Командировки работника, или как работодателю не потратить лишнего

Положение о командировках относится к внутренним локальным актам работодателя, применяемым наряду с иными аналогичными документами (положением об оплате труда, правилами внутреннего трудового распорядка, положениями о премировании, об индексации заработной платы и др.).

С внутрифирменными локальными актами ознакомьтесь на нашем сайте:

Законодательно форма данного документа не утверждена и его содержание не регламентировано. Каждый работодатель оформляет такое положение с учетом своих «командировочных» тонкостей и особенностей.

  • Положение о командировках призвано установить и закрепить множество различных факторов: виды командировок (по России или за ее пределы), характер и величину возмещаемых командировочных расходов (только на проезд и проживание или иной перечень), используемый для поездок транспорт и другие особенности.
  • Разработка такого внутреннего документа в целях налогового учета позволяет безбоязненно признавать разнообразные расходы в качестве командировочных и обосновывать их величину в расходах при расчете налога на прибыль или УСН-налога.
  • Необходимости в составлении положения о командировках нет в том случае, если работодатель не направляет своих сотрудников в служебные поездки и не планирует это делать.

Как разработать и утвердить положение о служебных командировках, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Что считается командировкой и когда положение о командировках не применяется

Положение о служебных командировках образца 2021 года в основе своей исходит из привычного всем определения и основных условий признания поездки работника служебной командировкой.

ВАЖНО! Исходя из определения, данного в ст. 166 ТК РФ, служебной командировкой считается поездка сотрудника для выполнения служебного поручения вне своего рабочего места на установленный работодателем срок.

Поскольку выезд человека из места его постоянной дислокации сопряжен с дополнительными расходами (на проезд, проживание и др.

), требующими особого документального оформления и обоснования, а признание командировочных затрат при расчете налоговой базы по прибыли или УСН зависит от множества факторов (служебной направленности, длительности поездки и т. д.), важность положения о командировках трудно переоценить.

Этим документом обосновываются размеры разнообразных расходов, связанных с поездкой (от суточных до аэродромных сборов и оплаты багажа), а также описывается порядок действий командированных сотрудников (схема получения денежных средств для поездки, состав обязательных документов, режим работы на выезде и др.).

Использовать это положение можно не во всех случаях. Таким документом не регламентируются действия сотрудников фирмы, если их работа носит разъездной характер, а также при поездках сотрудников в их личных целях.

Особое значение при применении положения о командировках имеет правильная классификация поездки. Признать отъезд командировкой и законно использовать положение можно в следующих случаях:

  • поездка выполняется в служебных целях и по решению руководства;
  • сотрудник работает определенный срок в отдалении от населенного пункта, в котором располагается его основное рабочее место;
  • с командировочным работником заключен трудовой договор или договор ГПХ.

Можно ли учесть в расходах в целях налога на прибыль командировочные сотруднику, с которым заключен договор ГПХ, узнайте здесь.

Важное условие положения — закрепление права работника на отказ от командировки

В положении о командировках не лишним будет перечислить все случаи, когда работник имеет право отказаться от командировки, и ситуации, когда запрет на отправку работника в служебную поездку налагается законом. Это позволит сотрудникам отстаивать свои законные права и исключит трудовые конфликты.

Так, ТК РФ запрещает направлять в служебные поездки беременных сотрудниц (ст. 259), работников в период действия ученического договора, если командировки не связаны с ученичеством (абз. 3 ст. 203), а также несовершеннолетних работников фирмы (ст.

268). В отношении последней категории работающих указанной статьей ТК РФ предусмотрены нюансы: не запрещены командировки несовершеннолетних творческих работников согласно перечню, утверждаемому Правительством РФ (постановление от 28.04.2007 № 252).

Другой группе работников позволено выразить отказ или согласиться поехать в служебную поездку. Свою волю в данном случае они могут выразить в письменной форме. Среди таких сотрудников (ст. 259 ТК РФ):

  • женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет;
  • матери и отцы, единолично воспитывающие детей в возрасте до 5 лет;
  • работники с детьми-инвалидами;
  • сотрудники, ухаживающие за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ст. 259 ТК РФ).

Такой же выбор предоставлен опекунам и попечителям несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ).

Для работников, не попавших в вышеперечисленные категории, отказ ехать в командировку означает высокую вероятность получить дисциплинарное наказание.

ВАЖНО! В соответствии со ст. 192 ТК РФ работник совершит дисциплинарный поступок, если не исполнит или плохо выполнит свои трудовые обязанности.

