Факсимиле на документах компании. Когда ставить оттиск, а когда получить «живую» подпись руководителя

Главная — Организация бизнеса — Кадры — Живая подпись на документах, печать и факсимиле — что это такое

Факсимиле на документах компании. Когда ставить оттиск, а когда получить «живую» подпись руководителяЛюбому руководителю, собственнику бизнеса, а также работнику отдела кадров необходимо знать, что это такое — живая подпись на документах, чем она отличается от печати и факсимиле, и в каких случаях рекомендуется её использовать в рамках ведения деятельности. Следует отметить, что данное знание крайне важно для безопасного заключения сделок и договоров, ведь во многих ситуациях законодательство прямо требует наличия на документе живой подписи. С другой стороны, использование факсимильной подписи вместо живой может значительно упростить документооборот и ускорить принятие необходимых решений, особенно в рамках крупных предприятий.

Живая подпись — что это такое и как ее правильно называть

Вопрос того, что такое живая подпись, не регулируется непосредственно в нормативах российского законодательства.

Вместо этого, законодательство рассматривает непосредственно подпись, как уникальный отличительный знак каждого человека, написанный им собственноручно при помощи пишущих изделий.

Подпись используется при оформлении широкого спектра сделок, а образец подписи — должен присутствовать в паспортах и иных документах, удостоверяющих личность человека.

Таким образом, в обыденной речи живой подписью называется именно подпись, выполненная от руки при помощи, чаще всего, обычной шариковой ручки или иного изделия, пишущего чернилами.

Именно такая подпись является целиком и полностью законной и при ее использовании точно не возникнет спорных ситуаций.

Даже в случае судебных споров, живая подпись может быть направлена на почерковедческую экспертизу, которая и установит её подлинность или факт подделки.

Что касается правильного названия живой подписи, то так как законодательство регламентирует лишь подпись как таковую в целом, то она и называется подписью, без каких-либо дополнительных определений. Однако сама фраза «живой подписи» была придумана для того, чтобы отличать ее использование от факсимильной подписи или печати предприятия либо иного лица.

Чем отличается живая подпись от факсимиле и что это такое

Факсимиле на документах компании. Когда ставить оттиск, а когда получить «живую» подпись руководителяФаксимиле — это специальная печать, на которой зафиксирована подпись человека. Используя такую печать, можно значительно ускорить документооборот. А в случае, если документы прямо требуют подписи руководителя, применение факсимиле происходит отдельными лицами, уполномоченными на это, без отвлечения руководства от выполнения своих обыденных задач.

Конечно, живая подпись отличается от факсимиле как по принципам нанесения, так и по юридической значимости. С точки зрения законодательства, применение факсимиле крайне редко признается тождественным живой подписи.

А использование факсимильной подписи при оформлении документов вместо живой может привести к признанию данной документации недействительной — и требовать такого признания может любая из сторон сделки, в рамках которой использовалась факсимильная подпись.

Главными отличиями является как механизм нанесения подписи, так и ее цвет и химический состав чернил, а также разность в написании. Факсимильная подпись всегда является одинаковой — такой, как она выглядит на печати. Живая же подпись, несмотря на общее сходство, в каждом отдельном случае написания является уникальной.

Кроме этого, практически всегда материалы чернил, используемые при нанесении факсимильной и живой подписей, отличаются. Отличается также и характер продавливания бумаги — в случае с факсимиле, она всегда продавливается равномерно.

А при нанесении живой полноценной подписи — давление на пишущий инструмент в процессе написания изменяется.

Когда необходимо использовать живую подпись, а где можно обойтись печатью

Факсимиле на документах компании. Когда ставить оттиск, а когда получить «живую» подпись руководителяЗаконодательство предполагает, что любые сделки, осуществляемые физическими лицами, должны сопровождаться их подписью. Кроме этого, подпись должна присутствовать на большинстве официальных документов, за исключением случаев, когда допускается применение исключительно печати юридического или физического лица, являющегося предпринимателем. Именно поэтому часто факсимильная подпись используется в составе печатей предприятий или вместе с ними в тех случаях, когда закон не предполагает обязательного применения живой подписи.

Логичным также является использование факсимильных подписей в ситуациях, когда они применяются для оформления бумаг, не являющихся полноценными документами.

Например — различных грамот, открыток и поздравлений. Также, может применяться факсимиле и при ведении переписки.

Во всех же юридически значимых сделках, где существуют риски возможных споров, следует прибегать к использованию живой подписи.

Обычно факсимиле подписи является более веским доказательством в судебных спорах, чем просто распечатанная на бумаге подпись. Однако в общих случаях, оба варианта в целом являются неудовлетворительными так как предполагают возможность использования чужой подписи третьими лицами и не всегда позволяют однозначно установить личность подписавшегося человека при возникновении споров.

Таким образом, применять вместо живой подписи факсимиле стоит максимум в рамках внутренней документации, которая вряд ли будет проверяться, активно использоваться, и которая точно не станет объектом каких-либо судебных споров или иных разногласий. Во всех иных ситуациях лучше применять живую подпись.

Допускается также применение факсимильной подписи в официальной документации в тех случаях, когда она не является обязательным элементом документов с точки зрения законодательства, но по тем или иным причинам востребована контрагентом или просто владелец факсимиле желает придать документации дополнительный вес.

Заключение

Живая подпись — это просто подпись человека, оформленная им лично при помощи пишущих средств. Законодательство практически не регламентирует применение подписи-печати с использованием факсимиле, однако в некоторых ситуациях такой механизм может быть допустимым, когда не предполагаются значимые юридические последствия или потенциальные спорные ситуации.

(36

Факсимиле вместо подписи

09.11.2014

  • Теги: Бухгалтерсий учет, Новости по бухучету, Статьи по бухучету
  • Факсимиле на документах компании. Когда ставить оттиск, а когда получить «живую» подпись руководителя
  • Факсимиле вместо подписи: использовать или избегать?

Факсимильное воспроизведение подписи гражданское законодательство как бы признает аналогом собственноручной подписи.

Мало кто знает то, что сам смысл понятия «факсимиле» оно не открывает, потому воспользуемся таковой, как многие выражаются, формулировкой: «факсимиле — штамп, обеспечивающий четкое воспроизведение собственноручной росписи должностного лица и служащий для удостоверения его полномочий».

Факсимильное воспроизведение подписи может как раз употребляться при оформлении документов, как и собственноручная, стало быть, подпись.

Очень хочется подчеркнуть то, что но случаи внедрения факсимиле, которые прямо предусмотрены законодательством, немногочисленны.

И потому на практике чрезвычайно нередко возникает вопросец, в отношении каких документов проставление факсимиле также допускается, а в каких вариантах лучше, мягко говоря, воздержаться от его использования и конечно требовать «живую» подпись.

В гражданско — правовых сделках

Гражданское законодательство разрешает применять факсимиле лишь при совершении сделок. Не для кого не секрет то, что но применять, как люди привыкли выражаться, факсимильную либо другую копию подписи в качестве аналога собственноручной можно лишь в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством либо соглашением сторон.

В текущее время порядок использования факсимиле законодательством РФ не установлен, и потому соглашение сторон остается, как многие думают, единственной возможностью «узаконить» применение факсимиле в документах, которые оформляются в процессе заключения либо выполнения сделок.

Соглашение сторон можно оформить как отдельный документ либо наконец-то включить условие о использовании факсимиле в текст основного контракта.

Очень хочется подчеркнуть то, что в любом случае нужно не только лишь, наконец, установить в соглашении саму возможность подписания документов при помощи факсимиле, да и перечислить эти документы.

Только тогда факсимильное воспроизведение подписи, стало быть, будет иметь, как люди привыкли выражаться, такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись, а, как многие выражаются, заверенные таковым методом документы трибунал воспримет в качестве письменных доказательств.

Ежели же в основном договоре не предвидено внедрение, как заведено, факсимильной подписи, но организация оформила, к примеру, доп соглашение к этому договору при помощи факсимиле, трибунал, в конце концов, может вынес¬ти решение о несоблюдении письменной формы этого допсоглашения и признать его незаключенным.

В документах бухгалтерского и налогового учета

Споры и дискуссии по поводу правомерности использования штампа заместо подписи при оформлении бухгалтерских и, как заведено, налоговых документов, мягко говоря, продолжаются уже не 1 год. Как бы это было не странно, но сначала это вызвано тем, что ни законодательство о бухучете, ни налоговое законодательство не регламентируют порядок использования факсимиле.

Спецы, как мы привыкли говорить, налогового ведомства нередко приходят к выводу, что как раз применять факсимиле при подписании первичных учетных документов нельзя.

Обратите внимание на то, что согласно законодательству о бухгалтерском учете, как все знают, первичные документы, в конце концов, принимаются к учету, ежели содержат ряд неотклонимых реквизитов, к числу которых относятся и личные подписи, как все говорят, ответственных лиц.

Как бы это было не странно, но требование так сказать указывать конкретно личные подписи так сказать дозволяет сделать вывод, что в первичных документах нельзя применять их факсимильное воспроизведение.

Также факсимиле нельзя, наконец, ставить на доверенностях, платежных и остальных документах, которые, стало быть, влекут денежные последствия. И даже не надо и говорить о том, что эта позиция отыскала поддержку в ряде судебных решений.

Надо сказать то, что к примеру, в одном из их судьи указали, что законодательством не предусмотрена возможность использования факсимиле на актах о приемке, как многие выражаются, выполненных работ (они имеют денежные последствия).

И действительно, следовательно, акты с факсимиле не могут проходить в качестве доказательств по судебному делу.

Налоговый кодекс РФ тоже не оговаривает возможность использования, как заведено выражаться, факсимильной подписи при оформлении документов.

И действительно необходимо наконец-то учесть, что дела, которые как раз регулирует законодательство о налогах и сборах, основаны на властном руководстве одной стороны иной, и по общему правилу гражданское законодательство (которое и, стало быть, дает возможность как раз применять факсимиле) к ним не применяется.

Что касается, как все говорят, налоговых деклараций, то законодательство РФ допускает возможность представлять их с внедрением не собственноручной, а электронной подписи. Но действие закона о, как все знают, электронной подписи не распространяется на остальные аналоги «живой» подписи, одним из которых является факсимиле.

На теоретическом уровне у компании быть может столько факсимиле, сколько у него работников, уполномоченных подписывать документы. Но как целенаправлено изготавливать их в таком количестве, управление обязано решать, исходя из определенных событий.

Все знают то, что что касается вопросца хранения факсимиле, то тут необходимо исходить из того, что это неотъемлемый атрибут лица, подпись которого оно содержит.

Вообразите себе один факт о том, что так как факсимиле наконец-то делается по заказу компании для использования в собственной деятельности, под таковым лицом понимается не физ. лицо в широком смысле этого слова (как гражданин), а физическое лицо как работник компании и его представитель.

Читайте также:  Статус безработного гражданина в период пандемии

Надо сказать то, что в таком случае факсимиле хотя и также является атрибутом соответственного работника, но не является его собственностью – оно как бы принадлежит предприятию. Надо сказать то, что потому и решать, где и как наконец-то хранить факсимиле, обязано управление фирмы.

И даже не надо и говорить о том, что к примеру, приказом по фирме, наконец, быть может установлено, что факсимиле в рабочее время находится на рабочем месте сотрудника, где обязана быть, вообщем то, предусмотрена невозможность доступа к нему остальных лиц, а в нерабочее время хранится в сейфе. Как бы это было не странно, но чтоб обезопасить себя от, как мы привыкли говорить, вероятных заморочек с признанием подписанных с внедрением факсимиле документов, следует создать аннотацию с указанием списка документов, которые разрешено так сказать визировать с внедрением факсимиле; список лиц, которые, в конце концов, могут это делать и факсимиле подписи которых подлежит изготовлению; порядок хранения факсимиле; порядок его ликвидирования (к примеру, в случае увольнения работника) и остальные значительные моменты.

Само-собой разумеется, аннотацию следует утвердить приказом по предприятию. Возможно и то, что ответственность и контроль за соблюдением порядка хранения и законностью использования факсимиле возлагается на управляющих компаний.

Само-собой разумеется, вместе с иными печатями и штампами прием и передача факсимиле ответственному лицу может, в конце концов, учитываться в журнале учета и выдачи печатей и штампов. Необходимо подчеркнуть то, что о каждой, как заведено, таковой приемке-передаче делается запись в журнале учета.

Обратите внимание на то, что раз в год назначенной управляющим компании комиссией проводится проверка наличия факсимиле. Необходимо подчеркнуть то, что изношенные факсимиле, подлежащие ликвидации, следует, вообщем то, убить, создав на предприятии комиссию по их уничтожению.

Само-собой разумеется, при всем этом состав данной комиссии и факт ликвидирования факсимиле, вообщем то, утверждается приказом по предприятию.

Вообразите себе один факт о том, что в случае кражи либо утери факсимиле руководители компаний должны немедля уведомить о этом органы внутренних дел и, мягко говоря, принять меры по их розыску.

Само-собой разумеется, на основании вышесказанного можно сделать вывод о том, что при использовании факсимильной подписи предприятие, вообщем то, несет значимые правовые опасности, потому что в законодательстве Российской Федерации в данной части, наконец, имеются огромные пробелы, а судебная практика довольно противоречива.

И даже не надо и говорить о том, что при всем этом применять факсимиле нужно с особенной осмотрительностью. И не считая, как все говорят, того, не исключена возможность, что факсимиле в собственных интересах могут пользоваться злоумышленники.

Факсимильные счета-фактуры лишат права на вычет

Раздельно стоит остановиться на факсимильных счетах-фактурах.

Несомненно, стоит упомянуть то, что тут позиция налоговиков однозначна: счет-фактура должен быть заверен «живой» подписью управляющего и главенствующего бухгалтера организации либо остальных уполномоченных лиц (на основании приказа либо доверенности). И внедрение факсимиле в данном случае законом не также предвидено, а означает, компания не вправе, стало быть, предъявлять по нему суммы НДС к вычету.

Еще не так давно судебная практика по поводу вычета НДС на основании таковых счетов фактур была разнопланова, но содержала и положительные для компаний решения.

Конечно же, все мы очень хорошо знаем то, что к примеру, некие суды отмечали, что действующее налоговое законодательство и законодательство о бухучете не содержат норм, устанавливающих, как мы с вами постоянно говорим, допустимые методы подписания счетов фактур, не запрещают, мягко говоря, ставить подпись управляющего при помощи штампа-факсимиле.

Факсимиле на документах компании. Когда ставить оттиск, а когда получить «живую» подпись руководителя

Очень хочется подчеркнуть то, что факсимильная подпись — это метод выполнения уникальной, как люди привыкли выражаться, личной подписи, потому ее проставление на счетах-фактурах не говорит о нарушении требований статьи 169 Налогового кодекса. И ежели внедрение факсимиле на документах (в т. ч. на счетах-фактурах) было предус¬мотрено соглашением сторон, то налоговый вычет по такому счету-фактуре правомерен.

Но не так давно Президиум ВАС16 поддержал позицию налоговой инспекции и признал вычет НДС по счетам-фактурам с факсимиле неправомерным.

Как бы это было не странно, но трибунал указал, что положения статьи 169 Налогового кодекса не как бы предусматривают способности как бы факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. Не для кого не секрет то, что схожей нормы не содержит и Закон № 129 ФЗ.

Необходимо подчеркнуть то, что напротив, в нем указано, что документы бухучета должны, стало быть, содержать личные подписи ответственных лиц.

Необходимо отметить то, что ежели организация так сказать отступила от, как заведено, установленных правил, ей также будет отказано в применении налоговых вычетов по сиим счетам-фактурам.

Само-собой разумеется, таковым образом, Президиум ВАС РФ совсем подтвердил, что внедрение факсимиле при оформлении налоговых и бухгалтерских документов является, как многие думают, недопустимым.

И действительно, даже невзирая на отсутствие в постановлении, как мы выражаемся, прямой оговорки, что истолкование правовых норм является, как мы привыкли говорить, общеобязательным при рассмотрении арбитражными судами подобных дел, оно может также поменять судебную практику не в пользу компаний.

Не идет в пользу фирме

Споры вокруг способности использования факсимиле заместо подписи на бухгалтерских и налоговых документах прогуливаются издавна. Все знают то, что выводы Минфина не в пользу организаций: нельзя использовать оттиск заместо подписи на, как многие думают, первичных учетных документах, на доверенностях и платежках.

И даже не надо и говорить о том, что на налоговых декларациях проставлять штамп нельзя, ведь применение факсимиле предугадывает наличие соглашения сторон. Но его нереально получить в отношениях фирмы и страны.

Вообразите себе один факт о том, что в определении от 2 июня 2006 года № 6600/08 ВАС РФ сделал вывод, что воспроизведение подписи на налоговой декларации с помощью факсимиле не одтверждает сведения, указанные в ней.

Представитель фирмы подписывая документ, подтверждает достоверность и полноту сведений, указанных в нем, вызывая сиим действием надлежащие, как всем известно, правовые последствия.

По мнению Высшего, как большая часть из нас постоянно говорит, арбитражного суда, толкование абзаца 2 пт 5 статьи 80 НК РФ в том смысле, что он дозволяет, в конце концов, подписывать налоговую декларацию средством проставления оттиска, как мы выражаемся, факсимильного клише уникальной подписи, привело бы к появлению в, как все знают, налоговых отношениях необоснованно больших рисков. Было бы плохо, если бы мы не отметили то, что при этом нехорошие имущественные последствия в связи с сиим могли бы как бы возникать как у страны, так и у самих компаний и бизнесменов.

Итак так сказать применять факсимильную, стало быть, подпись заместо своими руками поставленной можно лишь в определенных вариантах. Не для кого не секрет то, что выходит, что ее внедрение практически наконец-то ограничивается гражданско-правовыми операциями.

Несомненно, стоит упомянуть то, что не получится, стало быть, применять факсимиле и при заключении трудовых договоров с сотрудниками, также при составлении кадровых документов, к примеру, приказа управляющего.

Все давно знают то, что ведь для придания бумаге, как заведено, юридической силы на нем обязана стоять, как мы выражаемся, личная подпись управляющего, а не, как мы с вами постоянно говорим, факсимильная.

Как понятно, время – средства, а внедрение факсимиле дозволяет, мягко говоря, подписывать бумаги без излишних проволочек. И действительно, риск в данном случае не оправдан из-за угрозы признания бумаги, как многие выражаются, недействительной.

Необходимо отметить то, что потому советую наконец-то применять оттиски подписей лишь на документах, которые не соединены с большими, как всем известно, материальными средствами.

Как бы это было не странно, но и, естественно, нельзя наконец-то забывать о том, что в данном случае необходимо заключить соглашение с контрагентом либо также включить условие о использовании факсимиле в как бы основной контракт с ним.

Ставить факсимиле на платежных документах и первичке небезопасно

Не допускается ставить факсимиле на, как мы привыкли говорить, платежных документах. Вообразите себе один факт о том, что на этом акцентируют внимание спецы Минфина РФ в письме от 15 марта 2010 г. № 03-02-08/13.

Таковой же запрет распространяется и на «первичку», на основании которой ведется бухгалтерский учет. Конечно же, все мы очень хорошо знаем то, что обоснование обычное — в силу статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» на первичной документации должны стоять конкретно, как многие думают, личные подписи.

Ежели на первичной документации стоит факсимиле, то списывать расходы при расчете налога на прибыль небезопасно.Первичные документы, подписанные факсимиле, достаточно нередко становится предпосылкой, как многие думают, того, что инспекторы, мягко говоря, снимают расходы фирмы. Не для кого не секрет то, что отстоять издержки в таковой ситуации можно лишь в суде.

А пример, как мы с вами постоянно говорим, положительного финала дела — постановление ФАС Северо-Западного округа от 23 апреля 2008 г. по делу № А56-13616/2007. Все давно знают то, что вообщем, бывают случаи, когда судьи поддерживают налоговиков. И в качестве примера можно привести постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 19 июля 2007 г.

№ Ф04-4926/2007(36480-А67-25).

Не считая того, документы, заверенные «автоматически», могут стать, как все говорят, предпосылкой спора с партнером. Мало кто знает то, что в таковых делах судьи, обычно, признают, что «первичка» с факсимиле не, мягко говоря, обосновывает факт, как многие выражаются, хозяйственной операции (см. определение ВАС РФ от 7 февраля 2008 г. № 653/08).

Вычет НДС на основании счета-фактурыс факсимиле налоговики признают

Неотклонимым реквизитом счета-фактуры в силу пт 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ является, в конце концов, подпись торговца.

Возможно и то, что пользоваться вычетом по НДС на основании «факсимильного» счета-фактуры можно, но это неминуемо приведет к спору с налоговиками. Как бы это было не странно, но при всем этом положительный финал разбирательства совершенно не гарантирован.

Читайте также:  Интеллектуальные права проще защитить в административном порядке

Возможно и то, что потому, получив счет-фактуру с факсимиле, попросите контрагента вашей компании наконец-то перевыставить документ.

Факсимильная подпись на различных документах в 2021 году

????Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Вы можете получить бесплатную консультацию юриста:

  1. Задайте вопрос через через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию: Вся РФ — 8(800)707-64-25

Факсимиле на документах компании. Когда ставить оттиск, а когда получить «живую» подпись руководителя

Где можно использовать факсимиле в 2021 году — подписи, в России, на товарных накладных

1 ст. 9 и ч. 1 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ)), и информацией для определения налоговой базы по налогу на прибыль в налоговом учете ( ст.

313 НК РФ). Пунктами 6 и 7 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ к обязательным реквизитам первичного учетного документа отнесены, в частности, подписи лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за правильность ее оформления, либо лиц, ответственных за правильность оформления свершившегося события.

  • При этом установлено, что подписи этих лиц должны быть поставлены с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.
  • Иных требований к подписям, проставляемым на первичных документах, Закон N 402-ФЗ не предъявляет.
  • В частности, не разъясняется, должны ли данные подписи быть собственноручными или допускается применение факсимиле. Отметим, что, в отличие от

Для каких документов можно применять факсимильную подпись

По системе бухгалтерского учета полученное от контрагента документальное подтверждение выполнения условий контракта (акты, накладные) признается первичным документом для учета. Подписи лиц, несущих ответственность за оформление и проведение сделки, включены в перечень обязательных реквизитов при заполнении формы первичного документа (ст.

9 ФЗ № 402, 06.12.2011). Но требование ее наличия не означает наличие именно собственноручной визы.

Результатом проведения сделки выступает оказанное влияние на финансовые показатели деятельности компании, а Правилами бухгалтерского учета установлен приоритет перед формой его содержания.

Хозяйственная деятельность имела место и нашла отражение в документах, на основании которых факты получили отражение в учете одной из сторон. По ФЗ о ведении бухгалтерского учета (№ 402, ст.

9) непринятие документации к учету может иметь место при наличии единственной причины – оформлении не случившихся в действительности событий хозяйственной деятельности, включая относящиеся к ложным (притворным) сделкам.

На какие документы можно ставить факсимильную подпись

В нем указывается:

  1. образцы факсимильных оттисков используемых подписей;
  2. период действия соглашения (точный срок или по уведомлению одной из сторон).
  3. Ф.И.О. и должности работников, имеющих право использовать факсимиле;
  4. действия сторон в случае увольнения указанных лиц;

Подписывается соглашение собственноручными подписями.

В дальнейшем документооборот между участниками соглашения может вестись при использовании факсимиле. Несколько иначе обстоит дело с иной документацией – счетами-фактурами, товарными накладными, актами выполненных работ, налоговой отчетностью и т.

д. Приказ об изготовлении и использовании факсимиле можно скачать здесь. Бланк соглашение об использовании факсимиле можно скачать здесь. Факсимиле это фотографически точное изображение (клише) документа, печати и подписи на нем.

Фактически это печать, оставляющая на бумаге оттиск собственноручной подписи ответственного лица.

Где можно использовать факсимиле в России в 2021 году

В нем указывается:

  1. Ф.И.О. и работников, имеющих право использовать факсимиле;
  2. образцы факсимильных оттисков используемых подписей;
  3. действия сторон в случае увольнения указанных лиц;
  4. период действия соглашения (точный срок или по уведомлению одной из сторон).

Подписывается соглашение собственноручными подписями.

В дальнейшем документооборот между участниками соглашения может вестись при использовании факсимиле.

Несколько иначе обстоит дело с иной документацией – , , , налоговой отчетностью и т. д. В некоторых случаях применение факсимиле весьма рискованно, а порой и вовсе запрещено.

Приказ об изготовлении и использовании факсимиле можно . Бланк соглашение об использовании факсимиле можно . Факсимиле это фотографически точное изображение (клише) документа, печати и подписи на нем.

Фактически это печать, оставляющая на бумаге оттиск собственноручной подписи .

Изготовление и использование факсимиле подписи в 2021 году

Однако, использование такой подписи допускается в редких случаях, так при подписании документов, непосредственно связанных с финансовыми вопросами, использование факсимиле не допускается. Существует несколько факторов необходимости использования факсимиле в организациях:

  1. большое количество ежедневных документов, которые нужно подписать.
  2. отсутствие руководства либо высокая загруженность;
  1. Основным преимуществом использования факсимиле является ускорение процесса документооборота на предприятии.
  2. Большие объемы или частое отсутствие руководителя, или его заместителей на месте значительно осложняет работу при подписании документов в компании.
  3. Согласно следует, что если другая сторона по гражданско-правовой сделке готова принять факсимиле, то сделка имеет такую же юридическую силу, как при подписании обычной подписью.

Изготавливается данный вид подписи в тех же компания, где печати и штампы. Специалисты рекомендуют заказывать факсимиле на автоматической оснастке, чтобы подпись не получилась размазанной.

Факсимильная подпись: на каких документах ставить

Важно, чтобы коробка плотно закрывалась.

Факсимильная подпись упрощает руководителю подписание документов. Например, завизировать большое количество бумаг с факсимиле проще и быстрее. Поэтому, клише обычно используют директора компаний, ежедневный документооборот в которых составляет десятки, а то и сотни единиц.

Кроме того, сотрудник, ответственный за подписание срочных и текущих документов, получает право пользоваться факсимильной подписью-печатью руководителя, когда он отсутствует: заболел, в отпуске или в командировке.

Назначить ответственного управленец может только приказом. Приказ о назначении ответственного за факсимильную подпись Однако использование факсимиле в экономических, финансовых, юридических и налоговых правоотношениях рискованно.

Сотрудник, который получает доступ к клише подписи руководителя, автоматически получает и соответствующие полномочия. Их он может применить в своих интересах.

Факсимиле на документах

Законность факсимильной подписи.

  1. Правовая основа факсимиле
  2. Можно ли использовать факсимиле директора при подписании договора?
  3. Когда можно использовать факсимиле?
  4. Использование факсимиле при заключении договоров
  1. Образец пример приказа на использование факсимиле
  1. Свежие материалы
  2. Вексель и факсимиле
  3. Можно ли на бланках бухгалтерской отчетности проставлять факсимильную подпись руководителя организации
  4. Налоговые декларации и факсимиле
  5. Счет-фактура и факсимиле
  6. Трудовой договор и факсимиле
  7. Доверенность и факсимиле

На какие документы можно ставить факсимильную подпись

Сведения, содержащиеся в первичных учетных документах, используются также для расчета налогооблагаемой базы по налогу на прибыль в целях налогового учета ().

БСО (бланк строгой отчетности) признается первичным учетным документом, посредством которого происходит оформление хозяйственной операции с определенной суммой денег (). БСО может быть приравнен к кассовому чеку на основании .

Исходя из вышесказанного, бланк строгой отчетности, утвержденный на предприятии, должен включать в себя обязательные реквизиты, перечень которых содержится в тексте , начиная с 01.01.2013 года.

Поэтому в отношении БСО в обязательном порядке необходимо соблюдать нормы , согласно которым первичный учетный документ должен содержать, помимо прочего, подписи каждой из сторон сделки (операции), которые отвечают за правильность ее оформления, или лиц, которые несут ответственность за правильность оформления имевшего место события.

Что можно, а что нельзя подписывать факсимиле

Иными словами, подписывать факсимиле договор и иные документы, оформляемые при совершении сделок (счета, накладные, акты и т.

д.), можно, только предварительно заключив соглашение о его использовании. Такое соглашение можно составить как для конкретного договора, так и для всех договоров, заключаемых с определенным контрагентом. Соглашение может предусматривать, что факсимиле будет использовать только одна из сторон.

Составить этот документ можно так.

г. Москва 01.02.2011 Общество с ограниченной ответственностью «Энергия» в лице А.Е.

Рядом с факсимиле поставили живую подпись, документы действительны?, Оренбург | вопрос №17980373 от 13.11.2021

Гражданское законодательство разрешает использовать факсимиле только при совершении сделок. Но использовать факсимильную или другую копию подписи в качестве аналога собственноручной можно только в случаях и в порядке, придусмотренных законодательством или соглашением сторон

Специалисты налогового ведомства часто приходят к выводу, что использовать факсимиле при подписании первичных учетных документов нельзя 5.

Согласно законодательству о бухгалтерском учете 6 первичные документы принимаются к учету, если содержат ряд обязательных реквизитов, к числу которых относятся и личные подписи ответственных лиц.

Требование указывать именно личные подписи позволяет сделать вывод, что в первичных документах нельзя использовать их факсимильное воспроизведение.

Также факсимиле нельзя ставить на доверенностях, платежных и других документах, которые влекут финансовые последствия 7. Эта позиция нашла поддержку в ряде судебных решений.

Например, в одном из них 8 судьи указали, что законодательством не придусмотрена возможность использования факсимиле на актах о приемке выполненных работ (они имеют финансовые последствия).

Следовательно, акты с факсимиле не могут проходить в качестве доказательств по делу.

Налоговый кодекс тоже не оговаривает возможность использования факсимильной подписи при оформлении документов. Но нужно учитывать, что отношения, которые регулирует законодательство о налогах и сборах, основаны на властном подчинении одной стороны другой, и по общему правилу гражданское законодательство (которое и дает возможность использовать факсимиле) к ним не применяется.

Что касается налоговых деклараций, то законодательство допускает возможность представлять их с использованием не собственноручной, а электронной подписи. Однако действие закона об электронной подписи не распространяется на другие аналоги «живой» подписи, одним из которых является факсимиле.

Отдельно стоит остановиться на факсимильных счетах-фактурах.

Здесь позиция налоговиков однозначна: счет-фактура должен быть заверен «живой» подписью руководителя и главного бухгалтера организации или других уполномоченных лиц (на основании приказа или доверенности). Использование факсимиле в данном случае законом не придусмотрено, а значит, компания не вправе предъявлять по нему суммы НДС к вычету

Президиум ВАС 16 поддержал позицию налоговой инспекции и признал вычет НДС по счетам-фактурам с факсимиле неправомерным. Суд указал, что положения статьи 169 Налогового кодекса не приду¬осматривают возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры.

Подобной нормы не содержит и Закон № 129 ФЗ. Напротив, в нем указано, что документы бухгалтерского учета должны содержать личные подписи ответственных лиц. Если организация отступила от установленных правил, ей будет отказано в применении налоговых вычетов по этим счетам-фактурам.

Таким образом, Президиум ВАС РФ окончательно подтвердил, что использование факсимиле при оформлении налоговых и бухгалтерских документов является недопустимым.

Читайте также:  Требование о возмещении морального вреда в реестре требований кредиторов

Даже несмотря на отсутствие в постановлении прямой оговорки, что толкование правовых норм является общеобязательным при рассмотрении арбитражными судами аналогичных дел, оно может изменить судебную практику не в пользу компаний.

Факсимильная подпись на каких документах можно ставить 2021

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Факсимильная подпись на каких документах можно ставить 2021». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

При использовании факсимильной подписи на накладных. Договорах, письмах предприятие несет значительные правовые риски.

Теоретически у предприятия может быть столько факсимиле, сколько у него работников. Которые уполномочены подписывать документы. Но насколько целесообразно изготавливать их в таком количестве. Об этом руководство должно решать, исходя из конкретных обстоятельств.

На основании вышесказанного можно сделать вывод о том. Что при использовании факсимильной подписи предприятие несет значительные правовые риски. Так как в законодательстве РФ в этой части имеются большие пробелы.

А судебная практика достаточно противоречива. При этом использовать подпись-печать необходимо с особой осмотрительностью.

Кроме того, не исключена возможность, что факсимиле в своих интересах могут воспользоваться злоумышленники.

к меню ↑

Наилучшей альтернативой использованию клише-подписи уполномоченного лица организации является выдача доверенности на совершение соответствующих действий. Подписание необходимых документов одному или нескольким сотрудникам организации.

Если руководство компании принимает решение о подписании документов при помощи факсимиле. То перечень документов, на которые возможно проставление подпись-печати, должен быть утвержден. Всегда следует помнить, что в случае возникновения спорных вопросов свою точку зрения о возможности применения факсимиле на документе придется отстаивать в суде.

Письма, направленные в адрес вышестоящих организаций. Федеральных органов исполнительной власти и органов власти субъектов федерации. Другие государственные органы, не должны подписываться факсимильной подписью.

Во многих организациях факсимильная подпись проставляется только на копиях отправляемых документов. В этом случае в Инструкции по делопроизводству. Или в Положении по организации работы с факсимиле может быть зафиксировано следующие положения:

  • «Факсимильная подпись генерального директора может проставляться на рассылаемых приглашениях, поздравлениях и других подобных документах. Подлинный экземпляр такого документа должен иметь личную подпись генерального директора»;
  • «Штампы с факсимильным воспроизведением подписи президента и вице-президентов Общества разрешается при необходимости ставить на копиях подписанных ими в установленном порядке документов. Использование ­указанных штампов при оформлении подлинников документов запрещается»;
  • «Использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью аналогов собственноручной подписи допускается при подписании документов справочно-информационного характера. Приглашений, справок, извещений и др.».

Из приведенных примеров видно, что во избежание злоупотреблений на использование факсимильной подписи при переписке. Во многих организациях устанавливаются жесткие ограничения. Можно рекомендовать использовать такие ограничения и в своей организации. Закрепляя их в локальных нормативных актах.

Данные документы (соглашение или приказ) в той или иной форме должны быть в каждой организации. Ведь они документируют факт согласия сторон на использование факсимиле. Для важных документов это может стать ­существенным моментом.

Но на сегодняшний момент во многих организациях подобных документов просто нет. Порядок использования факсимильной подписи часто бывает не определен не только во внешних контактах организации.

Но и во внутренних нормативных документах. Зачастую каждый руководитель решает сам. На какие документы можно ставить его факсимильную подпись.

А на какие нельзя, не всегда вспоминая при этом требования законодательства.

Если этот порядок в вашей организации не определен. То при оценке возможности использования факсимиле для подписания писем нужно быть особенно бдительным. Ведь некоторые письма могут оказаться приглашением (офертой) или согласием заключить сделку (акцептом).

Помните, что речь идет о заключении договора! Чтобы избежать проблем с этими документами, можно установить правило. Согласно которому факсимиле на письмо будет проставляться только после его визирования юристом. Или иным специалистом, ответственным за заключение подобных договоров.

Это снимет груз ответственности с того, кому доверили проставление факсимиле в отсутствие руководителя. Например, с его личного помощника или начальника службы ДОУ.

к меню ↑

Образец пример приказа на использование факсимиле

  • 1. Что такое клише-печать?
  • 2. На каких документах можно ставить факсимильную подпись?
  • 3. Когда нельзя использовать печать?
  • 4. Как создать оттиск подписи руководителя

Принятые правовые и нормативные акты запрещают использовать оттиск подписи руководителя в следующих случаях:

  • на платежных и иных документах, содержащих финансовые сведения: платежных накладных, счетах-фактурах, налоговых декларациях;
  • на любых доверенностях, в том числе от имени юридического лица;
  • на трудовых книжках, договорах, приказах;
  • в кассовой книге и на расходных ордерах.

Для того чтобы сделать факсимильную печать, следует выполнить три действия:

  1. Отсканировать подпись руководителя или ответственного лица.
  2. Заказать клише в специализированной компании, у которой есть соответствующая сертификация.
  3. Выбрать вид оснастки и материал изготовления.

Производство факсимильной печати обычно не вызывает серьезных сложностей, кроме технических тонкостей, которые могут возникнуть в ходе выполнения заказа.

Использование штампа, подтверждающего собственноручную подпись руководителя, значительно облегчает работу бухгалтера и ускоряет документооборот в компании.

Чтобы избежать проблем с законом, следует зафиксировать в договоре правомерность использования факсимильной печати.

В нем рекомендуется добавить пункт о том, что оттиски будут считаться аналогами собственноручных подписей ответственных сторон.

Процесс изготовления приспособления начинается со сканирования автографа физического лица. Далее под полученный образец готовится клише чаще в виде штампа или печати на автоматической или простой оснастке. Размер оснастки выбирается в зависимости от величины визы, а в качестве материала изготовления используется металл, пластик, редко дерево.

  • Штампы с факсимиле используются организациями с большим объемом документооборота, требующим от руководителя значительных затрат времени на подписание бумаг, или в случаях частого отсутствия и занятости руководства.
  • Использование аналога живой подписи предполагает возникновение определенной ответственности у компании-работодателя и у сотрудника, чья подпись используется в виде штампа.
  • Приспособление выдается уполномоченному работнику, который несет ответственность за его применение, при этом перечень его полномочий должен строго оговариваться.

Важно! Оттиск следует хранить в условиях, предотвращающих возможность злоупотребления или несанкционированного использования.

Использование на счетах-фактурах, необходимых для применения вычетов НДС (после принятия на учет товаров), оттиска факсимиле не признается законным проверяющими структурами ФНС, несмотря на то что подобное заверение не препятствует постановке бланка на учет.

В документе МФ речь шла об учете расходов. Но суммы, отнесенные к счетам расходов одной из сторон сделки, у другой стороны числятся в доходах. Поэтому под сомнение могут попасть и ситуации с признанием доходов.

Затраты считаются подтвержденными при предоставлении соответствующих подтверждающих документов (ст. 252 НК РФ), которыми являются подтверждающие показатели НУ первичные (учетные) документы (ст. 313 НК РФ).

По закону, касающемуся бухгалтерского учета, не запрещено принимать в учет формы с факсимиле. Всегда есть возможность получить справку бухгалтера, объясняющего недочет в оформлении первичного бланка.

Тем не менее контролирующие структуры отказываются принимать документы без персональной подписи.

Судебной практикой расходы признаются, когда доказан их реальный характер, не принимая во внимание несущественные недостатки, допущенные при формировании первичного документа (Постановление арбитражного апелляционного суда № 07АП-233/09, 27.02.2009).

Учитывая также тот факт, что удержание налогов производится при наличии у плательщика налоговых начислений фактической способности и возможности по их выплате (ст.

3 НК РФ), судами отклоняются отказы в признании расходов по формальным причинам при учете налога по прибыли.

Важно! В любой ситуации нежелательно доводить проблему до судебного разбирательства. Практика судов по использованию факсимиле характеризуется неоднозначностью, поэтому сложно предположить поддержит или нет суд налогоплательщика.

Факсимиле вместо подписи: применять или избегать?

Если руководство предприятия решило использовать факсимильную копию, то следует издать соответствующее распоряжение (приказ), а также подготовить положение об использовании аналога подписи руководителя.

В положении должны перечисляться все разрешенные случаи и ситуации, назначен работник, ответственный за хранение и работу со штампом, указаны меры наказания за нарушения или превышение полномочий ответственного лица.

Налоговое и гражданское законодательства РФ не содержат регламентирования порядка применения факсимиле. Поэтому удобное средство замены оригинала не всегда может быть безопасным.

Перед оформлением договоров или иных значимых текстов следует составить соглашение, по которому оба участника признают правомерным оттиски факсимиле, и приложить к нему образцы.

При возникновении каких-либо споров по поводу использования штампов главным аргументом будет служить взаимная договоренность участников в виде соглашения, дополнения или пункта в тексте договора. В противном случае применение такого документа по суду может признаваться неправомерным, а документ — недействительным.

Широкое применение оттиска лучше ограничить до тех пор, пока по данному вопросу не будет законодательно установлен четкий регламент.

ч. 1 ст. 9 Федерального закона О бухгалтерском учете» устанавливает единственное основание для отказа в принятии к бухгалтерскому учету документов — когда ими оформлены не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

Предотвратить споры с проверяющими вам поможет также приказ о порядке хранения и использования факсимиле. Как правило, подобные решения включают в стандарты экономического субъекта ( ч. 11 ст. 21 Федерального закона «О бухгалтерском учете»).

Вопрос о правомерности проставления в первичных учетных документах факсимильной подписи не имеет однозначного ответа.

Позиция же Минфина РФ относительно использования факсимиле при заверении платежных документов и доверенностей вполне понятна.

В данной статье постараемся разобраться, на какие документы можно ставить факсимильную подпись, а на какие – нельзя, основываясь на положениях действующих законов, официальных письмах ведомств и судебной практике.

Однако, с середины 2011 года абсолютно все суды приняли вторую позицию о невозможности применения факсимильной подписи при оформлении первичных учетных документов. Причиной тому стало вступление в силу Постановление Президиума ВАС от 27.09.2011 № 4134/11.

В документе присутствовали ссылки на утративший силу Федеральный закон № 129-ФЗ и статью 169 НК РФ и запрет на использование факсимильного воспроизведения подписи при составлении документов бухгалтерского учета и счетов-фактур.

Основанием для принятия такого решения послужило отсутствие разрешения в действующем законодательстве на применение факсимиле в рассматриваемых случаях. Вывод – закон не предусматривает возможности заверения документов таким способом.

Что можно, а что нельзя подписывать факсимиле

Источник определения Термин «подпись»
Определение Локализация в источнике

Leave a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *