главные вопросы работодателей и кадровиков
В октябре 2020 года завершился срок, в который работодатели были обязаны уведомить работников о выборе ведения трудовой книжки и собрать у них заявления. Как теперь принимать на работу?
Давайте разбираться:
- Как проверить, соответствуют ли записи в трудовой реальным событиям у прежнего работодателя?
- Что делать, если работник не написал заявления о выборе трудовой?
- Будет ответственность за ошибки прежнего работодателя?
Используйте правильную терминологию. «Электронная трудовая книжка» — это обывательское понятие, его не существует в нормативных правовых актах.
Вспоминайте, мы говорили об этом на вебинарах и уроках весь 2020 год. И в статье мы используем единую терминологию: «предоставление сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ».
Будем говорить профессионально и грамотно — это не так сложно, как кажется.
1. Спрашивать ли работников о способе ведения трудовой книжки после 31.10.2020?
С одной стороны, работодатели при приеме на работу после этой даты больше не обязаны уведомлять работников о происходящих изменениях в законодательстве.
С другой стороны, работник обязан до 2021 года сделать выбор и написать заявление:
- в пользу ведения бумажной трудовой книжки; либо
- в пользу предоставления сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (ч. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).
Согласитесь, есть некая рассогласованность.
Предлагаем на выбор два варианта:
- Формальный подход. Не уведомлять работников, принимаемых после 31.10.2020. Если такие работники предоставят заявления, принимать их и отчитываться в ПФР. Напомним, отчетность СЗВ-ТД в ПФР работодателю нужно предоставить не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором работник подавал соответствующее заявление (п.
2.5 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).
- Неформальный подход.
Внести изменения в ПВТР или разработать отдельный локальный нормативный акт, в котором прописать основные положения относительно предоставления заявлений, прав работников в связи с переходом на предоставление сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
Здесь же уместно рассказать о том, как работники, которые отказались от бумажной трудовой книжки, смогут получать сведения о трудовой деятельности.
- Второй подход не является обязательным, но может быть актуален и в связи с тем, что прием заявлений не заканчивается в 2020 году.
В конце статьи есть шпаргалка
2. Останется ли у работников после 2020 года возможность подавать заявления о дальнейшем ведении бумажной трудовой книжки или отказе от нее?
Законодатели не забыли о тех, кто не имел возможности написать заявление в 2020 году:
- например, если работники находились в отпуске или не были трудоустроены, то они вправе обратиться с заявлением к своему работодателю в любое время после 2020 года (п. 6 ст. 2 Закона 439-ФЗ).
Работники, которые пожелали остаться с бумажными трудовыми книжками и написали заявления об этом, не утратили права изменить свое решение в последующем. А это значит, что даже после 2020 года они смогут обратиться к своему работодателю с заявлением о выборе предоставления им сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
3. Как узнать, предоставлял или нет работник заявление о выборе варианта внесения сведений о трудовой деятельности на предыдущем месте работы?
Курсы для кадровика онлайн
Повышение квалификации, профпереподготовка в Контур.Школе. Онлайн-тесты. Удостоверения и дипломы
Посмотреть программы
Кажется, что в теории вопрос очевиден. Если работодатель знает, а главное соблюдает законодательство, то при приеме на работу работник предъявляет трудовую книжку с последней записью о подаче заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ и (или) форму СТД-Р или СТД-ПФР.
Но на практике может возникнуть ситуация, когда работник приносит трудовую книжку, в которой последняя запись о расторжении (прекращении) трудового договора. Возможны как минимум два варианта развития событий:
- Вариант 1. Работник не писал заявления о выборе трудовой книжки в 2020 году. Это могло произойти в том случае, например, если человек не был трудоустроен в этот период.
- Ваши действия: принимаем работника на работу и продолжаем вести его бумажную трудовую книжку до тех пор, пока он не напишет заявление о переходе на предоставление ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
- Важно: такой возможностью он может воспользоваться в любое время.
- Вариант 2. Работник написал заявление о продолжении ведения трудовой книжки у предыдущего работодателя, но мы пока об этом не знаем.
- Ваши действия: для нас не актуален вопрос, подавал такой работник заявление о выборе или не подавал у предыдущего работодателя. Такой работник может в дальнейшем написать заявление о переходе на предоставление сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
- Обратите внимание: за работником, воспользовавшимся правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям (п. 4 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).
4. Как быть, когда у работника две трудовые книжки или прежний работодатель не внес соответствующие записи?
Законодатели это не учли, но… На практике у работника может быть несколько трудовых книжек:
- например, он может предоставить одну из них, в которой будет запись об увольнении, а при этом дома у него может находиться вторая — с записью о подаче им заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
Также есть работодатели или работники кадровых служб, которые не отследили изменения или не поняли их:
- как следствие, они не выполнили обязательства по информированию работников или не внесли необходимые записи в трудовые книжки.
В итоге у нас есть работники, которые писали заявления об отказе ведения бумажной трудовой книжки, но в их в трудовой это не отражено. Если работодатель все же сдавал по ним отчетность, то информация будет внесена в информационную систему ПФР. Но работодатель, к которому этот работник устраивается, из документов, предъявляемых при приеме на работу, этого не узнает.
Законодательно вопрос не решен. Но не стоит паниковать. Оснований для привлечения текущего работодателя к ответственности нет.
Если вы столкнетесь с такой ситуацией, просто продолжите вести на работника трудовую книжку, предоставите отчет СЗВ-ТД с информацией о приеме на работу в ПФР.
Риск здесь лишь в дополнительной ответственности за ведение, учет, хранение, выдачу трудовой книжки, которая на самом деле должна храниться у работника. Ну и, конечно же, это лишняя работа для вас.
- Рекомендация: при приеме на работу берите от работников заявление, в котором они пишут формулировку: «Настоящим подтверждаю, что заявления о переходе на предоставление сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (электронную трудовую книжку) у других работодателей не подавал». Эту рекомендацию вы можете взять в работу или игнорировать, т.к., еще раз подчеркнем, вопрос законодательно не урегулирован. Решение остается за работодателем.
Выводы
В статье мы дали практические рекомендации, как поступать работодателям с работниками, которые устраиваются на работу после 31.10.2020, в части изменений, связанных с переходом на предоставление сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
В 2021 году нас ждут изменения в форме СЗВ-ТД. Будем держать вас в курсе и давать практические рекомендации по работе.
- Совет: обращаясь за консультациями в ПФР, помните, что у них нет полномочий давать разъяснения по применению трудового законодательства и по работе с трудовыми книжками в бумажной форме. Получая рекомендации по таким вопросам от ПФР, пропускайте их через призму законодательства, будьте объективными!
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
- Примеры записей в трудовую (оформление титульного листа, внесение исправлений, совместительство становится основным) 632.6 КБ
Скачать
У соискателя нет бумажной трудовой – как оформить на работу
С начала 2021 года не надо оформлять бумажные трудовые книжки сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые. Также часть работников в 2020 году решила отказаться от бумажного документа. Как таких ситуациях оформлять прием на работу? Рассмотрим в статье основные вопросы, которые возникают на практике.
Работник трудоустраивается впервые
Если сотрудник впервые поступает на работу в 2021 году, оформлять ему бумажную трудовую книжку не требуется (п.8 ст.2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ).
В такой ситуации процесс оформления приёма на работу будет выглядеть следующим образом:
— С работником заключается трудовой договор.
— На основании трудового договора издаётся приказ о приёме на работу. С приказом работника нужно ознакомить под подпись.
— Не позднее следующего рабочего дня с даты издания приказа, надо представить в Пенсионный фонд РФ форму СЗВ-ТД с кодом ПРИЁМ.
— На работника по общим правилам оформляется личная карточка.
Бумажная трудовая книжка из процесса документального оформления приёма на работу исключена. На лиц, которые впервые трудоустраиваются с 1 января 2021 года, информация о трудовой деятельности ведётся только в электронном виде. Таким образом, у работника нет возможности выбора бумажной или электронной трудовой книжки.
Данные о трудовой деятельности работника формируются на лицевом счетё в Пенсионном фонде. ПФР для отражения информации на лицевом счетё получает от работодателей сведения по форме СЗВ-ТД, то есть сведения о трудовой деятельности работника поступают напрямую в ПФР.
Отметим, что в трудовой договор запись о том, что бумажная трудовая книжка работнику не оформляется, делать не надо. Это не условие, которое согласовывают стороны договора, а требование закона.
Что касается страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования (СНИЛС). Еще с 2019 года такие свидетельства ПФР не оформляет. Сейчас при приёме на работу соискатель должен предъявить документ, подтверждающий факт регистрации в системе персонифицированного учёта (ч. 1 ст. 65 ТК РФ).
И если у работника имеется свидетельство СНИЛС, он предъявляет этот документ. Если сотрудник начал трудовую деятельность уже после того, как ПФР перестал оформлять такие свидетельства, потребуется документ по форме АДИ-РЕГ (форма утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 13.06.2019 № 335п).
Если же сотрудник трудоустраивается впервые, и он не состоит на персонифицированном учете в ПФР, работодатель должен будет также зарегистрировать работника в системе индивидуального учёта.
Работник по прежнему месту работы отказался от бумажной трудовой книжки
Подавляющее большинство работников, у которых был выбор, приняли решение о сохранении бумажного формата трудовой книжки. Но все же часть сотрудников перешли на электронное ведение сведений о трудовой деятельности. В этом случае прежний работодатель внес в трудовую книжку так называемую закрывающую запись и выдал её на руки работнику.
| Внимание! |
Электронная трудовая книжка: ответы на популярные вопросы
С какой даты вводятся электронные трудовые книжки на территории Российской Федерации?
— Ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде началось с 1 января 2020 года.
Вместе с тем термина «электронная трудовая книжка» ТК РФ не содержит. Статья 66.1 ТК РФ говорит о сформированной работодателем в электронном виде основной информации о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (сведения о трудовой деятельности). Сведения о трудовой деятельности ведутся работодателем только в электронном виде.
- Источник 1 и Источник 2
- Какие сведения вносятся в электронную трудовую книжку?
- — Это информация о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах работника на другую постоянную работу, об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора, об установлении второй и последующей профессии или иной квалификации, а также другая предусмотренная ТК РФ или иным федеральным законом информация.
- При этом информация, содержащаяся в сведениях, в основном повторяет информацию, содержащуюся в трудовой книжке.
- Источник
В трудовую книжку в бумажной форме сведения о награждении вносятся, а в ЭТК — нет. Почему?
— В сведения о трудовой деятельности информация о награждении за успехи в работе не вносится, потому что такая обязанность работодателя законодательством РФ не установлена. Представляемая работодателем в ПФР форма «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)» также не содержит раздела для указания сведений о награждении за успехи в работе.
- Источник
- Что должен сделать работодатель в связи с введением электронной трудовой книжки?
- — До конца 2020 года работодатели должны:
- принять или изменить локальные нормативные акты с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии);
- подготовить и обсудить с уполномоченными представителями работников изменения в соглашения и коллективные договоры в порядке, установленном ТК РФ;
- обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР;
- до 31 октября 2020 года включительно уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор, подав письменно одно из заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде.
Источник: Ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», п.2 постановления Правительства РФ от 19 июня 2020 № 887 «Об особенностях правового регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в 2020 году»
Нужно ли рассылать уведомление о формировании сведений о трудовой деятельности в электронном виде внешним совместителям, если трудовые книжки на них ведут на основной работе? Необходимо ли от них получать заявления на ведение бумажных трудовых книжек, если книжки ведутся в основной организации?
— Нет, не нужно. При оформлении трудовых отношений по совместительству работник трудовую книжку не представляет. В связи с тем что работодатель не ведёт трудовые книжки работников-совместителей, уведомлять их о переходе на ЭТК и получать заявления на ведение бумажных трудовых книжек нет необходимости.
Источник
Уведомления о переходе на электронные трудовые книжки с подписью работника об ознакомлении нужно хранить в личных делах? Подшивать ли их к делу при увольнении сотрудника? Хранить ли их в отдельных папках?
— Хранить уведомления работодатель вправе как в личном деле, так и в общей папке.
Источник
Разъясните порядок действий работодателя с заявлениями о выборе способа ведения трудовой книжки.
После выдачи трудовой книжки на руки работнику заявление о выборе ЭТК вкладывается в трудовую книжку или хранится у работодателя, которому подано заявление? Какой срок и порядок хранения такого заявления? Где хранится заявление о выборе бумажной трудовой книжки? Если оно остается у прежнего работодателя, то как новый работодатель узнает о том, что работник уже сделал выбор о продолжении ведения бумажной трудовой книжки и дату этого заявления, ведь в данном случае СТД-Р работник не предоставляет?
— Если гражданин не впервые поступает на работу, то при заключении трудового договора он обязан предъявить работодателю трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен трудовой книжки.
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения утверждён Приказом Росархива от 20.12.2019 № 23. В настоящее время заявления о выборе способа ведения трудовой книжки в этот перечень не внесены. Вероятно, работодателю следует определить срок хранения указанных заявлений самостоятельно — не менее 5 лет.
Источник
Что делать, если работник в отпуске или на больничном и поэтому не успевает обратиться к работодателю с заявлением о сохранении бумажной трудовой книжки?
Что делать работодателю в связи с переходом на электронные трудовые
Чтобы у Пенсионного фонда появились данные о гражданине как о работнике, работодатели с этого года сдают специальный отчет СЗВ-ТД. По окончании каждого календарного месяца нужно отчитаться о прошедших кадровых мероприятиях:
- приеме на работу;
- переводе;
- увольнении;
- подаче заявлений о переходе на электронные трудовые книжки.
Помимо этого, СЗВ-ТД также подают, если компанию переименовали, работнику присвоили разряд по профессии, а также в случае получения работником судебного запрета занимать определенную должность.
Если ничего из перечисленного в этом месяце не случилось, отчет отправлять не надо. Но когда в течение 2020 года у какого-то из ваших работников что-то из перечисленного произойдет впервые, вам нужно будет будет подать об этом сотруднике отчет и заодно отразить в нем последнее кадровое событие, которое у него состоялось на 1 января 2020 года.
Пример:Компания приняла Андрея Иванова на должность системного администратора в феврале 2018 года. В марте 2020 года его перевели на должность начальника отдела. В отчете СЗВ-ТД за март 2020 года нужно отразить двумя строками два этих события: прием в 2018 году и перевод на другую работу в марте 2020-го.
И по всем последующим кадровым мероприятиям в течение 2020 года в отношении сотрудников, на которых вы еще не подавали сведения в ПФР, нужно поступить так же.
Пример:Инну Петрову приняли на должность бухгалтера в апреле 2017 года. В феврале 2018-го она перешла на должность главного бухгалтера. В марте 2020 года ее назначили финансовым директором. В СЗВ-ТД за февраль вместе с переводом на эту должность нужно отразить последнее кадровое событие на 1 января 2020 года: назначение на позицию главного бухгалтера.
Отчет СЗВ-ТД сдают до 15-го числа месяца, следующего за тем, в котором произошли кадровые мероприятия. Если вы по какой-то причине не сдали отчет за предыдущие месяцы 2020 года, в которых произошли прием, переводы или увольнения, отправьте эти сведения в Пенсионный фонд с опозданием. Пока никаких штрафов за несвоевременную сдачу отчетов нет.
Внимание: в связи с тем, что из-за эпидемии коронавируса службе занятости пришлось перейти на онлайн-регистрацию граждан в качестве безработных, для этого понадобилось быстрое поступление в Пенсионный фонд сведений о приеме на работу и увольнениях.
Пункт 6 Временных правил регистрации граждан в качестве безработных, утвержденных постановлением Правительства РФ от 08.04.
2020 № 460, теперь требует подавать такие сведения не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме на работу (увольнения), а также издания иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений. Подавать сведения нужно по форме, утвержденной Пенсионным фондом.
Уведомление работникам составляют в произвольном виде, обязательной формы нет. Но важно указать работнику на то, что до 31 декабря 2020 года нужно решить судьбу своей бумажной трудовой книжки:
- отказаться от ее ведения и перейти на электронную трудовую книжку;
- сохранить бумажный вариант.
Решение сотрудника оформляется письменным заявлением, которое он подает работодателю до конца года.
Уведомить всех работником нужно до 30 июня 2020 года. Роструд обещал выборочно проверить, как работодатели выполняют требование.
Если работники в длительных отпусках, на больничном или в командировках, то правило о крайнем сроке не применяется. Таких сотрудников нужно уведомить в день выхода на работу. Точно так же — с теми, кто устроится на работу во втором полугодии 2020 года.
В локальных актах компании, где упоминается трудовая книжка, нужно также указать новый документ — сведения о трудовой деятельности работника.
Это точно требуется в Правилах внутреннего трудового распорядка в разделах о приеме на работу и увольнении.
В других документах компании трудовая книжка тоже может упоминаться, обычно это связано с предоставлением каких-то компенсаций, которые зависят от стажа работы сотрудника.
Поднимите все кадровые документы и проверьте, что в них сказано насчет трудовой книжки. Упоминание о ней не вычищайте — бумажные трудовые также придется продолжать вести по желанию работников.
Просто после упоминания в локальных документах трудовой книжки добавьте, что работник предоставляет вместо нее сведения о трудовой деятельности, а работодатель выдает эти сведения при увольнении в случаях, когда это требуется по закону (про эти случаи говорится в ст. 66.1 и 84.1 Трудового кодекса).
Если у вас микропредприятие (до 15 сотрудников и годовой доход не более 120 миллионов рублей, вы внесены в специальный реестр), то вас этот пункт, скорее всего, не касается. Микропредприятия могут не утверждать у себя локальные нормативные акты.
Нужно установить порядок, в котором сотрудники смогут запрашивать сведения о трудовой деятельности. Дело в том, что они могут делать такие запросы не только в бумажном виде, но и по электронной почте на электронный адрес работодателя. Отреагировать на это письмо и предоставить сведения необходимо за три рабочих дня.
Поэтому в интересах работодателя организовать всё так, чтобы подобные обращения не терялись. Лучше установить конкретный адрес электронной почты и назначить ответственного за регулярный мониторинг этого почтового ящика. Также можно установить требования к заявлению сотрудника по выдаче сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Если у компании есть корпоративная CRM-система, с помощью которой сотрудники запрашивают справки и иные кадровые документы, это также надо описать в порядке предоставления сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Такой порядок можно расписать в Правилах внутреннего трудового распорядка или любом другом локальном документе на выбор работодателя.
Например, если у вас микропредприятие и нет локальных нормативных актов, регулирующих трудовые отношения, можно просто издать приказ, утверждающий такой порядок.
В любом случае с этим документом работников нужно ознакомить в письменном виде до конца 2020 года.
Работники, которых вы уведомили о переходе на электронные трудовые книжки, должны решить, сохранять бумажный документ или нет. Срок — до 31.12.2020 включительно.
Автоматически перевести всех на «электронку» нельзя. Работники думают до конца года, и подгонять их тоже нельзя. Те, кто проигнорирует уведомление работодателя и не подаст никакого заявления, по умолчанию будут считаться решившими сохранить бумажную книжку.
Эти «молчуны», а также те, кто подаст заявление о продолжении вести бумажную книжку, смогут в дальнейшем передумать и перейти на «электронку». Это можно будет сделать как в течение 2020 года, так и в любом следующем году. А вот те, кто сразу решится на «электронку», поменять потом свое решение не смогут.
Обратно вернуться к бумажной трудовой книжке нельзя.
Подача работником работодателю того или иного заявления (о переходе на электронную трудовую книжку или о сохранении бумажной трудовой книжки) считается кадровым мероприятием для отчета СЗВ-ТД.
Отражайте его, когда будете отчитываться за тот месяц, когда работник сообщил вам о своем выборе.
Если в этом месяце, помимо подачи заявления, у сотрудника был перевод на другую должность или другое событие, отражайте всё в одном отчете в разных строках.
В 2021 году сроки по сдаче отчета в Пенсионный фонд изменятся. О приеме или увольнении сотрудника придется отчитываться сразу после трудоустройства или расторжения договора. Крайняя дата — следующий рабочий день. А вот о переводах и иных кадровых мероприятиях сведения надо будет подавать по-старому — до 15-го числа следующего месяца.
В 2021 году выдайте трудовые книжки тем работникам, которые написали заявления об отказе от них. Сделайте в трудовых книжках последнюю запись о том, что работник подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Только объясните сотрудникам, что отказ от ведения бумажной трудовой книжки не значит, что ее теперь можно выкинуть. В электронной трудовой будут сведения о работе только начиная с 2020 года.
Поэтому при трудоустройстве к новому работодателю работник предоставит и электронные сведения, и бумажную трудовую. Однако теперь работодатель просто ознакомится с ее содержанием, возможно, снимет копию, а затем отдаст назад работнику.
Никаких записей при трудоустройстве вносить в трудовую книжку, от дальнейшего ведения которой сотрудник отказался, не нужно.
Для тех, кто решил оставить бумажную трудовую, ничего не изменится —работодатель продолжит вести бумажную трудовую книжку по старым правилам, но так же, как и на остальных работников, будет заполнять отчет СЗВ-ТД.
При увольнении работников, которые отказались от бумажной трудовой, работодатель должен выдать вместо нее сведения о трудовой деятельности. Это специальная форма СТД-Р. По желанию работника ее можно предоставлять в электронном виде, например отправить файл на электронную почту, а можно в виде подписанной бумажной распечатки с печатью.
Работник имеет право запросить сведения из электронной трудовой также в период работы в компании. По аналогии с другими рабочими документами работодатель обязан их предоставить в течение трех рабочих дней с даты получения заявления. Их также можно получить как в бумажном виде с подписью и печатью, так и в электронном виде.
Есть важный момент: тем сотрудникам, которые сохранили бумажную трудовую, работодатель не должен предоставлять сведения из электронной трудовой. Они будут их получать самостоятельно в МФЦ, отделении Пенсионного фонда или на сайте госуслуг.
Новые сотрудники должны будут предъявлять новому работодателю как бумажную трудовую книжку (если она у них была заведена), так и сведения о трудовой деятельности, полученные либо у прежнего работодателя (форма СТД-Р), либо самостоятельно.
Если в трудовой книжке будет запись о том, что она выдана на руки в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ, а в сведениях о трудовой деятельности сказано, что этот человек отказался от бумажной трудовой, значит, делать в книжке запись о приеме на работу не нужно.
Вы подадите только отчет в Пенсионный фонд (СЗВ-ТД).
Если же в трудовой книжке записи о ее выдаче на руки в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ нет, а есть обычная запись об увольнении с прежнего места, и в сведениях о трудовой деятельности не сказано, что сотрудник отказался от бумажной трудовой, значит, нужно, как раньше, сделать в его трудовой книжке запись о приеме на работу, оставить книжку у себя. Но еще и подать отчет СЗВ-ТД.
А вот обязанности заводить бумажные трудовые книжки тем новым сотрудникам, у которых их никогда не было, у работодателей больше не будет. Новички рынка труда автоматически будут «получать» только электронные трудовые.
Если бумажная трудовая книжка у нового сотрудника до 2021 года была, но он ее потерял или она испорчена, он, как и сейчас, сможет потребовать, чтобы работодатель завел ему новую трудовую.