Таким образом, отказ работника от командировки расценивается как нарушение трудовой дисциплины, влекущее дисциплинарную ответственность вплоть до увольнения (ст. 192, 193 ТК РФ). Уйти от этой ответственности поможет оговорка в трудовом договоре о том, что данный работник не может быть направлен в командировку.

Подробнее о дисциплинарных проступках и их последствиях читайте в материале «Дисциплинарный проступок по ТК РФ — понятие и признаки».

Описание в положении процесса направления в командировку

Положение о служебных командировках 2021 года базируется на актуальной редакции положения «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденного постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Согласно этому документу факт направления в командировку определяется оформлением приказа работодателя. Основанием для издания приказа чаще всего выступает служебная записка руководителя подразделения. Образец служебной записки о командировке может выглядеть следующим образом:

Командировки работника, или Как работодателю не потратить лишнего

Скачать обновленный вариант служебной записки

В случае применения служебной записки о направлении сотрудника в командировку порядок ее создания и движения также должен быть отражен в положении о командировках.

Правила оформления служебной записки на командировку образца 2021 года ничем не регламентируются. Обязательным для нее является наличие резолюции работодателя.

О том, как оформить основной документ для отправки работника в командировку, читайте в статье «Унифицированная форма № Т-9 — приказ на командировку».

Обязательность оформления командировочного удостоверения с 2015 года отменена.

Однако наличие этого документа в определенной степени дисциплинирует командированного сотрудника, а при отсутствии документов на проезд позволяет подтвердить даты пребывания в командировке.

По этой причине большинство работодателей не отказались от применения командировочного удостоверения и оставили его в числе обязательных внутренних документов.

О том, как он оформляется, читайте в материале «Унифицированная форма № Т-10 — бланк и образец».

Возвращение из поездки. Служебная записка о командировке: образец-2021

С 2015 года перестал применяться еще 1 документ — отчет о командировке. Хотя это не означает, что сотруднику, вернувшемуся из служебной поездки, не придется отчитываться за проделанную в командировке работу. Документ по окончании служебной поездки оформить все равно придется, только по иной форме и под другим названием.

ВАЖНО! В соответствии с п. 7 положения № 749 подтверждением срока пребывания в командировке и иных нюансов командировки может являться оформленная сотрудником служебная записка о командировке. Образец-2021 для нее нормативно не установлен, и работодатель может разработать его самостоятельно.

При этом он вправе либо предусмотреть для всех без исключения командированных сотрудников обязанность по составлению такой служебной записки, либо отразить в положении о командировках отдельные случаи ее оформления (к примеру, командировка на личном транспорте или отсутствие проездных и иных подтверждающих срок командировки документов).

Помимо служебной записки вернувшемуся из поездки сотруднику придется оформить обязательный для всех документ — авансовый отчет. Фирма может разработать собственную форму такого отчета или использовать унифицированную форму АО-1.

Правила заполнения формы АО-1 см. здесь.

На оформление авансового отчета и окончательный расчет по выданному авансом командировочному платежу дается 3 рабочих дня после возвращения из служебной поездки (п. 26 положения № 749). К отчету прилагаются документы, подтверждающие все расходы, произведенные в поездке (на проживание, проезд и иные командировочные расходы).

Где скачать образец служебной записки по командировке в 2021 году

  1. Как отмечалось выше, в некоторых случаях подтверждением срока пребывания в командировке является служебная записка, составленная работником.
  2. Образец служебной записки по командировке в 2021 году можно скачать здесь:
  3. Командировки работника, или Как работодателю не потратить лишнего
  4. Скачать образец служебной записки, подтверждающий срок командировки

Обратите внимание, что даже служебной запиской в некоторых случаях (при отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования) подтвердить срок командировки невозможно (абз. 3 п. 7 постановления № 749). Дополнительно нужно проставить на служебной записке или ином документе подтверждение принимающей стороны о фактическом сроке пребывания работника в командировке. В связи с этим приобретает значимость оформление командировочного удостоверения и в положении о командировках оформление такого документа все же целесообразно предусмотреть.

Читайте также:  Участник ООО провинился. Могут ли его лишить доли в ООО?

Перечисляем в положении документы, подтверждающие расходы

Транспортные расходы

Проезд сотрудника по территории нашей страны или за ее пределы, связанный с выполнением служебных поручений, всегда сопряжен с дополнительными расходами.

Если планируется командировка по России, первоначальными затратами работодателя при отправке сотрудника в командировку будут расходы на проезд к месту назначения (при загранкомандировках расходы начинаются с оформления виз, загранпаспортов и т. д. — об этом поговорим отдельно).

Современные способы перемещения в пространстве достаточно разнообразны: поездами, самолетами, автобусами, такси. Кроме того, в качестве командировочного транспорта может выступать личный автомобиль сотрудника или арендованное ТС.

С привычными всем проездными документами все предельно просто: их оригиналы прикладываются к авансовому отчету, а стоимость проезда без труда включается в налоговые расходы. Однако современные реалии вносят корректировки и в этот всем понятный и привычный порядок учета транспортных командировочных расходов.

Стремительное внедрение в нашу жизнь электронных документов порождает разногласия между налогоплательщиками и налоговыми контролерами относительно признания на их основе расходов на перемещение сотрудников в служебных поездках.

Оформление командировки в 2021 году: пошаговая инструкция

Командировка — это поездка по делам компании,
в ходе которой работник должен выполнить служебное поручение.
Командировка проходит вдалеке от обычного места работы,
а её срок оговаривается работодателем. Не считается
командировкой работа проводника поезда или курьера.

Согласно статье 167 ТК РФ, на время
командировки за работником сохраняется место (его нельзя
уволить) и средний заработок. Статья 168 Кодекса обязывает работодателя
компенсировать траты сотрудника на жильё, проезд, а также
оплатить другие расходы, связанные со служебной поездкой.

В каждой компании в дополнение к трудовому
законодательству может быть составлен локальный акт, регулирующий
процесс командирования сотрудников. В нём указывают:

Перед рабочей поездкой важно ознакомиться с положением
о командировках в компании, чтобы точно знать, какие
расходы возместят, а какие нет.

Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеет
свои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерны
для большинства организаций.

1. Выбор сотрудника

Согласно российскому законодательству, не все работники
обязаны ездить по делам компании. Нельзя направлять
в служебные поездки беременных, даже если они не против
(статья 259 ТК РФ). Командировать
сотрудника с ограниченными физическими возможностями
допускается, если обеспечиваются соответствующие его потребностям
условия труда: например, колясочнику необходимы пандусы.

Кого нельзя отправить в командировку

Категория сотрудников Исключения Ссылка
на законодательство
Беременные Исключений нет статья 259 ТК РФ
Несовершеннолетние Можно, если речь идёт
о спортсменах и творческих работниках
статья 268 ТК РФ
Сотрудники, работающие
по ученическому договору
Можно, только если командировка
связана с ученичеством
статья 203 ТК РФ
Сотрудники с ограниченными
физическими возможностями
Можно, если командировка
не противоречит индивидуальной программе реабилитации
статья 23 Федерального закона
№ 181‑ФЗ

Также есть ограничения при направлении в командировку
следующих категорий сотрудников:

  • женщины, имеющие детей до 3 лет;
  • отцы и матери (опекуны), единолично воспитывающие детей
    до 5 лет;
  • родители, имеющие детей с ограниченными физическими
    возможностями;
  • сотрудники, которые ухаживают за больными членами семьи
    (болезнь должна быть подтверждена медицинским заключением).

Направить этих сотрудников в служебную поездку можно только
с письменного согласия. Об этом говорится в статьях
259 и 264 ТК РФ.

Кроме того, сотрудника не могут послать
в командировку, пока он находится в отпуске или
на больничном. Чтобы вызвать работника с отдыха,
понадобится заручиться его согласием в письменной форме.

В остальных случаях работник, отказавшийся
от командировки, рискует получить дисциплинарное взыскание
вплоть до увольнения.

2. Согласование командировки

В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездку
и сопутствующие траты, принято составлять служебную записку
начальству — обычно это делает руководитель командированного.
В документе прописывают сроки и цель поездки, ФИО
и должность командированного.

Однако оформлять служебную записку по закону необязательно.
Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощён
и автоматизирован — сотрудник создает заявку
в корпоративной системе, после чего задача на оформление
документов переходит на ответственных сотрудников:
в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.

3. Составление заявления на выплату аванса

4. Выпуск приказа о командировке

После согласования поездки готовится приказ, который сотрудник
должен подписать. Документ составляется в свободной форме,
принятой в компании, или по унифицированной официальной
форме Т-9 или Т-9а (для нескольких командированных).

Раньше
требовалось оформлять служебное задание и командировочное
удостоверение, но Постановление Правительства РФ от 29.12.2014
№ 1595 сделало применение этих документов необязательным.

Хотя некоторые компании используют их и по сей день,
это не запрещено.

В приказе пишут:

  • кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность,
    подразделение);
  • куда;
  • в какие даты и на сколько календарных дней;
  • зачем (цель поездки).
  • кто финансирует поездку (работодатель).

Также в документе могут быть строки для .
Например, если работодатель захочет прописать размер суточных.

5. Бронирование жилья и билетов

В различных организациях это происходит по разным
схемам. Где-то билеты и гостиницу бронируют сами
командированные из перечисленного аванса, а где-то —
уполномоченные сотрудники компании, например, сотрудники отдела
кадров.

Многим организациям удобнее заключить договор
с определённым сервисом и покупать билеты
с корпоративного счёта. На Туту.ру можно оплатить билет
личной банковской картой, а можно завести корпоративный
аккаунт и оформлять билеты всем сотрудникам
с корпоративного баланса. Подробнее о сервисе Туту
Командировки

Некоторые компании разрешают ехать не общественным
транспортом, а на собственном или служебном автомобиле.
В этом случае вместо билетов сотруднику оформляют путевой
лист. Каждая компания  разрабатывает форму путевого листа
самостоятельно.

6. Выплата суточных

Суточные
перечисляют заранее, за несколько дней до командировки.
Эти деньги предназначены для оплаты дополнительных расходов,
связанных с командировкой, например питания. Отчитываться
за то, на что ушли суточные, закон не требует.

Размер суточных
организация определяет самостоятельно. Его указывают в положении
о командировках или коллективном договоре. Сумма выплаты
в командировках по России и за границей
различается.

Согласно статье 217 Налогового кодекса РФ, НДФЛ
и страховые взносы удерживаются с суточных в том
случае, если их размер составляет 700 рублей в день при
командировках по России и 2500 рублей —
в поездках за рубежом.

Большинство работодателей
используют эти суммы как максимальный размер суточных. Но есть
и те, кто выплачивает больше денег, всё зависит
от политики компании.

Если командировка проходит недалеко от места жительства
работника и он каждый день возвращается домой,
то суточные не выплачиваются.

7. Командировка

После того как приказ о командировке подписан, билеты
куплены, жильё забронировано, суточные перечислены, можно
отправляться в командировку.

Служебная поездка, как правило,
начинается с дороги в день командировки,
но в каждой компании этот вопрос решают на своё
усмотрение.

В некоторых организациях в день командировки
на работе можно не появляться, хоть и самолёт
в 9 вечера. В иных прийти в офис необходимо, пусть
даже на пару часов.

Главная задача командированного — сохранять все посадочные
талоны, чеки и документы, подтверждающие расходы во время
командировки: на жильё, транспорт и другие служебные
цели.

8. Отчёт о командировочных расходах

После поездки командированного остаётся только отчитаться
о потраченных средствах. Для этого нужно:

  • собрать все отчётные документы (договоры, чеки, посадочные
    талоны);
  • заполнить авансовый отчет (инструкция);
  • если сотрудник потерял какой-либо чек или посадочный талон
    на самолет, то ему нужно составить служебную записку
    на возмещение потраченных средств.

В отчёте нужно указать, сколько денег получено
на командировку, сколько израсходовано, есть ли остаток
или перерасход. Когда бухгалтеры получат все документы
и сверят траты с выданным авансом, будет произведён
перерасчёт.

Если командированный получил больше, чем потратил,
придётся вернуть лишние средства.

Если наоборот, трат было больше,
чем выдано денег (и это не противоречит положению
о командировках), оставшиеся средства перечислят на счёт
командированного.

Авансовый отчёт вместе с чеками надо принести
в бухгалтерию в течение 3 дней после
возвращения.

В качестве подтверждения проживания в гостинице нужно
предоставить распечатку брони гостиницы или ваучера, а также
чек об оплате или счёт-фактуру.

Если сотрудник арендует частную квартиру, нужно приложить
к отчету договор о найме жилого помещения. Лучше заранее
уточнить у хозяина, сможет ли он оформить договор. И
не помешает узнать, примут ли в бухгалтерии такой
отчётный документ.

На транспорт

Если вы покупаете билет на самолет, поезд или автобус
онлайн, обязательно сохраните электронные чеки. При покупке билета
на Туту.ру на электронную почту придут два чека —
на билет и на сервисный сбор. К отчёту надо
приложить оба распечатанных чека, а также распечатанный электронный
билет. 

Тем, кто летит самолетом, надо иметь распечатанную маршрутную
квитанцию и посадочный талон со штампом о досмотре. Это
документы строгой отчётности.

Электронный посадочный в командировке 

Также нужно сохранить билеты на общественный транспорт, чек
на трансфер или такси, если положение о командировках
предусматривает компенсацию этих расходов.

На другие расходы

Остальные расходы определяются положением о командировках
в компании. Например, некоторые организации могут
компенсировать стоимость деловых ужинов. В этом случае нужно
сохранить чек из ресторана.

* Статья носит информационный характер и может
не совпадать с мнением государственных органов
и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет
ответственность за решения, принятые на основе
информации, представленной в статье.

Часто ездите в рабочие поездки или оформляете командировки
другим? Зарегистрируйте на Туту.ру корпоративный аккаунт
и оплачивайте билеты с баланса компании. Подробнее

Читайте также:  Роботы не нуждаются в кофе. В отличие от юристов

Как оформить командировку, чтобы не иметь проблем с налоговой

Расскажем, какие документы нужно оформить до и после командировки, чтобы у компании не было проблем с налоговой.

Налоговый инспектор предъявит претензии, если работодатель неправильно рассчитал налог на прибыль, не удержал НДФЛ и не начислил взносы, когда это требовалось.

Налоги и взносы доначислят, а еще придется платить пени и штрафы. Размер этих выплат зависит от того, какую сумму командировочных расходов не примет налоговая, а компания не сможет защитить. Приведем пример на налогу на прибыль с общей ставкой 20%.

Компания оплатила пользование VIP-залом в аэропорту и билеты бизнес-класса двум сотрудникам не из руководящего состава. Сумма, на которую компания, по мнению налоговой, завысила командировочные траты, — 100 000 руб. Сумма доначисленного налога составит 20 000 руб. (100 000 х 20%). Сумма пеней и штрафов будет зависеть от периода, который бюджет не получал налоги.

Расходы на оплату труда, к которым относятся командировочные расходы, — одна из больших статей расходов, на которые компании уменьшают свои доходы. Поэтому налоговики пристально следят за тем, как вы формируете эти расходы, и насколько можете их оправдать.

Работодатель должен выплатить работнику средний заработок и суточные за период командировки, а также возместить (ст. 168 ТК):

  • затраты на проезд;
  • цену проживания;
  • расходы, которые предусмотрели в локальном нормативном акте.

Командировочные траты, которые работник обосновал и подтвердил документами, получится списать на расходы при исчислении налога на прибыль. Работодатель не удерживает с этих сумм НДФЛ и не начисляет взносы.

Непредусмотренные и необоснованные траты списать на расходы нельзя. К тому же они считаются доходом работника. Работодатель должен:

  • возместить расходы из чистой прибыли;
  • удержать НДФЛ с выплат работнику;
  • начислить на эти суммы взносы.

Если этого не сделать, компания получит претензии налоговой, должна будет перечислить в бюджет доначисленные налоги, взносы, пени и штрафы. Избежать этого можно с правильными документами.

Не сможете обойтись только без приказа о направлении работника в командировку (постановление Правительства от 29.12.2014 № 1595). Но есть документы, которые по закону не требуются, но помогают объяснить длительность командировки и оправдать командировочные расходы. Расскажем, когда могут быть полезны служебные задания и командировочные удостоверения, и чем их можно заменить. 

Приказ о командировке. В приказе следует указать место и даты командировки, а также цель поездки, если не оформляете отдельно служебное задание.

Приказ должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник, например заместитель руководителя. С приказом ознакомьте под подпись командированного работника и других заинтересованных сотрудников.

Тимофеев работает в Москве наладчиком оборудования. Его направляют в командировку в Екатеринбург с 17 по 19 мая. В приказе указали: город командировки и компанию, даты, когда Тимофеев будет выполнять служебное задание, а также подробно описали цель поездки и результат его работы. С приказом о командировке под подпись ознакомили Тимофеева, его непосредственного руководителя и бухгалтера.

Сопоставьте даты в приказе и в билете. Компания не сможет признать расходы на проезд в командировку, если дата выезда по приказу позже, чем выезд по билету.

Например, 1 апреля работника предупредили о том, что 5 апреля он поедет в командировку в Волгоград. Работник захотел провести в Волгограде выходные и 1 апреля взял билет с вылетом вечером 2 апреля. Приказ о командировке издали только 5 апреля и указали в нем эту же дату начала командировки.

Дата покупки билета значения не имеет, но важно, в какой день работник уехал. В нашем примере это случилось раньше даты выезда, которую указали в приказе. 

Командировки без суточных (когда работодатель не обязан выплачивать суточные и что будет, если их выплатить при таких командировках)

ООО «НТВП «Кедр — Консультант» » Право-инфо » Статьи из журналов » Командировки без суточных (когда работодатель не обязан выплачивать суточные и что будет, если их выплатить при таких командировках)

Распечатать

Шаповал Е.А.

Работнику, направленному в командировку, нужно выплатить суточные . Выплата суточных обусловлена тем, что у работника, который во время командировки проживает вне дома, возможны дополнительные расходы на питание и бытовые нужды. Но из этого правила есть исключение. Если работник направлен в местность, откуда он ежедневно возвращается домой, то суточные не выплачиваются .

  • Командированный ежедневно возвращается домой
  • Работник может возвращаться домой, если он направлен в командировку:
  • на 1 день. Причем это может быть командировка как в близлежащий населенный пункт (например, из Москвы в Мытищи), так и в населенный пункт, расположенный на значительном расстоянии от места, где он обычно работает (например, из Москвы во Владивосток);
  • на несколько дней, но по решению руководителя ежедневно возвращается домой и в месте командировки не проживает.

Примечание. Такие поездки нужно отличать от разъездной работы. При разъездной работе сотрудники постоянно трудятся вне места нахождения работодателя. Это, например, водители, занятые на междугородных перевозках.

А раз работник возвращается домой, значит, нет факта его проживания вне места постоянного жительства и не может быть дополнительных расходов, связанных с этим . Именно поэтому суточные при таких командировках работодатель выплачивать не обязан.

Учитывая это, многие задаются вопросом, зачем в таких ситуациях оформлять поездки как командировки, ведь расходы на проезд можно компенсировать и без оформления командировки?

Тем не менее делать это необходимо, ведь у таких поездок налицо все признаки командировки: работник выполняет конкретное поручение работодателя вне места постоянной работы в течение определенного срока . А командировки оплачиваются не так, как обычная работа. Поэтому нужно:

  1. — издать приказ по форме Т-9, выписать работнику служебное задание по форме Т-10а и выдать командировочное удостоверение по форме Т-10 ;
  2. — правильно начислить зарплату за рабочий день в такой командировке: исходя из среднего заработка .
  3. Налоговые последствия выплаты суточных
  4. за однодневную командировку

Если суточные в ситуациях, когда командированный ежедневно возвращается домой, будут выплачены, то при проверке это грозит начислением НДФЛ и страховых взносов с сумм таких суточных. Также могут доначислить и налог на прибыль, исключив суточные из расчета налоговой базы .

НАПОМИНАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

При однодневных командировках за границу работнику нужно выплатить суточные в размере 50% от «валютной» нормы, установленной для страны командирования .

Суды же по-разному подходят к решению вопроса о правомерности таких доначислений. Иногда они приходят к выводу, что эти выплаты суточными не являются, поэтому их нужно облагать НДФЛ и страховыми взносами, в том числе и «на травматизм» .

А иногда суды указывают, что, если работник направляется в поездку по инициативе работодателя и в его интересах, суточные являются компенсационной выплатой по возмещению расходов сотрудника, вызванных необходимостью выполнять служебное задание вне места постоянной работы. Поэтому суточные, выплаченные за однодневные командировки, не облагаются НДФЛ . А если обязанность выплачивать суточные при однодневных командировках установлена локальным нормативным актом организации, их суммы можно включить в налоговые расходы .

Недавно с такими доводами в части налогообложения суточных за однодневные командировки НДФЛ согласился и ВАС .

* * *

И после решения ВАС неудержание НДФЛ с сумм суточных при однодневных командировках, скорее всего, приведет к спору с налоговым органом. Но теперь шансы выиграть такое дело в суде высоки. Чтобы их оценить, обратитесь к судебной практике по этому вопросу в вашем округе.

———————————

статьи 167, 168 ТК РФ

Служебные командировки в свете новой редакции Трудового кодекса

В статье рассматриваются изменения ТК, внесенные в него Законом N 219-З в части служебных командировок (далее — командировка). Изменения вступят в силу с 28.01.2020. Разберем их подробнее.

Какие изменения произойдут:

Изменение 1. Форма командировочного удостоверения будет устанавливаться нанимателем.

Изменение 2. Появится компенсация за выбытие в командировку и прибытие из нее в выходной день работника.

Изменение 3. Снимается запрет на направление в командировку женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет.

Изменение 1. Форма командировочного удостоверения будет устанавливаться нанимателем

Как сейчас: Форма командировочного удостоверения устанавливается республиканским органом государственного управления, проводящим единую финансовую политику, т.е. Минфином .

На данный момент формы командировочных удостоверений установлены приложениями 1 и 2 к Инструкции Минфина N 35.

Читайте также:  Архитектурное решение - предмет арбитражного спора

Как будет: С 28.01.2020 нанимателям официально будет предоставлено право самостоятельно определять форму командировочного удостоверения .

Вывод: С учетом сути предстоящего изменения, полагаем, не стоит ожидать, что Минфин утвердит новую форму командировочного удостоверения.

При этом в настоящее время Инструкция Минфина N 35 еще не утратила свою юридическую силу, хотя с 23.03.2019 в силу вступило Положение N 176 и, соответственно, указанная Инструкция фактически не применяется.

По нашему мнению, после вступления в силу ТК в новой редакции нанимателям можно будет применять формы командировочных удостоверений, предусмотренные приложениями 1 и 2 к Инструкции Минфина N 35, в качестве образцов для разработки собственных форм. Полагаем, что указанные формы следует использовать без реквизита «М.П.», который не актуален с учетом положений Декрета N 7.

  • Пример формулировки положения о командировках с утверждением самостоятельно разработанной формы командировочного удостоверения:
  • «ГЛАВА 3
    ПОРЯДОК НАПРАВЛЕНИЯ В СЛУЖЕБНУЮ КОМАНДИРОВКУ
    И ВОЗВРАЩЕНИЯ ИЗ НЕЕ

3.1.4.

Не позднее чем за 1 день до отъезда в командировку в организацию, в которой есть возможность отметить дату прибытия и выбытия командированного работника, командируемому работнику выдается командировочное удостоверение по форме согласно приложению 1 к настоящему Положению. Если работник возвращается из командировки в день отъезда, командировочное удостоверение выписывается в общем порядке.

При направлении в служебную командировку строительных бригад на строительные объекты (в пределах Республики Беларусь) при условии совпадения для всех командированных лиц данной группы места служебной командировки, сроков командировки, дат выбытия и прибытия к месту служебной командировки, выбытия из него и прибытия к месту постоянной работы может выдаваться одно командировочное удостоверение.

3.2.2. Отметку в командировочном удостоверении (при его выдаче) о возвращении работника делает работник, назначаемый приказом директора ответственным за ведение журнала учета работников, выбывающих в командировки.

…»

Изменение 2. Появится компенсация за выбытие в командировку и прибытие из нее в выходной день работника

Как сейчас: В настоящее время командированным работникам предоставляются компенсации, предусмотренные ст. 69 ТК, только в случае направления их в командировку для выполнения работы в свой выходной день .

То есть если работник вынужден отправиться в командировку в выходной день, но не выполняет в этот день порученную работу в связи с нахождением в пути (особенно это актуально при командировках за границу), то каких-либо компенсаций или дополнительных гарантий, кроме сохранения места работы и компенсации командировочных расходов (в частности, выплаты суточных) , он не получает. Точнее, за такой день за ним не сохраняется средний заработок, а потраченное нерабочее время никак не компенсируется.

Как будет: Дополнительно к имеющимся компенсациям предоставляется новая: если работник обязывается нанимателем выбыть в командировку либо прибыть из командировки в свой выходной день, то наниматель по желанию работника предоставляет ему другой неоплачиваемый день отдыха не позднее месяца, следующего за месяцем, в котором работник находился в командировке .

Как следует из конструкции ч. 3 ст. 137 ТК в новой редакции, указанная компенсация — это право работника. Наниматель обязан ее предоставить только в случае, если работник изъявит соответствующее желание. Установлен также срок предоставления такой компенсации — не позднее месяца, следующего за месяцем, в котором работник находился в командировке.

Проведем следующее сравнение:

Критерии сравнения Выбытие в командировку и прибытие из нее Направление в командировку для выполнения работы
в свой выходной день
Отличия Работник не привлекается к работе в свой выходной день, он обязуется выбыть в путь (или прибыть) с целью своевременного прибытия к месту командирования Разновидность привлечения к работе в выходной день
Гарантии и компенсации Средний заработок не сохраняется (т.е. такой выходной день не оплачивается), но предоставляется право (которое может быть не реализовано работником) на другой неоплачиваемый день отдыха Предоставляются гарантии согласно ст. 69 ТК (независимо от воли работника или нанимателя, стороны могут лишь в некоторых случаях выбрать предложенные ТК варианты), что предполагает оплачиваемое привлечение к работе (направление в командировку)

Пример

Из Витебска в Брест для представления интересов нанимателя в экономическом суде командирован юрисконсульт на служебном автомобиле вместе с водителем автомобиля.

Учитывая расстояние и время судебного заседания (не позднее 09:00 понедельника), наниматель обязал юрисконсульта выбыть в командировку в воскресенье — выходной день для обоих работников.

Данным работникам предоставляются следующие компенсации.

Сейчас: Поскольку в воскресенье юрисконсульт будет только находиться в пути и не будет выполнять служебное задание (представление интересов нанимателя в суде), за этот день ему компенсируются только командировочные расходы, в том числе суточные .

Водитель автомобиля в воскресенье, в отличие от юрисконсульта, выполняет служебное задание (свою трудовую функцию) непосредственно в свой выходной день. То есть за этот день ему полагается компенсация в соответствии со ст. 69 ТК .

С 28.01.2020: Дополнительно к имеющимся компенсациям юрисконсульт получит право на дополнительный неоплачиваемый день отдыха. Водителю же будут полагаться прежние компенсации, для него ничего не изменится .

Вывод: Новая компенсация станет актуальной только для работников, которые направляются в свой выходной день с целью своевременного прибытия к месту командировки или постоянной работы.

При этом возможны сложности при применении данной компенсации.

Установление конечного срока ее использования, с одной стороны, призвано ограничить возможности нанимателя по «оттягиванию» предоставления других дней отдыха (отгулов).

С другой стороны, это может быть временным ограничением накопления таких дней, т.е. они «сгорают» по истечении месяца, следующего за месяцем, в котором работник находился в командировке .

Также предоставление неоплачиваемого дня отдыха фактически может влиять на конечный размер заработка. Нахождение в пути в выходной день не оплачивается, и день отдыха (который предоставляется в рабочий день), тоже не оплачивается.

  1. Пример формулировки положения о командировках с указанием порядка использования работником компенсации за обязывание нанимателем выбыть в командировку либо прибыть из нее в свой выходной день:
  2. «ГЛАВА 5
    ГАРАНТИИ И КОМПЕНСАЦИИ ПРИ СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВКАХ

5.4. Если работник обязывается нанимателем выбыть в служебную командировку либо прибыть из служебной командировки в свой выходной день (работник не выполняет работу в указанный день), то наниматель по желанию работника предоставляет ему другой неоплачиваемый день отдыха не позднее месяца, следующего за месяцем, в котором работник находился в служебной командировке.

  • В целях согласования даты предоставления другого неоплачиваемого дня отдыха работнику желательно в разумный срок (например, не менее чем за 7 календарных дней до желаемой даты) письменно известить нанимателя о своем желании использовать компенсацию, указанную в настоящем пункте.
  • В случае производственной необходимости наниматель имеет право предложить работнику выбрать иную удобную для обеих сторон дату использования другого неоплачиваемого дня отдыха, но не позднее месяца, следующего за месяцем, в котором работник находился в служебной командировке.
  • …»
  • Изменение 3. Снимается запрет на направление в командировку женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет
  • Как сейчас: Запрещается направление в командировку женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет .

Указанная норма препятствует возможности направления работницы, имеющей ребенка в возврате до 3 лет, не только в командировку с ее согласия, но и на повышение квалификации, семинар и т.п. в другую местность.

Как будет: Женщины, имеющие детей в возрасте до 14 лет (детей-инвалидов — до 18 лет), смогут быть направлены в командировку только с их письменного согласия .

Вывод: Снятие запрета позволит выйти на работу женщинам, чья работа связана с частым направлением в командировку, до достижения ребенком возраста 3 лет. На данный момент у женщин, имеющих детей в возрасте от 3 до 14 лет (детей-инвалидов — до 18 лет), имеется возможность быть командированными только с их письменного согласия, т.е. для них ничего не изменится .

  1. Пример формулировки положения о командировках с указанием категорий работников, направление в командировку которых запрещается либо допускается с их письменного согласия:
  2. «ГЛАВА 1
    ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.4. Запрещается направление в служебную командировку беременных женщин.

  • Следующие категории работников могут быть направлены в служебную командировку только при наличии их письменного согласия:
  • — женщины, имеющие детей в возрасте до 14 лет (детей-инвалидов — до 18 лет), а также отцы, воспитывающие таких детей без матери;
  • — инвалиды.
  • …»

Leave a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *